【チェックリスト付】オフィス移転(引越し)は、どの業者に任せればいい?「必要な手続き」や「準備期間」は?

オフィス移転(引越し)は会社全体を巻き込む一大プロジェクトです。

オフィス移転(引越し)の仕事は他の仕事以上に、段取りよく進められるかどうかで、プロジェクトの成否が決まってしまう仕事なので、絶対に失敗できないですよね?

でも、安心してください。

これから紹介する知識を自分のものにすることができれば、事前に「いつ、何をすればいいのか?」を分かった上で仕事を進めることができるので、あなたの会社の「オフィス移転(引越し)プロジェクト」が失敗してしまい、担当であるあなたが赤っ恥をかく・・・なんて悪夢を経験しないで済むようになるでしょう。

具体的に、あなたがこの記事の知識を活用して得られる可能性のある結果は、下記のようになります。

  • オフィス移転(引越し)に関わる人たちに、具体的な仕事の段取りについて、分かりやすく説明することができます。あなたは、このプロジェクトの頼れるリーダーとして、社内で一目置かれるような存在になることができるでしょう。

 

  • あなた一人が仕事を抱えるようなことがなくなり、作業を分担することができます。適切な時期にやるべきことが明確になっていれば、その作業を事前に人にお願いすることができます。そうすることで、あなたは仕事に追われる作業員ではなく、仕事を追いかけ、チェックすることができる頼れるプロジェクトリーダーとしての役割に徹することができるようになるでしょう。

 

  • チェックリストには必要な作業項目がすべて網羅されているので「抜け」や「漏れ」がなくなり、安心して仕事を進めることができるようになるでしょう。特に、オフィス移転(引越し)は日常業務と並行して行う必要があるため、この記事の最後に紹介する「チェックリスト」を活用することで、日常業務への負担も減らすことができます。

この記事の内容

「オフィス移転(引越し)を行う上で、事前にやっておかなければならないこと」と「必要な準備期間」は?

さて、まずは「オフィス移転を行う上で、事前にやっておかなければならないこと」と「必要な準備期間」について紹介したいと思います。

オフィス移転(引越し)の目的を明確にする・・・6か月前

まずは、オフィス移転(引越し)の目的を明確にする必要があります。

オフィス移転(引越し)の目的は、

  • 業務の拡大に伴い、現在のオフィスが手狭になったから、もっと広い場所にオフィスを移転するため

 

  • 業務縮小に伴い、現在のオフィスの負担が重くなり、毎月の支払いが困難になったので多少不便になってもいいので、もっとリーズナブルな家賃のオフィスに移転するため

 

  • 会社のマーケティング、営業戦略上、好立地に拠点を構えるため

など、会社によって様々な事情があると思いますが、オフィス移転(引越し)の目的は絶対に曖昧にしてはいけません。

なぜなら、オフィス移転(引越し)の目的によって、選ぶ物件やオフィスレイアウト、周囲への説明の仕方が変わってくるからです。

例えば、単に「オフィスが手狭になったから」という移転目的と、「マーケティング、営業戦略上、好立地に拠点を構える」という移転目的では、その意味合いがまるで違います。

【事例】福祉系の人材派遣・紹介会社のオフィス移転(引越し)の目的

従業員数約30名のある福祉系の人材派遣・紹介会社はあえて、他の地域と比べて家賃も高い銀座という立地に拠点を構えることで、銀座にある福祉系の人材派遣・紹介会社としてのブランドイメージを確立しました。銀座というアクセスとイメージがよい立地を選ぶことで人材の集客コストを下げ、また、企業や自治体に対しては「銀座という一等地にある会社」として、取引する上での信頼性を高めることに成功しました。


【事例】IT企業のオフィス移転(引越し)の目的

従業員数約20名のあるIT企業は、家賃が高い新宿の一等地にあるオフィスビルから、家賃が安くてスペースが広い新横浜のオフィスビルへとオフィス移転(引越し)しました。その理由は、この企業の商品・サービスはインターネット上で完結するサービスであったため場所はどこでも活動できること。それから、従業員の半数以上が横浜から通っていたこともあり、社員の働き方改革を推進する上でも好都合であることでした。

