初めてのオフィス移転で失敗しない業者選びの6つのチェックポイント

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あなたは初めてのオフィス移転でこんな悩みを抱えていませんか?

「どの業者を選べばいいの?」

「業者なんて、どこも同じでしょ?」

「どこが一番いい業者なのか、イマイチわからない、、、」

私たちは20年以上に渡り企業のオフィス移転をお手伝いする中で、多くの経営者や総務担当者の「困った」「どうしよう」の声を聞いてきました。

でも、そのほとんどは対応力のある業者を味方につけていれば解決できることばかりです。つまり、オフィス移転の成否は対応する業者によって決まるということです。

ここでは初めてのオフィス移転でも失敗しないために業者を選ぶときに役立つ6つのチェックポイントをまとめています。

ぜひ、あなたのオフィス移転プロジェクトの参考にしてください。

ある日突然、プロジェクト担当者に任命されたら、、、

オフィスの移転を専門としている引越しのプロは別にして、多くの会社にとってはオフィスを丸ごと引っ越すことなんて、あまりないかもしれません。

でも会社が大きくなれば社員も増えて今のオフィスが手狭になってくる。そうなれば広いオフィスへ引っ越すことも考えるでしょう。そのときに立ち上がるのがオフィス移転プロジェクト。総務のあなたは会社を代表してプロジェクトの担当者に任命されました、、、

だけど、どれだけあなたがバックオフィス業務に強い総務担当者だったとしてもオフィス移転業務となるとどうでしょうか? きっとオフィス移転について、何をどうすればいいのか、いろいろ調べるのではないでしょうか。

しっかりと移転スケジュールを組み、作業効率で社員の動線や什器、OA機器の配置を考えてオフィスレイアウトを立案し、内装工事を手配し、最短時間で搬出・搬入を行い、電気やネットワーク工事を済ませ、できるだけオフィス機能の停止時間を短くする。

そんな段取りを自力で行うのはほとんど至難のワザでしょう。

オフィス移転は単にオフィスの場所を移ったり什器を移動させるだけの作業ではありません。

オフィスを移転する最大の目的とは、会社全体の生産性を上げること。そう考えたら、絶対に失敗は許されませんよね。

担当者としての責任を果たすためには、あなたのニーズを正確に理解したうえで最適なプランを提案してくれて、実際にあなたの会社を生産性の高いオフィスへと導いてくれる、そんな対応力の高い業者を味方につけたいところ。

必要なものがワンストップで依頼できれば、担当者に集中しがちな大きな負担も減らせるので助かります。(実際に、多くの担当者にとって移転プロジェクトだけにかかりっきりなんて状況は許されないですよね?)

初めてのオフィス移転で失敗しない業者選びの6つのチェックポイント

私たちの経験から言うと、大げさでなく、オフィスの移転は社運をかけた一大プロジェクトです。そして、プロジェクトの成否はいかに対応力のある業者を味方につけるか、これに尽きます。

オフィス移転はさまざまなタスクが同時進行する非常に複雑なプロジェクトになるので、本当に対応できる業者を見極める必要があります。

そして、あなたのオフィスに合った、業者の対応力を見るポイントは以下の6つです。

  1. オフィス移転の実績豊富な業者かどうか?
  2. どの程度のオフィス規模が得意か?
  3. オフィスレイアウトのデザイン力はどうか?
  4. 正確な搬出・搬入計画を提案する力はあるか?
  5. 電気やネットワーク工事の対応力はあるか?
  6. 具体的で詳細な見積もりを出してくれるかどうか?

ではこれから具体的に説明していきます。

オフィス移転の実績豊富な業者かどうか?

繰り返しになりますが、オフィス移転は単にオフィスの場所を移ったり、什器を移動させるだけの作業ではありません。新しいオフィスのレイアウトプランや内装工事の手配、電気やネットワーク工事、什器の搬出・搬入計画の立案など、さまざまなタスクが同時進行する非常に複雑なプロジェクトです。

また会社の規模や社員数によって引っ越しの規模が大きくなればタスクも増え、より複雑化するようになります。そのため、移転を依頼する業者にも相応の知識と経験が求められます。

検討中の業者に実績があるかどうかを確認するには、ホームページで「見せる」実績だけでなく実際に業者に問合せたり、担当者と顔を合わせて直接聞いてみてください。直近の実績を聞けばリアルな力が見えてきます。

どの程度のオフィス規模が得意か?

あなたのオフィスに合った業者を見極めるためには、リアルな実績を確認するだけでなく、あなたのオフィスと同じくらいの規模の移転に対応した経験がどれくらいあるかを確認することも大事です。 なぜなら、10名規模のオフィス移転と100名規模、1000名規模では計画の立て方や予算感もまったく違うからです。

どれだけ経験が豊富でも、あなたのオフィスよりも小さい規模の移転しか対応したことがなければ実力以上の作業をすることになり、思わぬトラブルにつながる可能性があります。

反対にあなたのオフィスよりも大きい規模の移転ばかり対応しているところでは業者の中での予算感が高めになっていて、あなたのオフィスには割高になる場合があります。

「どんな規模のオフィスでも大丈夫!」というよりも、あなたのオフィスと同じくらいの規模で経験の多い業者を選ぶことをおススメします。

オフィスレイアウトのデザイン力はどうか?

