オフィス・事務所の移転にかかる費用は賃料の約10倍以上!?移転の平均相場とコスト・カットできるポイントとは?

はじめに

オフィス・事務所の移転に必要な「金額」を知りたいあなたへ

もし、ある日突然、あなたがオフィス・事務所の移転担当者に任命されてしまったら、何から手をつけますか?

何はともあれ、オフィス・事務所の移転を行うには、移転の目的を明確にすることが不可欠ですが、それと同時に必要な金額が分からなければ、移転プロジェクトが絵に描いた餅になってしまいますよね?

また、全体的にかかる費用、コストの相場が分からないことには、怖くて移転プロジェクト実現のためのスケジュールも立てられませんよね?

オフィス・事務所移転の全体費用をいっきに把握しよう!

でも、オフィス・事務所移転にかかるコストは一体、誰に聞けば分かるのでしょうか?

書店に行っても、その辺の基礎知識をまとめたものは、なかなか見つかりません。

また、インターネットで検索しても、部分的な情報ばかりでオフィス・事務所移転に必要な全体費用と相場、そしてコスト・カットのポイントが網羅されたものは多くありません。

そこで、今回は初めてオフィス・事務所移転の担当になってしまったあなたのために、オフィス・事務所の移転にかかる費用、相場、そして、コスト・カットのポイントに関する情報を一箇所にまとめていきたいと思います。

初めての経験でも大丈夫です!

オフィス・事務所移転にかかる費用をしっかりと見積もって、自信を持ってプロジェクトを前に進められるようにこれから1つずつ、説明していきたいと思います。

オフィス・事務所移転にかかる費用は賃料の10倍以上?

さて、あなたは事務所移転で、いくらの費用が必要になるかご存知でしょうか?

実は「退去費用」「旧オフィス・事務所の原状回復費用」「新事務所の内装費用」「引っ越し費用」など、賃料よりも移転費用の方が多くかかる場合がほとんどです。

実際にオフィス移転を決めて動き出してから、旧オフィス・事務所の原状回復費用が想像以上にかかることが分かり、

「こんなに高い費用がかかるなんて、とても移転なんてできないよ!」

と振り出しに戻ってしまわないように、事前に移転に必要な全体見積りに関する情報をしっかり集めて、万全の準備をしてオフィス・事務所移転に備えましょう。

オフィス移転には具体的にいくらかかるの?

例えば、旧オフィス・事務所の事務所の坪数が20〜29坪の場合、300万円弱の原状回復費用がかかるといわれます。

これでは、新事務所の賃料が30万円と計算しても、諸経費を含めて原状回復費の方が割高になります。

具体例は以下のようになります。

旧事務所60坪、新事務所60坪の場合

退去費用:家賃15万円(賃料30万円 残り15日の場合) 水道光熱費 3万円

旧事務所の原状回復費用:600万円(坪単価10万円で計算。坪単価は小~中規模の事務所で2~5万円、都市部の大規模事務所の場合は10万円以上の場合もあります。)

新事務所の内装費用:1,800万円(坪単価30万円)

引っ越し費用:90万円(社員数30人、一人あたり3万円))

パソコン・電話等の設置費用:60万円(パソコン1台2万円)

合計:2,568万円

また、これにオプションで家具の廃棄、電気配線工事などを含めるとさらに金額は上がります。

オフィス・事務所移転に必要な費用については、”事務所移転の場所”や”人数”によって、金額が変わってくるため、家賃と引っ越し費用の割合について一概にはいえません。

しかし、共通していえるのが「賃料が安いから引っ越しにかかる費用が低い」とはいえないという事です。

その場合でも工夫をすれば、費用を抑えることも可能となります。

それでは次に具体的に、オフィス・事務所移転に際しての費用項目と相場、そして、コスト・カットのポイントを紹介していきたいと思います。

オフィス・事務所移転に必要な3つの作業項目とは?

