【チェックリスト付】オフィス移転はどの業者に任せればいい?必要な手続きや準備期間は?

オフィス移転は昨日今日で行えるものではなく必ず準備期間が必要になってきます。

今回は、実際にどのような準備と期間が必要なのかご紹介します。

オフィス移転に必要な準備期間は?

移転までの期間と作業内容

6ヵ月前

  • 不動産会社へ物件紹介を依頼
    まずは「社員が増えたのでオフィスを広くしたい」「建物の設備が不十分」「賃料が高いためもっとコストパフォーマンスの高い所を探している」など移転の目的をはっきりさせます。その条件の不動産会社へと伝え、物件紹介を依頼します。
  • 解約予告期間の確認
    移転が決まったら、まず解約予告期間を確認しましょう。解約予告期間は、3か月から6ヶ月を設けていることが多く、新しいオフィスと契約期間が重ならないようにすることが大切です。
  • 原状回復条件の確認
    次に退去日が決まったら、退去日までに原状回復をしなければなりません。一般的にオフィス移転の場合は、契約期間内に原状回復を終わらせるのがルールです。

    「退去日ギリギリまでオフィスで仕事はできない」ということを頭に入れておきましょう。

    新しいオフィスは、原状回復工事の開始までに準備する必要があります。

5ヶ月前

  • 原状回復工事の見積もり
    原状回復工事の見積もりを行います。行う業者によって価格が変わることがありますので、数社に見積りを依頼しましょう。
  • 移転先の検討・決定
    規模や立地・賃料などの条件から物件を内覧し、決定します。最初に賃料が何ヶ月分必要なのか、設備の利用方法なども確認しておきましょう。

4ヶ月前

  • 物件の契約
  • 移転スケジュールの確定
  • オフィスプランニング
    オフィスが決定したら、会議室や執務室、打合せスペースなどの具体的なレイアウトを決めます。

またネットワーク配線やサーバ機器の設置場所なども合わせて考えておきましょう。

3ヶ月前

工事やレイアウトの発注などを行います。

  • 工事発注
  • レイアウトの決定、発注
  • 引っ越し什器決定 など

2ヶ月前

  • 電話回線の手配
  • 原状回復工事発注
  • 社内の印刷物作成 など

1ヶ月前

  • 物件の引き渡し
  • 什器搬入
  • LAN工事
  • 各種書類の提出 など

移転まで最低6ヶ月ほどの準備期間をみておいた方が良いでしょう。

チェックリストでオフィス移転をスムーズに

チェックリストでオフィス移転をスムーズに

初めてのオフィス移転では、チェックリストを活用することをオススメします。

下記は参考にしていただきたい、オススメのリスト内容になります。

オフィス移転に必要なチェックリスト一覧

◆ 現在のオフィスのチェックリスト

解約予告期間をあらかじめ確認した上で、解約予告を出します。

契約書を確認し、どこまでの原状回復義務があるのかを確認します。またそれに合わせた予算の算定を行います。

そして賃料の支払い責務などを担保としたオーナーが預かっている預託金を返還してもらいます。

一般的には、契約が終了し原状回復工事が終わったあとに精算・返還されます。

また引っ越し業者の選択が可能かどうか、あらかじめ契約書をチェックしておきます。

引っ越し業者は可能なら複数の業者から見積りを取って費用を比べるのがおすすめです。

□ 解約予告

□ 原状回復条件、範囲、費用

□ 預託金の返還

□ 業者の選択が可能か

□ 新オフィスの入居可能な時期

□ 業者手配とスケジュール、費用

◆ 新オフィスのチェックリスト

 新オフィスの選定

まずは移転の目的を明確にします。

立地条件、通勤時間などどれを重要視するか明確にすることによって、オフィスを選びやすくなります。

また契約には賃料だけでなく様々な費用がかかります。

そのため最終的な見積りをとって確認しましょう。

□ 立地条件・場所

□ 社員の通勤時間・通勤にかかる経費の増減

□ 最寄駅から交通ルート・所要時間

□ 近くの銀行、郵便局、役所の把握

□ 飲食店、商業施設が周辺にあるか

□ 他に入居してる企業

□ 契約にかかる費用(賃料・共益費・敷金、保証金・更新料・礼金・預託金)