このように、「何をするか?」(オフィス移転)の前に、「なぜ、それをするか?」(オフィス移転の目的)を明確にするかしないかで、何十倍もの生産性が変わってくる可能性があるのです。

オフィス移転(引越し)は、会社の業績を左右する一台プロジェクトです。

そして、それはまず、「輝かしい将来の結果を手にするための目的」を明確にすることから始まるのです。

不動産会社に物件紹介を依頼する・・・6ヶ月前

オフィス移転(引越し)の目的と明確にしたら、次にやることは「社員が増えたのでオフィスを広くしたい」「建物の設備が不十分」「賃料が高いためもっとコストパフォーマンスの高い所を探している」など、不動産会社の担当者にオフィス移転の目的をはっきりと伝えましょう。その上で、家賃、設備、駅からのアクセスなどの条件も具体的に伝え、物件紹介を依頼します。

不動産会社の担当者に物件紹介を依頼する時のポイントは、「目的」と「条件」をセットで伝えることです。

なぜなら、不動産会社の担当者の立場から考えれば、「この条件で物件を探している」と言われるよりも「●●したいから、この条件で物件を探している」と言われた方が、「この目的を達成するのであれば、もっとこんな条件がある物件が役立つのではないか」というように、プラスアルファの要素も考えることができるからです。

例えば、「社員の働きやすさ」を目的にオフィス移転を検討している会社の物件を探す場合、単に駅から近いという条件だけでは十分でありません。

例えば、駅から徒歩8分の距離で近くとも、歩道が狭く、トラックなどの交通量が多い道を通らなければオフィスに辿りつけない場合、社員の安全という意味で心配があるかもしれません。そうであれば、駅から徒歩13分かかるけど、商店街を通る道のため安全かつ、途中で買い物ができるので便利な物件の方がいいかもしれません。

現在の物件の解約予告期間の確認・・・6ヶ月前

いい物件が見つかって移転が決まったら、まずは現在の物件の解約予告期間を確認しましょう。一般的に解約予告期間は、3か月から6ヶ月を設けている物件ことが多く、新しいオフィスと契約期間が重ならないようにすることが大切です。

当然ですが、契約期間が重なっていれば、それだけコストの負担は大きくなってしまいますよね?

現在の物件の原状回復条件の確認・・・6ヶ月前

次に今の物件からの退去日が決まったら、退去日までに原状回復をしなければなりません。

一般的にオフィス移転(引越し)の場合は、契約期間内に原状回復を終わらせるのがルールです。

また、新しいオフィスは、原状回復工事の開始までに時間を要する場合があります。

オフィス移転(引越し)によって、営業が止まってしまったり、支障をきたさないように、現状回復工事の段取りもしっかりとチェックしておきましょう

原状回復工事の見積もり・・・5ヶ月前

原状回復工事の見積もりを行いましょう。工事を行う業者によって価格が変わることがありますので少なくとも3社、多くとも5社に見積りを依頼しましょう。

現状回復工事の見積もりのポイントは、まずは引越し業者に相談してみるという方法があります。

なぜなら、引越し業者は様々な業者を知っており、表には出ないような業者ごとの強みと弱みを詳細に把握しているケースが多いからです。

移転先の検討・決定・・・5ヶ月前

規模や立地・賃料などの条件から物件を内覧し、決定します。最初に賃料が何ヶ月分必要なのか、設備の利用方法なども自分の目で見て、実際に足を運んで、しっかりと確認しておきましょう。

物件の契約・・・4ヶ月前

新しい物件の契約を行います。ここでは、しっかりと契約条件を確認した上で、確実に契約をしていきましょう。

契約書には細かな条項もありますが、それらも必ずチェックするようにしてください。

なぜなら、そのような細かな条項に重要事項が明記されていることもあるため、後々、不利な条件で契約を結ばされたり、不動産会社とトラブルにならないように、契約は慎重になり過ぎるぐらい慎重になって契約を締結していきましょう。