社員が増えたことによるオフィス移転であれば、新しいオフィスのスペースは広くなりレイアウトは今まで以上に社員の動線や働き方を踏まえ、効率的に仕事ができるように計画する必要があります。

少人数の社員や部署単位で使うミーティングルーム、セミナーや社内会議を行うために一時的に間仕切りを外して収容能力の高いオープンスペースを作れるデザインをするなど、対応する業者の知識と経験しだいで提案内容も大きく変わります。

また、最近ではクライアントや取引先、新卒や中途社員をリクルート活動するうえでも、企業のブランディングにつながるような見た目のよさも重視されるポイントです。

リクルート会社の調査によれば、オフィスの「働きやすさ」が社員の離職防止につながったり、パッと見ての「働きやすそう」が入社の決め手になる場合も少なくないそうです。そう考えるとオフィスレイアウトやデザインもおろそかにできません。

正確な搬出、搬入計画を立案する力はあるか?

オフィス移転は一般家庭の引っ越しとは大きく違い、デスクや椅子、書類棚やロッカーなど荷物が大型化して、さらに数も増える傾向にあります。効率よくマンパワーを投入しないと無駄な作業で時間をロスしてしまい、計画が狂ってしまう場合もあります。オフィス機能がストップしたままでは生産性のない時間が増えるばかりです。

そのため、搬出や搬入には綿密な計画を立てて、必要なマンパワーを投入し、予定された時間内でオフィス機能を復活させる能力が必要となります。

具体的には搬出・搬入を計画する際のマニュアルがあるかどうかが評価のポイントになってきます。なぜなら、マニュアル化されるほどの知識と経験が蓄積されていればスムーズに搬出・搬入を進めるためには何が必要か、業者がしっかりと分かっている場合が多いからです。

ちなみに、どんなにしっかりと計画を立てても一定の割合でイレギュラーは起こります。その時に最短ルートでリカバリーする能力も確認しておきたいところです。そのためには、あなたが不安に感じているトラブルケースへの対応方法を聞いて納得のいく説明を受けられるかどうかがポイントになります。

電気やネットワーク工事の対応力はあるか?

新しいオフィスの電気やネットワーク工事、旧オフィスの原状回復工事など、オフィス移転にはさまざまな工事が発生します。

「インターネットがつながらない」

「メールが送れない」

「電話が通じない」

これらはオフィス移転でありがちな、そしてオフィス機能のとても重要な部分です。

企業にとって通信業務をストップさせるメリットはひとつもありません。なので、予定された時間内で通信環境を復旧させる必要があります。当然ですが、これらに対する知識や経験も必要とされる能力のひとつです。

具体的で詳細な見積もりを出してくれるかどうか?

オフィス移転の予算も非常に重要視される項目ですが、見積書もしっかりとチェックしておく必要があります。でもチェックするのは見積もり金額が安いかどうかではありません。

それよりも大切なのは、見積もりの内容と金額が具体的で項目ごとに分けられて詳細に出されているかどうかです。

一般的にオフィス移転をワンストップで業者に依頼する場合は、以下のような作業を含める場合が多いです。

  • 新しいオフィスのレイアウトプラン策定
  • 新しいオフィスの内装工事
  • 新しいオフィスの電気・ネットワーク工事
  • 什器、OA機器の新規購入
  • 搬出、搬入作業
  • 不要な什器の引き取りや書類などの溶解処理
  • 退去するオフィスの原状回復工事
  • オフィス移転に伴う各種諸届け
  • オフィス移転

見積書に具体的な作業項目とその詳細、金額の記載があれば、しっかりと作業工程を計画したうえで見積金額を算出していることの証拠になり、全体的にも部分的にもすべての工程を業者側がイメージできていることになります。

すべての工程がイメージできていれば追加作業や工程の変更などで余計なコストが発生するのを防ぐこともできます。

それに、移転後の責任の範囲や保証も明確になるため、思わぬトラブルでの追加費用を避けることにもつながったり、自分たちで対応できる作業は業者任せにしないなどコスト削減にもつながります。

見積もりを確認する際は、ただ見積もり金額だけに注目しないようにしましょう。

*見積もりを取る上での注意点

見積もりは最初から1社に絞らず、数社から取ることをおススメします。だいたい3社程度が比較検討するのに適しているようです。

多くの業者から見積もりを取ろうとすると打合せや対応だけでもものすごく時間を取られます。さらに見積もり内容をそれぞれ確認して、比較して、選ぶのにも相応の労力を必要として負担が増えるだけです。

それよりは業者選びの6つのポイントを参考にして、3社程度から見積もりを取るのが効率が良いです。

まとめ

オフィス移転は単にオフィスの場所を移ったり、什器を移動させるだけのものではありません。オフィスを移転する最大の目的は会社全体の生産性を上げること。そのためにさまざまなタスクを確実に実行しなければいけません。

担当者としての責任を果たすためには、あなたのニーズを正確に理解したうえで最適なプランを提案してくれて、実際にあなたの会社を生産性の高いオフィスへと導いてくれる、そんな対応力の高い業者を味方につけたいところ。

そのために業者を選ぶポイントは、

  1. オフィス移転の実績豊富な業者かどうか?
  2. どの程度のオフィス規模が得意か?
  3. オフィスレイアウトのデザイン力はどうか?
  4. 正確な搬出、搬入計画を提案する力はあるか?
  5. 電気やネットワーク工事の対応力はあるか?
  6. 具体的で詳細な見積もりを出してくれるかどうか?

この6つのポイントから業者を3社程度に絞り、見積もりを取って比較すれば、まず間違いありません。

 

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