社内の移転準備

新しいオフィスへ移転する目的を明確にし、現在のオフィスの契約内容を確認します。

社員へ「なぜ新しいオフィスへ移転する必要があるのか」を説明します。

また新しいオフィスへ求める条件などをアンケートするという方法もあります。

引っ越し業者や内装業者、電話FAXの移設業者は可能であれば複数の業者から見積りをとっておきましょう。

また電話番号を変更する際には、取引先への連絡なども必要となりますので、早めに確認しておくのがおすすめです。

□ 移転計画立案

□ 社員への説明

□ 引越し業者選定

□ 内装業者選定

□ 電話・FAX移設業者選定

□ OA機器移設業者選定

□ 費用

オフィスのプランニング

レイアウトのプランニングなどを行います。

どれだけまたネットワーク配線やサーバ機器の場所なども決めて起きましょう。

またオフィスを使用する人数に合わせた机やイス、パソコンなどの設備からオフィスの広さを考えます。

社員一人あたりのオフィス面積は、「一人あたり3坪(10㎡)」が目安だとされています

オフィスの決定後は具体的なレイアウト作成を行います。

業者に任せれば下見・レイアウト・見積もりまでを一括で行うことも可能です。

□ オフィスを使用する人数

□ 具体的なレイアウト作成

□ 一人の占有面積

□ 受付・会議室・応接室などの有無

□ 収納、リフレッシュスペース

□ 新規什器備品・OA機器の購入

□ 内装工事の見積り

移転案内

取引先や掲載物に載せる移転案内を作っておきましょう。

そして作成した送付先のリストに合わせて案内を送ります。

□ 移転案内作成

□ 送付先リスト作成

□ 印刷発注

□ 宛名作成

□ 発送時期の決定

□ 発送

◆ 内装業者・家具メーカーチェックリスト

内装業者や家具メーカーは複数から見積りをとっておくと安心です。

また業者によって得手不得手などもありますので、確認しておきましょう。

見積りを取る上でのチェックリストが以下になります。

□ 希望通りのレイアウト案か

□ 工事スケジュールは詰まってないか

□ スペースに無理はないか

□ 企業イメージにあった内装か

□ 電話・OA機器移設、引越業者等との調整

□ 収納スペースは足りているか

□ 間仕切り・内装、防災など、法規上クリアしているか

□ 空調の変更・追加はあるか

□ 電気容量

□ 電源がとりやすい位置にあるか

□ 家具・什器備品の無駄な発注がないか

□ 費用が妥当であるか

場合によってオプション料金となっていることがあります。

料金だけでなく条件などもしっかりと確認しましょう。

◆ 引越業者作業のチェックリスト

引越し作業もあらかじめ手順をチェックすることによってスムーズに行えます。

引っ越し業者によってはこれらのスケジュールを作成してくれる所もありますので、利用するのもおすすめです。

□ 全体のスケジュール

□ 引越しマニュアル作成

□ 移転物・残留物・廃棄物リスト作成

□ 廃棄物の処理方法

□ 梱包方法

□ 搬出・搬入経路の確認

□ 社内説明会

□ 社内への指示、作業割り当て

□ 最終レイアウトと現場との整合性の確認

□ 鍵の受け渡し確認

このリストを共有しておくことで、社員全員が現在の進行状況を確認できます。

社内での協力依頼や、進捗状況の報告がしやすく「漏れ」が発生することなく、オフィス移転を進められます。

また、リストを各業者とも共有すれば、お互いに今の状況を確認できるので、非常に便利です。

オフィス移転に必要な業者と依頼するタイミング

オフィス移転に必要な業者と依頼するタイミング

オフィスで移転は、各業者に依頼をするタイミングがバラバラです。

どの業者も早めに連絡をすることをオススメしますが、解約予告日や移転規模によっても依頼するタイミングが違います。

大規模な会社の場合では準備に時間がかかります。

【大規模な会社の場合】

一般的に坪数が大きいオフィスほど解約予告期間が長くなっています。

30坪以上のオフィスになると6ヶ月予告の場所が多いです。

人数が多い会社は備品やオフィス用品も多く、移転にかかる費用も日数も増えます。

