【オフィス移転】オフィスの選び方とは。失敗しないためのポイント

オフィス移転を考えるときは、物件や立地を重視する人が大半です。オフィスの物件や立地は、どのように選べば満足度の高い移転を実現できるのでしょうか。今回は、オフィス移転時に物件や立地を選ぶときのポイントを解説します。

【オフィスの選び方】希望条件・優先順位の明確化が重要

移転先のオフィスを選ぶときに真っ先に行いたいのは、オフィスに求める条件や重視する要素を明確にすることです。エリア・立地・広さ・設備・機能性・費用など、どのような条件の物件に、どれくらいの予算をかけて移転するかを考えましょう。

オフィス移転の目的に合ったオフィスとは何かを考え、条件に優先順位をつけることも大切です。すべての条件を満たす物件ばかりではないため、優先順位をつけて譲れない要素を外さないようにしましょう。

会社の規模に合ったオフィス形態の選び方

会社の規模によっても、適切なオフィスの形態が違います。ここでは、規模別におすすめのオフィス形態について紹介します。

コワーキング

従業員1～5人程度のスタートアップ企業やベンチャー企業に向いているのが、コワーキングスペースの活用です。コワーキングスペースは、複数の利用者が共有型のオープンスペースで業務にあたるオフィス形態を指します。

コワーキングのメリットは、初期費用の削減と維持費を抑えられることなど金銭面に関するものが大きいです。さらに、業務に必要な最低限の設備が備わっていることや、同じコワーキングを利用している他社との交流がしやすいことから人脈を増やせることもメリットとして挙げられます。

一方でデメリットは、セキュリティ面や騒音に不安が残るという点です。オープンスペースであるため、機密情報などを保持するのが難しくなります。また、固定電話回線や広いスペースが必要な事業には不向きです。

シェアオフィス

コワーキング以外にシェアオフィスも従業員1～5人程度のスタートアップ企業やベンチャー企業向けの物件です。シェアオフィスはフリーアドレス席や固定席を利用して、オープンスペースで仕事できるオフィスを指します。

シェアオフィスのメリットは、低コストで入居できる点や設備備品が備わっており、事前準備が不要な点です。また、設備を移動させる必要がないので移転が容易である点、他社との交流が増えることから人脈を増やせる点、会議室が設置されている点などもメリットとしてあります。

一方でデメリットは、先客がいれば固定席で作業できない可能性があることです。ほかにも、セキュリティ面が不安、インターネット回線速度が不安定などが挙げられます。オープンオフィスなのでセキュリティ面や席の確保には課題が残ります。

SOHOオフィス

SOHOオフィスも従業員1～5人程度のスタートアップ企業やベンチャー企業に向いています。SOHOオフィスとは、小さなオフィスと自宅を兼用した物件でビジネスを行う業態向けのオフィスです。

SOHOオフィスのメリットは、自宅兼会社なので通勤がなくなり働き方が柔軟になるという点です。自宅の一室をオフィスにすることで初期費用も抑えられます。

ただ、仕事とプライベートが混同するので自己管理が大変になるというデメリットがあります。また、自宅でできる業種に限られてしまうこともデメリットといえるでしょう。

レンタルオフィス

レンタルオフィスは、従業員5～10人程度のスタートアップ企業やベンチャー企業および中小企業向けのオフィスです。内装や設備が備わっている状態でフロアの一部を貸し出しているオフィスを指します。

レンタルオフィスのメリットは、利用者を集めるために立地条件が良い場所にあるという点と、初期費用とランニングコストが比較的安価である点が大きいです。また、オフィスなので最低限の設備が備わっており、それらを無料もしくは格安で利用できます。

さらに、1カ月・半年・1年などさまざまなプランがあり、短期間での利用も可能で容易に移転できる点もメリットです。

デメリットとして、大人数での利用は割高になる、多くの企業やフリーランスが集まっているのでセキュリティ面に不安が残る、利用者が多い場合などにインターネット通信の接続が不安定になるといった点があります。

賃貸オフィス

従業員10人以上、成長フェーズで事業規模が拡大しつつある企業に向いているのが、賃貸オフィスです。賃貸オフィスは、年間で賃貸借契約を結び、自社でスペースを独占できるオフィスを指します。

賃貸オフィスは内装やレイアウト、備品設備に至るまで自由度が高いのが特徴です。また、スペースを独占できるので情報セキュリティが高いなどのメリットが挙げられます。カスタマイズ次第ではインターネット通信の接続が安定することもメリットのひとつです。

一方、初期費用やランニングコストなどの費用がほかのオフィス形態よりも多くかかってしまう点はデメリットになるでしょう。また、従業員が少ないとコストパフォーマンスが悪くなる可能性があることや、備品を自社で集めなければならないこともデメリットといえます。

さらに、条件に合うオフィスを探すのが難しく、見つけられたとしても移転が大変であるという点もデメリットになるでしょう。

オフィスを選ぶときはエリアや立地も考慮する

オフィスを選ぶときは、従業員の働きやすさ・暮らしやすさを向上させるため、エリアや立地も大切です。良い立地を戦略的に選ぶことで、業務効率や採用率向上にもつながります。通勤の利便性が高い企業で働きたい人は圧倒的に多いです。

オフィスの立地については、下記の記事もご参照ください。

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オフィスを選ぶときは以下の点を考慮しましょう。

・必要なコストを見極める

会社の規模以上のコストがかかる移転や物件は、割に合いません。おおよその予算を設定し、無理のない範囲でオフィスを選びましょう。

・必要な設備を確認する

設備がどの程度整っているかの確認も必要です。「移転後に設備が不足していることに気づいた」とならないように、自社に必要な設備と備わっている設備を比較して確認しておきましょう。

・退去や移転に制限がないか確認する

賃貸の場合、退去することも視野に入れて、退去や移転に関して制限がないか確認することも必要です。契約する前にしっかりと確認しておきましょう。

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まとめ

今回は、オフィスの選び方について紹介しました。自社の規模や従業員数、目的や業種に応じて適切なオフィス形態を選ぶことが大切です。

オフィス形態には、それぞれメリット・デメリットがあるため、自社が求める条件と入念に照らし合わせて選びましょう。

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