オフィスを移転するには、物件の規模や立地、オフィス家具の選定など、あらゆる準備が必要です。成功させるために最初にやるべきことは、コンセプトを決めることです。この記事では、オフィスコンセプトを決めるメリットや決め方から、成功事例やコンセプト決定後の移転の流れについて解説します。
この記事の内容
オフィス移転におけるコンセプトの重要性とは？
オフィスの移転では、コンセプトの決定がとても重要です。オフィスコンセプトとは、会社が目指すビジョンや経営理念をもとにした理想のオフィスイメージのことで、移転先の内装やレイアウトもコンセプトに沿って実施していきます。
オフィスコンセプトに沿った空間づくりができれば、ブランドイメージを体現できるほか、理想のワークスタイルが実現できるでしょう。
さらに、企業のブランド価値や従業員のエンゲージメントを向上させる役割も果たします。
オフィス移転において「コンセプト」を設定するメリット3つ
オフィスコンセプトを設定するメリットは、大きく分けて3つあります。
企業理念をアピールできる
オフィスには、顧客や取引先などさまざまな人が訪れます。オフィスをとおして企業理念を体現できれば、来訪した人へアピールできるでしょう。
取引先が企業理念に共感してくれれば、商談が円滑に進むこともあるかもしれません。
さらに、コーポレートカラーを取り入れた統一感のあるオフィスは、ブランディング効果も期待できます。
働きやすい環境を構築できる
現状の課題や社員の働き方に応じて利便性の高いオフィスをデザインすれば、働きやすいオフィス環境が構築できます。
労働環境に注目している就活生や転職者へのアピールポイントになり、優秀な人材の確保にもつながるでしょう。
例えば、デスクを固定しないフリーアドレス型レイアウトのオフィスであれば、グループワークもスムーズに始められます。そのほか、リフレッシュスペースを設けて部署を越えたコミュニケーションの活性化を図ったり、可動式のデスクやパーテーションを設置し、フレキシブルな会議室を作ったりもできます。
従業員の満足度アップが図れる
働きやすいオフィスを実現することで、モチベーションや満足度の向上につながります。
その結果、生産性がアップし、残業時間の減少や売上の向上など、多くの課題解決に効果を発揮します。
オフィス移転で「コンセプト」を決める前にするべきこと
オフィス移転を機にコンセプトを決定する際には、どのようにして決めていくかを事前に話し合いましょう。
すべて社内で行う場合は、担当者を決定して一任する方法と、プロジェクトチームを立ち上げて意見を出し合いながら決定する方法の2択です。
ただし、担当者ひとりに任せると、トップダウンになり、従業員にとって魅力的なオフィスを実現しにくいことがあります。
ある程度、従業員数がいる場合は、さまざまな意見を取り入れながらコンセプトを模索できるプロジェクトチームを立ち上げる方法がおすすめです。
小規模の企業でプロジェクトチームの立ち上げが難しい場合や、より本格的なコンセプトを決めるなら、社外のプロに介在してもらう方法もあります。
社外のプロに入ってもらえば客観的な視点からアドバイスしてもらえるため、セキュリティーや会議ソリューション、防災ソリューションなどさまざまな課題を解決してもらえるでしょう。
オフィス移転で「コンセプト」を決めるときの2つのコツ
オフィスコンセプトを決めるとき、ブランドイメージから考える方法と、現状の課題から決める方法の2つがあります。
会社のビジョンやイメージを意識する
まずは、会社のビジョンや顧客に持ってもらいたい自社のイメージを明確化させましょう。
例えば、旅行会社であれば、空をイメージしたり、海外都市を表現したりできます。事業に合ったコンセプトを設定することで、従業員はもちろん、来訪者へ企業ブランドを表現することができるでしょう。
ただし、1人の担当者に任せたり、トップダウンで決定したりすると、認識がずれるおそれがあります。決定の際は、移転プロジェクトのメンバー複数人でアイデアを出し合うのがおすすめです。
現オフィスの課題を洗い出す
オフィスコンセプトを考えるには、現オフィスの問題点を洗い出すことも欠かせません。
オフィスの課題には、大きく分けて以下の5つがあります。
- 空間：清潔感があるか、整理整頓ができているか など
- 環境：適度な明るさか、空調設備に不具合かないか、騒音がないか など