移転スケジュールの確定・・・4ヶ月前

物件の契約をしたら、移転までの詳細なスケジュールを作っていきましょう。

どんな仕事でも同じですが、スケジュールを立てない、もしくは曖昧にすると必ず、「抜け」や「漏れ」が出てしまい、直前で慌てて対応する結果となってしまいます。

致命的な間違いをしないためにも、また、「抜け」や「漏れ」によって現状の業務に支障をきたさないためにも、スケジュールはしっかりと立てていきましょう。

オフィスプランニング・・・4ヶ月前

オフィスが決定したら、会議室や執務室、打合せスペースなどの具体的なレイアウトを決めます。また、この時、ネットワーク配線やサーバ機器の設置場所なども併せて考えておきましょう。

オフィスのレイアウトは利便性だけでなく、「自社の仕事の流れに沿ったコミュニケーションが円滑に流れるか?」ということを重視していきましょう。

なぜなら、仕事の成果を決めるのは明確な仕事の流れであり、その流れを円滑にするためのコミュニケーションの量と質だからです。

オフィスのレイアウトは情報機器の設置場所は、このような観点から決定していきましょう。

工事やレイアウトの決定・発注・・・3ヶ月前

オフィスレイアウトの計画に基づき、下記を行っていきましょう。

  • 原状回復工事発注
  • レイアウトの決定、発注
  • 引っ越し什器決定、発注 など

電話回線の手配など・・・2ヶ月前

移転の2ヶ月前は、下記を行っていきましょう。

  • 電話回線の手配
  • 社内のスタッフにオフィス移転を周知するための印刷物作成 など

物件の引き渡しなど・・・1ヶ月前

さて、いよいよオフィス移転(引越し)が目前に迫ってきました。

オフィス移転(引越し)の1ヶ月前にやることは主に、下記になります。

  • 物件の引き渡し
  • 什器搬入
  • LAN工事
  • 各種書類の提出 など

以上のようにオフィス移転(引越し)までには、最低6ヶ月ほどの準備期間をみておいた方が良いでしょう。

チェックリストを活用して、オフィス移転(引越し)をスムーズに!

初めてのオフィス移転(引越し)では、チェックリストを活用することをオススメします。

下記は参考にしていただきたい、オススメのリスト内容になります。

オフィス移転(引越し)に必要なチェックリスト一覧

◆ 現在のオフィスのチェックリスト

現在の物件の解約予告期間をあらかじめ確認した上で、解約予告を出します。

契約書を確認し、どこまでの原状回復義務があるのかを確認します。またそれに合わせた予算の算定を行います。

そして賃料の支払い責務などを担保としたオーナーが預かっている預託金を返還してもらいます。

一般的には、契約が終了し原状回復工事が終わったあとに精算・返還されます。

また、引っ越し業者の選択が可能かどうか、あらかじめ契約書をチェックしておきます。引っ越し業者の選択が可能であれば、3社〜5社の業者から見積りを取って費用とサービス内容を比べるのがおすすめです。

□ 解約予告

□ 解約予告

□ 解約予告

□ 原状回復条件、範囲、費用

□ 預託金の返還

□ 業者の選択が可能か

□ 新オフィスの入居可能な時期

□ 業者手配とスケジュール、費用

◆ 新オフィスのチェックリスト

新オフィスの選定

まずはオフィス移転(引越し)の目的を明確にします。

立地条件、通勤時間などどれを重要視するか明確にすることによって、オフィスを選びやすくなります。

また契約には賃料だけでなく様々な費用がかかります。

そのため最終的な見積りをとって確認しましょう。

□ 立地条件・場所

□ 社員の通勤時間・通勤にかかる経費の増減

□ 最寄駅から交通ルート・所要時間

□ 近くの銀行、郵便局、役所の把握

□ 飲食店、商業施設が周辺にあるか

□ 他に入居してる企業

□ 契約にかかる費用(賃料・共益費・敷金、保証金・更新料・礼金・預託金)

