【チェックリスト付】オフィス移転はどの業者に任せればいい?必要な手続きや準備期間は?

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オフィス移転に必要な準備期間は?

オフィス移転には、必ず準備期間が必要です。

移転が決まったら、まず解約予告期間を確認しましょう。

解約予告期間は、3か月から6ヶ月を設けていることが多く、新しいオフィスと契約期間が重ならないようにすることが大切です。

次に退去日が決まったら、退去日までに原状回復をしなければなりません。

一般的にオフィス移転の場合は、契約期間内に原状回復を終わらせるのがルールです。

「退去日ギリギリまでオフィスで仕事はできない」ということを頭に入れておきましょう。

新しいオフィスは、原状回復工事の開始までに準備する必要があります。

チェックリストでオフィス移転をスムーズに

チェックリストでオフィス移転をスムーズに

初めてのオフィス移転では、チェックリストを活用することをオススメします。

下記は参考にしていただきたい、オススメのリスト内容になります。

オフィス移転に必要なチェックリスト一覧

◆ 現在のオフィスのチェックリスト

□ 解約予告

□ 原状回復条件、範囲、費用

□ 預託金の返還

□ 業者の選択が可能か

□ 新オフィスの入居可能な時期

□ 業者手配とスケジュール、費用

◆ 新オフィスのチェックリスト

 新オフィスの選定

□ 立地条件・場所

□ 社員の通勤時間・通勤にかかる経費の増減

□ 最寄駅から交通ルート・所要時間

□ 近くの銀行、郵便局、役所の把握

□ 飲食店、商業施設が周辺にあるか

□ 他に入居してる企業

□ 契約にかかる費用(賃料・共益費・敷金、保証金・更新料・礼金・預託金)

社内の移転準備

□ 移転計画立案

□ 社員への説明

□ 引越し業者選定

□ 内装業者選定

□ 電話・FAX移設業者選定

□ OA機器移設業者選定

□ 費用

オフィスのプランニング

□ オフィスを使用する人数

□ 具体的なレイアウト作成

□ 一人の占有面積

□ 受付・会議室・応接室などの有無

□ 収納、リフレッシュスペース

□ 新規什器備品・OA機器の購入

□ 内装工事の見積り

移転案内

□ 移転案内作成

□ 送付先リスト作成

□ 印刷発注

□ 宛名作成

□ 発送時期の決定

□ 発送

◆ 内装業者・家具メーカーチェックリスト

□ 希望通りのレイアウト案か

□ 工事スケジュールは詰まってないか

□ スペースに無理はないか

□ 企業イメージにあった内装か

□ 電話・OA機器移設、引越業者等との調整

□ 収納スペースは足りているか

□ 間仕切り・内装、防災など、法規上クリアしているか

□ 空調の変更・追加はあるか

□ 電気容量

□ 電源がとりやすい位置にあるか

□ 家具・什器備品の無駄な発注がないか

□ 費用が妥当であるか

◆ 引越業者作業のチェックリスト

□ 全体のスケジュール

□ 引越しマニュアル作成

□ 移転物・残留物・廃棄物リスト作成

□ 廃棄物の処理方法

□ 梱包方法

□ 搬出・搬入経路の確認

□ 社内説明会

□ 社内への指示、作業割り当て

□ 最終レイアウトと現場との整合性の確認

□ 鍵の受け渡し確認

このリストを共有しておくことで、社員全員が現在の進行状況を確認できます。

社内での協力依頼や、進捗状況の報告がしやすく「漏れ」が発生することなく、オフィス移転を進められます。

また、リストを各業者とも共有すれば、お互いに今の状況を確認できるので、非常に便利です。

オフィス移転に必要な業者と依頼するタイミング

オフィス移転に必要な業者と依頼するタイミング

オフィスで移転は、各業者に依頼をするタイミングがバラバラです。

どの業者も早めに連絡をすることをオススメしますが、解約予告日や移転規模によっても依頼するタイミングが違います。

2〜5名以内の小規模の会社では、臨機応変に動きやすく、オフィス用品も比較的少ないので、3ヶ月前や最悪1ヶ月前に各業者へ依頼をしても間に合う事が多いです。

しかし、人数が多い会社は備品やオフィス用品も多く、移転にかかる費用も日数も増えます。

移転ギリギリでの依頼は、金額交渉や相見積もりを取る時間がなくなり、高い費用で移転せざるを得なくなるケースも考えられます。

金額交渉や、相見積りを取るためにも、最低でも半年〜1年の余裕を持って依頼しましょう。

オフィス移転完了後に必要な手続きは?

オフィス移転完了後に必要な手続きは?

オフィス移転に伴い、たくさんの申請書を提出する必要があります。

下記に記載する機関への申請が必要になりますので、総務・人事担当の人は提出期間を守って申請しましょう。

・法務局

移転登記申請

・税務署

給与支払い事業所の変更・納税地の変更届

・都道府県税務署

事業開始等申告書

・社会保険事務所

適用事業所所在地名称変更届

・公共職業安定所

事業主・事業所変更届

・労働基準監督署

労働保険名称・所在地等変更届、労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書、労働保険関係成立届

・消防署

防火管理者責任届

・郵便局

転居届

・警察署

車庫証明

総務・人事担当者も、移転後に申請が必要な届け出について、チェックリストを作り共有すると、手続きがスムーズにおこなえます。

オフィスの移転完了後に、必要な手続き内容を把握し、漏れのないようにしましょう。

まとめ

オフィス移転をおこなうにあたり、様々な準備や業者とのやりとりが必要です。

オフィスの移転担当の方は、チェックリストを作り、情報の漏れがないように進めていくことが大切です。

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