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オフィス移転や事務所移転で失敗しない物件の選び方とは?

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新しいオフィス、事務所への移転は、必ず会社の担当者が中心になって移転の手配や、業者とのやり取りをまとめておこないます。

しかしオフィスや事務所移転をする上では、業務効率の改善やモチベーションのアップにつながるか?など、社員の満足度も考えなくてはいけません。

幅広い役割を担う担当者の方に、社長をはじめとした従業員全員が納得する、失敗しない事務所選びの注意点をご紹介します。

社員の要望を踏まえた賃貸事務所探し

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新しいオフィス、事務所を探すとき、直接不動産会社へ行くのではなく、希望に合う物件をネットで見繕ってから不動産会社に連絡を取りましょう。

「良いオフィス、事務所探し」はネットで検索する段階から始まっています。

オフィス、事務所の検索は、社長や上司からの要望を基準に探す人が多くいますが、上からの意見だけでは社員の満足度はアップしません。

それだけでなく、あまりにも上の意見を聞きすぎると、その他の従業員の不満も溜まってしまいます。

オフィスや事務所検索をする際は、社員全員の交通の便、駅からの近く通いやすい、条件を考えて検索しましょう。

社員の人数が少ない場合は全員の希望を聞き、平等にそれらの希望に添えるような物件を探すことが大切です。

問い合わせで注意するべきこと

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ネットでいくつかピックアップしたら、次はその物件を取り扱っている不動産会社に連絡を入れます。

目安としては5件ほどに物件を絞り、取扱不動産会社へ確認してください。

それぞれの物件を取り扱う不動産会社が違うようでしたら、まずは、一番お気に入りの物件を紹介している不動産会社へ連絡します。

また、はじめから5社全てに問い合わせを入れる必要もありません。まずは下記内容を担当者に伝えることをオススメします。

  • ピックアップした物件に興味があること
  • 紹介している物件は入居可能か?
  • 入居可能日はいつか?
  • 内見はできるか?
  • 解約予告の期間

一通りの内容を伝えた上で、担当者と打ち合わせの日程を決めましょう。

他の不動産会社も2社ほど選び、同様に打ち合わせの段取りをつけます。

実は、オフィスや事務所を担当する仲介不動産会社の大半は、ほとんどの物件を紹介できるのです。

打ち合わせする不動産会社が多すぎると、メールのやり取りだけでも時間を費やしてしまいます。

通常の業務をおこないながら物件を探すとなれば、3社以下に絞ることをオススメします。

検討中のオフィスや事務所の内見時に注意したいこと

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検討中のオフィスや事務所の内見時に注意したいことについて、チェックリストとしてまとめました。

駅からの距離

駅から徒歩5分。と記載されていても1分80mで歩いた場合の仮定した時間です。信号や踏切などは考慮されていないので、実際に歩いてみることが大切です。

エントランス

エントランスは会社の顔です。共有部分の管理がしっかりとされているのかをチェックしましょう。

トイレ

チェック忘れが多いトイレ。女性の方も一緒に内見ができるならそれがオススメです。

外観と内観

ネットに掲載されている写真ではどの物件も綺麗に見えます。見た目も大切です。

管理会社

事務所が入っているビルをしっかりと管理し清潔に保っているか?管理室があるか?のチェックしましょう。

他のフロア

他のフロアにどんな会社が入っているのかチェックが必要で、どんな来客が来ているのかをチェックし雰囲気を確認しましょう。

1階のテナント

1階のテナントはそのビルの印象を左右します。コンビニなのか、ラーメン屋か、カフェかをチェックしましょう。

まとめ

オフィスや事務所移転の担当者もしくは責任者に任命されたら、会社全体のことを考えながら、荷造りや移転先の内見など、通常業務に加えとても忙しくなります。

業者とのやり取りの他に、上司、社員の要望をまとめ、モチベーションが上がるような物件を探さなければなりません。
しかし、オフィス移転や事務所移転は滅多にできない貴重な経験です。

ぜひ会社の業績アップのために、社員も満足する失敗しないオフィスや事務所選びをしましょう。