社内の移転準備

新しいオフィスへ移転する目的を明確にし、現在のオフィスの契約内容を確認します。

社員へ「なぜ新しいオフィスへ移転する必要があるのか」を説明します。

また新しいオフィスへ求める条件などをアンケートするという方法もあります。

引っ越し業者や内装業者、電話FAXの移設業者は可能であれば複数の業者から見積りをとっておきましょう。

また電話番号を変更する際には、取引先への連絡なども必要となりますので、早めに確認しておくのがおすすめです。

□ 移転計画立案

□ 社員への説明

□ 引越し業者選定

□ 内装業者選定

□ 電話・FAX移設業者選定

□ OA機器移設業者選定

□ 費用

オフィスのプランニング

レイアウトのプランニングなどを行います。

ネットワーク配線やサーバ機器の場所なども決めて起きましょう。

また、オフィスを使用する人数に合わせた机やイス、パソコンなどの設備からオフィスの広さを考えます。

社員一人あたりのオフィス面積は、「一人あたり3坪(10㎡)」が目安だとされています。

オフィスの決定後は具体的なレイアウト作成を行います。

業者に任せれば下見・レイアウト・見積もりまでを一括で行うことも可能です。

□ オフィスを使用する人数

□ 具体的なレイアウト作成

□ 一人の占有面積

□ 受付・会議室・応接室などの有無

□ 収納、リフレッシュスペース

□ 新規什器備品・OA機器の購入

□ 内装工事の見積り

移転案内

取引先や掲載物に載せる移転案内を作っておきましょう。

そして、作成した送付先のリストに合わせて案内を送ります。

□ 移転案内作成

□ 送付先リスト作成

□ 印刷発注

□ 宛名作成

□ 発送時期の決定

□ 発送

◆ 内装業者・家具メーカーチェックリスト

内装業者や家具メーカーは複数から見積りをとっておくと安心です。

また業者によって得手不得手などもありますので、確認しておきましょう。

見積りを取る上でのチェックリストが以下になります。

□ 希望通りのレイアウト案か

□ 工事スケジュールは詰まってないか

□ スペースに無理はないか

□ 企業イメージにあった内装か

□ 電話・OA機器移設、引越業者等との調整

□ 収納スペースは足りているか

□ 間仕切り・内装、防災など、法規上クリアしているか

□ 空調の変更・追加はあるか

□ 電気容量

□ 電源がとりやすい位置にあるか

□ 家具・什器備品の無駄な発注がないか

□ 費用が妥当であるか

場合によってオプション料金となっていることがあります。

料金だけでなく条件などもしっかりと確認しましょう。

◆ 引越し業者作業のチェックリスト

引越し作業もあらかじめ手順をチェックすることによって、仕事をスムーズに行えます。

引っ越し業者によっては、これらのスケジュールを作成してくれる所もありますので、活用するのもおすすめです。

□ 全体のスケジュール

□ 引越しマニュアル作成

□ 移転物・残留物・廃棄物リスト作成

□ 廃棄物の処理方法

□ 梱包方法

□ 搬出・搬入経路の確認

□ 社内説明会

□ 社内への指示、作業割り当て

□ 最終レイアウトと現場との整合性の確認

□ 鍵の受け渡し確認

このチェックリストを担当者であるあなただけでなく、他の社員や上司と共有しておくことで、社員全員が現在の進行状況を確認することができます。

社内での協力依頼や、進捗状況の報告がしやすく「抜け」や「漏れ」が発生することなく、オフィス移転(引っ越し)を進めることが可能です。

また、リストを各業者とも共有すれば、お互いに今の状況を確認できるので、非常に便利です。

オフィス移転(引っ越し)に「協力依頼が必要な業者」と「依頼するタイミング」とは?