オフィス・事務所移転には、大きく分けて以下の3つの作業項目が必要となり、その作業項目ごとに費用がかかってきます。

1.現在のオフィス・事務所の退去費用

2.引越しにかかる費用

3.新しいオフィス・事務所にかかる費用

それでは、1つずつ丁寧に解説していきたいと思います。

1.現在のオフィス・事務所の退去費用

当然ですが、現在のオフィス・事務所を出ていくためには、たくさんのことをやらなければなりません。

店舗やオフィスの基本的な賃貸借契約ではほとんどの場合、借主側が退去日までに原状回復をして返却することが義務づけられています。

賃貸借契約書には、どのような状態で貸主に返すべきなのかが賃貸借契約書に明記されています。

例えば、こんなことが書かれてます。

「原状に復した上で、本件建物を明け渡す」

「躯体に関するものを除く、壁、天井、床等に対する修理は借主が負担する」

これは義務なので、必ずやらなければならないことです。

さて、「現在のオフィス・事務所の退去費用」はさらに、下記の3つに分けられます。

1-1.オフィス・事務所の原状回復工事費用

1-2.オフィス・事務所の明け渡し日までの家賃

1-3.オフィス・事務所の明け渡し日までの水道光熱費

1-1.オフィス・事務所の原状回復工事費用

オフィス・事務所の現状回復工事費用とは、今使っているオフィス・事務所を次の会社がちゃんと使えるようにするために、工事業者に依頼して、現状回復工事を行うために必要となる費用です。

一概には言えませんが、現状回復工事費用の相場は坪単価2万円-5万円になりますので、例えば、60坪のオフィス・事務所の現状回復工事を行う場合には、120万円-300万円かかる計算になります。

都市部の大規模オフィス・事務所の場合は坪単価10万円にもなるところがありますので、事前に相場感を調べておきましょう。

また、現状回復工事で注意が必要なことに、原状回復工事は「貸主指定の工事業者に依頼しなければならない」など、借主側に制約のある内容が記載されている場合です。

その場合、その工事会社の見積りが高いのか、安いのかを自分たちで判断しなければなりません。

そのためには、正しい知識を身につける必要があります。

1-2.オフィス・事務所の明け渡し日までの家賃

これは、現在のオフィス・事務所を明け渡す日までの賃料になります。

一般的に賃料は日割り計算になりますので、賃料が30万円で15日間の場合、

「賃料 × 期間/30」

の式で計算すると旧オフィス・事務所の明け渡し日までの賃料は15万円になります。

1-3.オフィス・事務所の明け渡し日までの水道光熱費

また、全体の金額からすれば小さいですが、水道光熱費もかかりますので、プラス3万円ほどの予算を見ておいた方がいいでしょう。

<現在のオフィス・事務所の退去費用の相場とコスト・カットポイント>

さて、ここからはオフィス・事務所の退去費用の相場とコスト・カットのポイントについて、紹介していきます。

コスト・カットの交渉は、担当者としてのあなたの腕の見せ所なので、知識武装をして、交渉していきましょう。

原状回復費用は、入居しているオフィスビルや契約内容によって、「どこまで原状回復するか?」が変わってきます。

「床・壁・天井・スイッチ類・照明器具」など、どの範囲まで原状回復をする必要があるのかを契約書で確認しておくことが大切です。

最初は貸主の提示する指定業者に見積りをもらい、項目内容について細かく確認をしましょう。

材料の品番など細かい部分も記載してもらうことで、他の会社との明確な比較をすることができます。

例えば、原状回復のために行う工事は以下のようなものがあります。

  • 壁工事(クロスの張り替え等)
  • 床工事(カーペットの交換等)
  • 塗装(天井や窓枠周り等)
  • クリーニング(壁、床、天井などの室内全般、水回り等)
  • その他(電球交換、廃棄物処理等)

