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【必ず保管を】大事な書類や通帳など。引っ越しの時に無くさないよう保管するにはどうしたらいい?

会社の大事な書類や通帳などは引っ越しの際にどうしたら良いのでしょうか。

会社の貴重品であるため、扱いには慎重になりますよね。

これらの保管方法と書類の整理方法などをご紹介します。

大事な書類や通帳は保証される?

会社を引っ越しする際に大量に出るものといえば紙の書類。

社外秘の書類も多いため、引っ越しの際には厳重な注意が必要です。

そのため書類の整理は引っ越し業者に任せるのではなく、社内スタッフで行わなければいけません。

その中でも特に大事な書類や通帳は分けて保管しておきましょう。

家具などは引っ越しの際に万が一破損があっても保障されますが、大事な書類や通帳などは2つと無い事が多く保証できない場合がほとんどです。

特に何も言わずに他の荷物と一緒に梱包して万が一トラブルが発生した場合は保証の対象外となるため、しっかりと引っ越し業者に相談しましょう。

保証対象外となるのは以下の物です。

  • 会社の書類
  • 通帳
  • キャッシュカード
  • 現金
  • 高価な絵画や骨董品

これらは替えがきかないので担当者が責任もって保管しなければなりません。

保証されるなどの前に、安全のため運送できないという引っ越し業者さんもいるので確認してください。

どこに保管するのがおすすめ?

会社を引っ越ししてからすぐに確認したい書類や通帳、印鑑などは取り出しやすいようにまとめて担当者が保管するのがもっとも分かりやすい方法です。

また、すぐに使わない書類なら銀行の貸し金庫に入れるという手段もあります。

しかし通帳や印鑑はすぐ使えるようにしておいた方がよいでしょう。

なぜなら会社を引っ越しする際には多くの書類手続きがあります。

移転前には郵便局・消防署の、移転後には法務局・税務局・年金事務所・労働基準監督署・職業安定所・警察署・銀行・クレジット会社などに書類を提出しなければいけません。

提出する場所と提出書類リスト

郵便局 転居届
消防署 防火管理者選任届
警察署 車庫証明
銀行 住所変更届
クレジット会社 住所変更届
労働基準監督署 労働保険・増加概算・確定保険料申告書労働保険関係成立届
法務局管轄区管内 本店移転登記申請書、株主総会議事録、取締役の過半数の一致を証する書面印鑑届出書
法務局管轄区域外 本店移転登記申請書(二部)、以下管轄区域内と同じ
税務局(署) 事業年度、納税地などの変更異動届、給与支払い事業所の開設・移転・廃止届出書
年金事務所 適用事業所所在地・名称変更(訂正)届(管轄外)

これらは移転後速やかに(5日~2週間以内)に行うことが求められるため、常に確認できる書類や通帳・印鑑などは手元に置いておきましょう。

会社の引っ越しは書類を見直す大チャンス!

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日頃からしっかりと保管しておくべき書類と破棄する書類を分けていれば、引っ越しの際にそこまで手間取ることはないでしょう。

しかし日々の業務の中で膨大な紙資料が発生し、整理に時間がかかる事も多いはずです。

そんな時は思い切って書類を電子化するのも一つの手段です。

紙書類を電子化すればかなりの量を削減できるため、新しい会社のスペースを圧迫することもありません。

電子化することの大きなメリットとして、紙媒体が少なくなることでコストが削減できることにより、紙代と印刷代が掛からなくなることがいえます。

また、書類を電子化することにより書類が探しやすくなることもメリットです。

何がどこにあるのかがすぐわかれば、仕事が円滑化するため仕事がスムーズに進むようになり、仕事の受注量を増やすことに繫がります。

社員が書類を電子化する時間が無い時はアウトソーシングも手段の一つです。

アウトソーシングすることにより、これに掛ける人員コストが削減され、日常の業務に掛けられる時間を割かずに済みます。

自分たちでやるよりクオリティが高いこともアウトソーシングに頼む一つのメリットです。

コストとしては、一枚5円など書類の枚数単位で見積もりを出す業者が多いです。

社員で書類を電子化する時間が無い時はアウトソーシングという手段もあります。

また新しい会社では、破棄したい書類と必要な書類を分けて入れると定期的に廃棄場や保管倉庫に運んでくれるサービスなどを利用するという手もあるので使ってみても良いかもしれません。

書類の保管サービスとして、集荷段ボールひと箱1円や月額120円で保管してくれる業者が存在して、保管以外にも書類の廃棄を箱単位で行っているところもあります。

保管だけではなく、集荷や搬出まで行ってくれる業者がほとんどのため便利です

外部のサービスを使うことにより、コストはかかりますが、書類の整理にかかる時間や手間を大幅に削減できます。

まとめ

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会社の引っ越しには様々な手続きや気をつけなければならないことが存在します。

その中でも保障のきかない書類や通帳などの管理はマストでしょう。

これらは万が一のことを考え、担当者が保管するか銀行の貸し金庫に預けるなどの措置をとり、安心して引っ越しを行えるようにしましょう。