移転ギリギリでの依頼は、金額交渉や相見積りを取る時間がなくなり、高い費用で移転せざるを得なくなるケースも考えられます。

金額交渉や、相見積りを取るためにも、最低でも半年〜1年の余裕を持って依頼しましょう。

【中規模な会社の場合】

10~30坪の場合は、3ヶ月前予告のところが多くなっています。

そのため最低でも5~3ヶ月の余裕を持って依頼をしましょう。

【小規模な会社の場合】

2〜5名以内の小規模の会社では、臨機応変に動きやすく、オフィス用品も比較的少ないので、3ヶ月前や最悪1ヶ月前に各業者へ依頼をしても間に合う事が多いです。

オフィス移転完了後に必要な手続きは?

オフィス移転完了後に必要な手続きは?

オフィス移転に伴い、たくさんの申請書を提出する必要があります。

下記に記載する機関への申請が必要になりますので、総務・人事担当の人は提出期間を守って申請しましょう。

法務局

「移転登記申請」
移転前の管轄法務局に届け出を出します。移転後2週間以内に行います。

税務署

「給与支払い事業所の変更・納税地の変更届」
新・旧納税地所轄税務署に届け出を出します。「事業年度、納税地、その他の変更異動届出書」は移動後遅滞なく、「給与支払事業所などを開設・移転・廃止届出書」は移転日から1ヶ月以内に提出します。

都道府県税務署

「事業開始等申告書」
旧税務事務所へ、事業開始の日から10日以内に提出します。

社会保険事務所

「適用事業所所在地名称変更届」
旧社会保険事務所へ5日以内に提出します。

公共職業安定所

「事業主・事業所変更届」
新所轄事務所適用係へ変更のあった日から10日以内に提出します。

労働基準監督署

「労働保険名称・所在地等変更届、労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書、労働保険関係成立届」
同一管轄内での移転の場合→その所轄監督署
同県内で管轄外の移転の場合→新所轄監督署
県外への移転の場合→旧所轄監督署へ廃止届を提出し新所轄監督署へ成立届けをそれぞれ提出します。
「労働保険名称・所在地等変更届」は速やかに、「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書、労働保険関係成立届」は、移転後保険関係が成立した日の翌日から10日以内に提出します。

消防署

「防火管理者責任届」
新所轄消防署予防課へ遅滞なく提出します。

郵便局

「転居届」
旧受持郵便局へ転居判明後速やかに提出します。

警察署

「車庫証明」
新所轄警察署へ転居判明後、速やかに提出します。

総務・人事担当者も、移転後に申請が必要な届け出について、チェックリストを作り共有すると、手続きがスムーズにおこなえます。

オフィスの移転完了後に、必要な手続き内容を把握し、漏れのないようにしましょう

まとめ

オフィス移転をおこなうにあたり、様々な準備や業者とのやりとりが必要です。

オフィスの移転担当の方は、チェックリストを作り、情報の漏れがないように進めていくことが大切です。

失敗しない「オフィス引越し」マニュアル

あなたは引越しで、こんな間違いをしていませんか?

・あれ、想像と違う?物件選びで失敗 ・・・

・コストだけを考えて・・・業者選びで失敗 ・・・

・仕事に影響大!電話・ネット回線の手配で失敗 ・・・

法人の引越しは、その後の会社の業績を左右する一大プロジェクトです。

私たちは引越し業界に入って、20年以上になりますが、その間、数え切れないほどの法人の引越しの現場に立ち会ってきました。 その経験を通して、感じたことは、法人の引越しは個人の引越しとは違い、たくさんの工夫ができる余地があり、上手な引越しのやり方を知ってさえいれば、誰でもコストを抑え、効率的かつ効果的な引越しができるということです。

そこで、今回は、私の20年以上の現場経験を踏まえて、「法人の引越し担当者のための失敗しないオフィス引越しマニュアル」として、1冊にまとめました。

ぜひ、引越しの前に熟読していただき、失敗しないだけでなく、新天地への素晴らしい第一歩を踏み出すための引越しができることに役立てていただけたらうれしく思います。

この記事が気に入ったらシェアしてね!