これらを含めたものが原状回復費用になります。

こちらの費用は坪単価によって決定されるため、事務所の規模や立地などによりかなり違いがあります。

平均的な坪単価は、小~中規模の事務所で2~5万円、大規模な事務所の場合は5~10万円程が目安です。

例:社員数30人、60坪の事務所の場合 60坪×坪単価10万円=600万円となります。

また、原状回復については、基本的に契約書通りの義務が発生しますが、実際にはかなり交渉の余地があります。

現状回復費用の交渉のポイントとしては以下になります。

・現地視察をしっかり行ってもらう

原状回復費用の正確な見積もりのためには、図面を確認したり、実際に現地に行き調査をしてもらう必要があります。

窓や柱などの正確な部分を見て不要な見積もり部分を削除できるので、見積もり金額を下げることができるのです。

この交渉を省いてしまうとアバウトな高い見積りが出てきてしまうので、必ず行うようにしましょう。

裏話をしてしまうと、見積りを作成する業者はプロです。そして、借主は当然、素人です。

だから、業者側からの立場からすれば、ざっくりとした見積りを出しても、あれこれと言われないので、こちらから何も言わなければ費用が通常よりも割高になってしまう恐れがあるのです。

・全て新品に取り替える必要があるか確認する

入居時の契約によっては、壁や天井や床などを全て新品に取り替えるのではなく、クリーニングで済む場合もあります。

注意したいのは、壁紙や天井、床の一部が汚損していた場合には、本来その汚れた部分だけを修繕すればよいはずですが、全部をクリーニングするような見積もりが出てくる場合が少なくありません。

業者側の都合で、本来必要な部分的修繕に便乗して、すべて新しくしてしまおうという意図が見える見積りが出てくること場合がありますので、厳しくチェックしていきましょう。

また、「通常損耗」と呼ばれる、経年劣化によって発生した損耗等も、賃借人負担として見積もりが出てくることがあります。通常損耗に関しては本来、貸主負担の領域なので、この部分も厳しくチェックしていきましょう。

このような交渉をしっかりすることにより、現状回復工事費用を大幅に削減する事が可能です。

そのためには、まずは何よりも入居時の契約書を確認しましょう。

こういった交渉を行った場合、坪単価が5~8万円ほどになる可能性もあります。

ただ、現状回復工事には明確な期日がありますので、「時間のなさ」が交渉における不利な要素にならないように、早め早めに行動・交渉していきましょう。

2.引越しにかかる費用

旧オフィス・事務所から新オフィス・事務所に引越し、移動するための費用です。

これは、引越し業者にお願いするための費用になります。

業者や時期によって費用の相場は変わりますが、社員1人あたり2万〜3万円が平均的な相場になります。

運ぶものが少なければ、コスト・カットも十分可能です。

それでは、具体的な事例で考えてみたいと思います。

例;社員数30人の場合3トントラック1台、作業員は最低でも3人は必要となります。

その場合の引越し費用は、このようになります。

・引っ越し費用:60万円(一人2万円)
・3トントラック:1台につき5~8万円
・家具の処分:3トントラック1台につき5~8万円

引っ越し金額は荷物の個数や重量などによってかなり前後します。

必ず事前に荷物を整理して、しっかりと見積りを取っておきましょう。

<引越し費用の相場とコスト・カットのポイント>

引越し費用を大幅にコスト・カットするための究極の方法は、引越し業者を使わずに、自分たちでやってしまうことです。

でも、これはあまりお勧めできません。

なぜなら、オフィス・事務所引越しは個人で行う引越しとは違って、よりプロフェッショナルな知識・スキル・経験が求められますので、経験豊富な信頼できる引越し業者に任せる方が確実であり安心です。

