事業の拡大やリモートワークの増加、オフィスの契約更新のタイミングなどで、オフィス移転を考える企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オフィス移転のメリットとオフィス移転の進め方を紹介します。目的別のオフィス移転のメリットを把握して、失敗しないための判断材料にしましょう。
この記事の内容
オフィス移転で得られる3つのメリット
まずは、オフィス移転で得られる3つのメリットについて見ていきましょう。それぞれ、メリットを得るためのポイントも解説します。
生産性の向上につながる
オフィス環境は、社員の生産性に大きく影響します。オフィス移転に際して、社員が働きやすい環境を作ることで、モチベーションの向上につながります。
オフィス環境を構成する要素は以下の4つです。
- 立地
- スペース
- レイアウト
- オフィス家具
通勤や打ち合わせに行きやすい立地を選びましょう。これまで、駅からのアクセスが悪かった場合や、取引の多い企業がオフィスから遠かった場合は、移動による社員の負担を軽減できます。
また、生産性を高めるには、働きやすさを重視したスペースも必要です。休憩室などのリラックスできるスペースや、多目的スペースなどのコミュニケーションを取りやすいスペースなどを設けると良いでしょう。
社員が一息つける環境が社内にあると、オンオフの切り替えがしやすくなり、集中力の維持に役立ちます。さらに、コミュニケーションが活性化して信頼関係が深まれば、社内での情報共有やフォローがより迅速にできるようになります。意見交換が、アイデアの創出につながることもあるでしょう。
さらに、移転に際して高機能なオフィス家具を購入することもおすすめです。長時間使っても疲れを感じにくいオフィスチェアがあれば、身体の痛みや疲労感による作業効率の低下を防げます。昇降式デスクがあれば、あらゆる用途で使えるほか、省スペース化にもつながります。
固定費の最適化ができる
業績悪化、働き方の変化による業務縮小など、コストの最適化を図りたいときは、オフィス移転が有効です。
現在のオフィスが会社の規模に合っていない場合は、オフィス移転をすることで固定費を削減できます。経費の中で一番出費が多いのは、固定費です。
現在の状況に応じて、最適な坪数のオフィスにすることで、賃料や光熱費など固定費の削減ができます。
また、事業拡大によりオフィスを複数契約したり、オフィスのフロアを増やしたりするときは、広いワンフロアのオフィスに移転することで経費削減が可能です。
固定費の最適化を進めたい方は、複数の拠点を統合することも検討すると良いでしょう。取引先や社員の居住地から近い立地にすることで、交通費も削減できます。
企業のイメージアップにつながる
オフィス移転は、企業のイメージアップやブランド力の強化につながります。
オフィス移転の際は、内装のデザインを工夫すると良いでしょう。オフィスの顔となるエントランスや、来客も訪れる応接室・会議室にブランドイメージを反映させることで、外部へのアピールが可能です。
また、床や壁にも企業のコーポレートカラーを使用することで、ロイヤリティ効果を得ることもできます。
立地も、エリアのイメージをふまえて選ぶことでブランディングにつながります。例えば、主要駅の周辺、一流企業が集まる場所に移転すると、企業が順調に成長していることをアピールできるでしょう。
さらに、オフィス移転は人材採用においても効果を得られます。働きやすい環境を整えていることが分かれば、求職者に良いイメージを与えることができます。優秀な人材を確保することにもつながるかもしれません。
オフィス移転をスムーズに進める方法
オフィス移転をスムーズに進めるためのコツを紹介します。「移転後に後悔しない」「メリットを最大限に活かす」ために、以下のポイントを参考にしてみてください。
移転の目的を明確にする
新しいオフィスの計画を立てるには、移転する目的を明確にすることが重要です。
目的が曖昧だと、オフィスを選ぶ基準が定まりません。オフィス移転を成功させるために、以下の移転目的と現状を照らし合わせてみてください。
【主な移転目的】
- 事業拡大または縮小
- 生産性向上
- 企業のブランド化
- 優秀な人材の確保
- 経費削減
- オフィスの老朽化
- 本社の移転
- 組織体制の変化
- 自社ビルの取得
- 賃貸契約の満了
レイアウトやオフィスデザインは、移転の目的を軸に決定すると良いでしょう。
とはいえ、移転後に社員のモチベーション低下や、ランニングコストの増加を招くこともあるため、注意が必要です。
移転により通勤の利便性が失われると、ストレスがかかり、離職へつながるおそれもあります。移転を検討する際は、社員の意見も聞いておくと良いでしょう。
また、オフィスを広くすれば、賃料の増加以外にも、新しい家具や備品の新調も必要になるかもしれません。オフィス移転をスムーズに進めるために、現オフィスの使い方や課題などを調査しておくことをおすすめします。
早めにスケジュールを立てる
オフィス移転をスムーズに進めるために、オフィス移転に必要な作業を把握して、早めにスケジュールを立てましょう。通常業務をこなしながら、オフィス移転を進めるため、計画的に取り組むことが大切です。
多くの場合、6か月前にはオフィスの解約予告が必要です。移転日が決まったら、逆算しながら余裕をもってスケジュールを組み立ててください。
オフィス移転に必要な要素は、以下の5つです。
- 移転目的の明確化
- 目的別に新オフィスを選定
- 旧オフィスの解約と原状回復工事などの手配
- 新オフィスのレイアウトなどの決定
- 移転準備と各種届出など
会社の繁忙期を考えて、無理のない計画を立てましょう。
オフィス移転の専門家に相談する
オフィス移転には、多くの作業が必要です。移動先の選定、新オフィスの工事の見積もり、引っ越し業者の選定など、本業以外に時間を割かなければならず、人的コストもかかります。
オフィス移転が初めてだと、模索しながら進める必要があり、社員への負担が大きくなります。オフィス移転の担当者の本業に支障が出ないようにするためにも、専門家に相談・依頼することがおすすめです。
スター引越センターは、オフィス引越しに関するあらゆる作業を一括でお任せいただけます。原状回復業者や配線工事業者と連携しており、引越しとともに内装工事や配線工事なども完了します。
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まとめ
オフィス移転をすることで、社員の生産性の向上や固定費の最適化、企業のイメージアップなどのメリットが得られます。とはいえ、オフィス移転を進めるためには、移転目的の明確化やスケジュール調整などが必要となり、本業以外の作業が増加します。
オフィスの移転後に後悔することなく、効率的に進めるために事前準備をしっかり行いましょう。オフィス移転に少しでも不安がある方は、スター引越センターまで、お気軽にお問い合わせください。