- 安全：避難経路が確保できているか、導線が複雑になってないか など
- スペース：会議室の広さは最適か、集中できるスペースがあるか、リフレッシュスペースがあるか など
- 備品：机の高さや広さは最適か、椅子の座り心地は良いか、収納家具の大きさは最適か など
洗い出しには経営者側だけでなく、社員側の意見にも耳を傾けることが必要です。そうして集まった問題点から、新オフィスで実現すべきコンセプトが明らかになります。
また、「クリエイティブオフィス」の考え方も重要です。
クリエイティブオフィスとは、経済産業省が推奨する考え方で、知的想像行動を誘発し組織の創造性を最大限に発揮できる空間づくりのことをいいます。
近年進んでいるリフレッシュスペースの設置やICTツールの導入はこの考え方に基づいたものです。
【事例】オフィス移転時のコンセプト3選
ここからは、オフィスコンセプトに沿って空間設計を行った企業事例を紹介します。
自社のオフィスコンセプトを決定する際の参考にしてみてはいかがでしょうか。
事例1）「働くというより話そう」：生産性の向上
株式会社ネットプロテクションズホールディングスのオフィスは、「働くというより話そう」がコンセプトです。
フリーアドレスの導入やコミュニケーションを重視した空間設計を行っています。
フリーアドレスは、固定席を設定せず、自分で好きな場所で仕事ができるワークスタイルです。オフィススペースの有効活用につながり、より効率的なオフィス空間の使い方が可能になります。
また、部署を超えたやりとりがしやすくなります。従業員同士の意見交換が活発化すれば、新たなアイデアも生まれやすくなるでしょう。イノベーションのきっかけづくりにつながるかもしれません。
事例2）「Game Park」：ブランドイメージの強化
ボードゲームの企画・開発を手掛ける株式会社MAGIのオフィスは、「Game Park」をコンセプトに掲げています。
公園のような緑豊富な明るい空間に、スケルトン天井や黒板を組み込んだ陳列棚などを設置。来訪者がわくわくできるような遊び心のあるオフィスで、企業の認知度向上やブランドイメージの強化を図っています。
事例3）「実験場」：社員のモチベーションアップ
デザイン会社である株式会社アジケは、オフィスコンセプトに「実験場」を掲げ、社員にとってオフィスで働くことの価値を見出せる場所としての空間設計がなされています。
気分やプロジェクトに応じて自由な場所で働けるフリーアドレス制はもちろん、アイデアを集める巨大なホワイトボードの壁やオープン空間、ゆるやかに仕切り作業スペースを確保できる家具などを導入。人が集まり会話やアイデアが自然に生まれる空間となっています。
【オフィス移転】オフィスコンセプトを決めてからの流れ
決定したオフィスコンセプトをもとに、新しいオフィス物件を選定します。新オフィスが決まれば、旧オフィスの解約手続きも行いましょう。
次に、オフィスコンセプトに沿って、レイアウトやスペース配置などを具体的に決定していきます。
レイアウト決定後は、早めに内装業者やインフラ設備業者に依頼して工事日を決めてください。
オフィス移転日の2ヶ月前までには、引越し業者を決定します。とくに、引越しシーズンでは、希望日の確保が困難になるため早めの手続きを心がけましょう。
新オフィスのレイアウトに沿って、不要になる家具や機材は処分するか買い替えるのがおすすめです。
オフィスの引越しは、家具や機材を運び込むだけでなく、配線工事や大型オフィス家具の設置などさまざまな業務が発生します。引越し後の手続きも多いため、なかなか自社だけで完結するのは難しいことも多いでしょう。
オフィス移転に伴う引越し業者を探しているなら、スター引越しセンターにお任せください。配線工事のほかにも、OAフロアやパーテーション設置などの内装工事やレイアウトの作業にも対応しています。
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まとめ
オフィス移転を成功させるためには、コンセプトの決定が重要です。コンセプトに沿った環境を構築することで、自社にとって多くのメリットが生まれます。
オフィス移転を考えるならプロジェクトチームを立ち上げましょう。もし自社で進めることが難しい場合は、プロに依頼するのもおすすめです。
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