個人の引越しとは違い、法人の引越しは引越し業者によって見積り内容や項目が違うので、2-3社の相見積りをして、比較することが大切になります。

そのため、移転の計画がきまった段階で数社の引っ越し業者に依頼をして、費用の比較を行いましょう。

事務所物件探しを依頼している不動産会社と提携している引っ越し業者もいるので、聞いてみるのもオススメです。

不動産会社を通すことで、特典や受けられるサービス内容が変わることがあるので、その辺もしっかりと交渉していきましょう。

3.新しいオフィス・事務所にかかる費用

新しいオフィス・事務所にかかる費用を分解すると、下記の4つに分けられます。

3-1.内装工事費

3-2.家具購入費

3-3.インフラ整備費

3-4.委託金

それでは、1つ1つ説明していきたいと思います。

3-1.内装工事費

内容工事費とは、壁や床を作った塗装したりと新オフィス・事務所の内装を工事するために必要な費用です。

一般的には坪単価で10万円が相場となりますが、凝った内容にしたい場合は、坪単価で30万円になる場合もあります。

3-2.家具購入費

これは、社員の人数分の椅子と机などになります。

社員の人数にもよりますが10万円〜20万円ほどを見ておく必要があります。

机や椅子も値段は千差万別ですが、社員が日常的に使うものなので、体に負担がかからないようなものを選ぶなど、早い段階からしっかりと選んでおきましょう。

3-3.インフラ整備費

インフラ整備費とは電気や電話、有線LAN、無線LANなどになります。

相場としては、社員ひとり当たり4-7万円程度となります。

3-4.委託金

委託金とは、不動産会社に対する保証金です。

大体の相場は、賃料の12ヶ月になります。

<新事務所・オフィスにかかる費用の相場とコスト・カットのポイント>

新規事務所の内装工事の費用感をご存知ですか?

壁や床を作ったり、塗装や壁紙などを仕上げたりするのに、1坪あたり約10〜30万円が目安になります。

内装業者によって、見積り内容や項目が違うので、複数の内装会社に見積りを依頼し、費用感を確認することが大切です。

不動産会社が提携している内装会社を紹介してもらう場合があるので、相談してみても良いかもしれません。

また、契約した不動産会社から内装会社に申し込むことで、他では受けられない特典や割引などのサービスを提供している会社もあるので、必ずチェックしておきましょう。

内装工事の見積り内容では、壁紙の素材や金額、塗装代などの種類や金額についても細かく請求した方が、他の内装会社との比較がしやすくなります。

「どうしても内装業者に頼みたくない!」という場合には、内装工事の必要がない、居抜き物件を探すのもオススメです。

居抜き物件であれば、前に入っていた会社の内装をそのまま使うことができるので、その分をコスト・カットすることができます。

また、小規模事務所の場合は、内装をDIY(自分たちで行う)という会社もあるようです。

事務所の広さは社員数一人につきスペースは2~3坪が平均とされています。そのため、社員数30人の事務所では60坪程が一般的と言えるでしょう。この場合の具体例は以下になります。

60坪の事務所で社員数が30人、内装費用の坪単価が30万円の場合

30万円×60坪=1800万円

この中には間仕切り壁の設置や、壁や天井を新しいものにする、二重床、電気設備工事、空調換気設備工事、などが含まれています。

工事費用を下げるためには、仕上げ材のグレードを変えたり、家具の工事は直接メーカーに発注したりするなどの工夫が必要となります。

まとめ

オフィス・事務所移転を検討する上で、コストの削減は重要なことです。

また、担当者としてのあなたの腕の見せ所です。

まとめると、あなたがオフィス・事務所移転で検討すべきコスト削減の項目は下記のようになります。

1.現在のオフィス・事務所の退去費用

1-1.オフィス・事務所の原状回復工事費用

1-2.オフィス・事務所の明け渡し日までの家賃

1-3.オフィス・事務所の明け渡し日までの水道光熱費

2.引越しにかかる費用

3.新しいオフィス・事務所にかかる費用

3-1.内装工事費

3-2.家具購入費

3-3.インフラ整備費

3-4.委託金

なかなか多いですよね?

でも、あらかじめ、何にどれくらいの費用がかかるのかが分かっていれば、怖くありませんよね?

最初は大まかな数字での見積もりでもOKですので、全体でいくらぐらいかかるかを把握した上で、上司や協力者にこまめに説明することで、信頼を得ることができるでしょう。

また、それ以上に、何にいくらかかるかが分からないという不安から解放されて、オフィス・事務所移転の責任者として、自信を持ってプロジェクトを前に進めることができます。

ぜひ、この記事の情報を活用することで、あなたの会社のオフィス・事務所移転プロジェクトが大成功し、新天地での素晴らしい出発ができることを願っています。

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