オフィス移転(引っ越し)の難しいところは、各業者に依頼をするタイミングがバラバラだということです。

どの業者も早めに連絡をすることをオススメしますが、解約予告日や移転規模によっても依頼するタイミングが違います。

大規模な会社の場合では特に、準備に時間がかかりますので目安として、下記を参考にしてください。

【大規模な会社の場合】

一般的に坪数が大きいオフィスほど解約予告期間が長くなっています。

30坪以上のオフィスになると6ヶ月予告の場所が多くなっています。

人数が多い会社は備品やオフィス用品も多く、移転にかかる費用も日数も増えます。

移転ギリギリでの依頼は、金額交渉や相見積りを取る時間がなくなり、高い費用で移転せざるを得なくなるケースも考えられるので注意が必要です。

自社に取って有利な金額交渉や、相見積りを取るためにも、最低でも半年〜1年の余裕を持って依頼しましょう。

【中規模な会社の場合】

10~30坪の場合は、3ヶ月前予告のところが多くなっています。

そのため最低でも5~3ヶ月の余裕を持って依頼をしましょう。

【小規模な会社の場合】

2〜5名以内の小規模の会社では、臨機応変に動きやすく、オフィス用品も比較的少ないので、3ヶ月前や最悪1ヶ月前に各業者へ依頼をしても間に合う事が多いです。

オフィス移転(引越し)完了後に必要な手続きは?

オフィス移転(引越し)に伴い、たくさんの申請書を提出する必要があります。

オフィス移転(引越し)には、下記に記載する機関への申請が必要になりますので、総務・人事担当の人は提出期間を守って申請するようにしましょう。

法務局

「移転登記申請」

移転前の管轄法務局に届け出を出します。移転後2週間以内に行います。

税務署

「給与支払い事業所の変更・納税地の変更届」

新・旧納税地所轄税務署に届け出を出します。「事業年度、納税地、その他の変更異動届出書」は移動後遅滞なく、「給与支払事業所などを開設・移転・廃止届出書」は移転日から1ヶ月以内に提出します。

都道府県税務署

「事業開始等申告書」

旧税務事務所へ、事業開始の日から10日以内に提出します。

社会保険事務所

「適用事業所所在地名称変更届」

旧社会保険事務所へ5日以内に提出します。

公共職業安定所

「事業主・事業所変更届」

新所轄事務所適用係へ変更のあった日から10日以内に提出します。

労働基準監督署

「労働保険名称・所在地等変更届、労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書、労働保険関係成立届」

同一管轄内での移転の場合→その所轄監督署

同県内で管轄外の移転の場合→新所轄監督署

県外への移転の場合→旧所轄監督署へ廃止届を提出し新所轄監督署へ成立届けをそれぞれ提出します。

「労働保険名称・所在地等変更届」は速やかに、「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書、労働保険関係成立届」は、移転後保険関係が成立した日の翌日から10日以内に提出します。

消防署

「防火管理者責任届」

新所轄消防署予防課へ遅滞なく提出します。

郵便局

「転居届」

旧受持郵便局へ転居判明後速やかに提出します。

警察署

「車庫証明」

新所轄警察署へ転居判明後、速やかに提出します。

総務・人事担当者も、移転後に申請が必要な届け出について、チェックリストを作り共有すると、手続きがスムーズにおこなえます。

オフィスの移転(引越し)完了後に、必要な手続き内容を把握し、「抜け」や「漏れ」のないようにしましょう。

まとめ

オフィス移転(引越し)をおこなうにあたり、様々な準備や業者とのやりとりが必要です。

また、移転(引越し)前に行うこと、移転(引越し)後に行うこと、多岐に渡る作業項目がありますので、オフィスの移転(引越し)担当の方は、この記事で紹介したようなチェックリストを作り、作業の「抜け」や「漏れ」がないように進めていくことが大切です。

<オフィス移転(引越し)に必要なチェックリスト例>

◆ 現在のオフィスのチェックリスト

◆ 新オフィスのチェックリスト

◆ 内装業者・家具メーカーチェックリスト

◆ 引越し業者作業のチェックリスト

ぜひ、素晴らしい新天地への移転のお供に、この記事の知識を活用していただけたら、嬉しく思います。

追伸

私たち、「スター引越しセンター」は引越し専門の会社ですが、様々な専門業者とのネットワークを持っていますのでぜひ、お気軽にご相談くださいね。

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連絡先:0800-1111-555