初めてのオフィス移転で知っておくべきスケジュールの6大項目とは

オフィス移転スケジュール Office Moving Schedule

もしあなたが、ある日突然、オフィス移転プロジェクトのリーダーに任命されたとしたら、まず何から始めますか?

そしてそれが、あなたにとっても会社にとっても初めてのオフィス移転だとしたら、、、

まずは何を準備すればいいのか、いろいろ調べるでしょうか?

そんなあなたに20年以上に渡ってオフィス移転のお手伝いをしてきたプロからのアドバイスがコレです。

「まずはスケジュールの大枠を組みましょう!」

ということです。

ここでは、初めてのオフィス移転で担当者が知っておくべきスケジュールの大枠を組むために必要な6大項目についてお話します。

 

オフィスの移転はさまざまなタスクが同時に進行する複雑なプロジェクトです。会社の規模や社員の数が多くなればなるほど什器やOA機器の搬出・搬入量も増えたり、部署間の連携や調整をしたり、担当者はものすごいエネルギーを投入することになります。

やるべきタスクを洗い出して細かくスケジュールを組んでいくことも必要ですが、プロジェクトが進むにつれて一定の割合でイレギュラーが発生し、その都度修正に追われるのも事実。

まずはどのような流れでオフィス移転のプロジェクトが進むのか大まかなスケジュールを決めたほうがいちいちイレギュラーが発生するたびに振り回されないでプロジェクトを前に進めることができます。

大まかなスケジュールを決めたうえで社内関係者や業者にも加わってもらい、意見を出し合いながらそれぞれのタスクを決めて管理したほうが生産性も上がります。何より、細かなタスク管理は上手く分散させることですべてのタスク管理が集中しがちなプロジェクトリーダーのあなたの負担をグッと減らすことができます。これって、すごく助かりますよね。

(プロジェクトリーダーといっても、それだけやっているわけにはいきませんよね? たぶんあなたも、他の会社で多くの担当者がそうであるように、自分の通常業務に加えてオフィスの移転プロジェクトを抱えるようになるはずなので、、)

初めてのオフィス移転で知っておくべきスケジュールの6大項目

これがあなたが知っておくべきスケジュールの6大項目です。

  1. 移転プロジェクトの企画・立案
  2. 現オフィスの契約確認
  3. 新しいオフィスの決定
  4. オフィス移転の準備
  5. オフィス移転の実行
  6. 旧オフィスの退去

では詳しくみていきます。

 移転プロジェクトの企画・立案(6大項目その1)

まず最初にオフィス移転の目的を明確にします。

社員が増えて今のオフィスが手狭になったから広いオフィスに移りたいとか、今のオフィスの賃料が高いので安いオフィスに移ってコストを削減したいなど、何かしら移転する理由がありますよね?

これをもう少し掘り下げて、移転の目的を具体化することでよりプロジェクトをイメージしやすくなります。

たとえば、このように具体化します。

  • 社員が増えたのでオフィスを移転したいが、単にオフィススペースを広げるだけではなくて社員の動線や什器・OA機器の配置を工夫して作業効率を上げたり、ミーティングルームを増やしたり、パーテーションを外せば50人は収容できる会議室を作りたいなど、機能性を重視したレイアウトで職場全体の生産性を高めたい。

 

  • 建物や設備が老朽化したので新しいオフィスに移りたい。とくに女子社員の定着率を上げるためにトイレの機能面や清潔感などを重視したい。(リクルート会社の調査によると、最近では男性社員もトイレ設備の充実を職場環境の優先事項として挙げることが多いそうですね)

 

  • システムエンジニアなど専門職の作業効率を上げるために広いフロアのオフィスに移り、一人ひとりの机のサイズを広くして、さらに半個室のような状態にして業務に集中できるような環境を作り、生産性を高めたい。

 

  • オフィス移転で人材不足を解消したい。新卒採用や中途採用で優秀な人材を集めたいので路線と最寄り駅、駅近といったアクセス面のほか、広いフロアに無駄な壁や仕切りがなくて社内の風通しを良くしたい、オフィスからの眺望を良くして社員のステータス感を高めたいなど、オフィス自体の魅力を強くしたい。

 

  • ビジネスを進めるうえで有利な場所に移転したい。たとえば、IT企業やソーシャルゲーム企業などであればインターネットの関連企業が多く集まる渋谷周辺にしたほうが市場(マーケット)リサーチに有利だ、とか。(渋谷はつねに最新の流行や商品のトレンドが溢れているのでアイデアが生れやすい街として人気)

という感じで、移転の目的を具体化することでよりプロジェクトがイメージができたほうが後々のスケジュールが組みやすくなります。

現オフィスの契約確認(6大項目その2)

現オフィスの契約確認では、解約予告期間と原状回復について確認します。

賃貸契約しているのがオフィスビルの場合、6ヶ月前までに解約予告が必要なケースが多くなっています。オフィスの解約予告期間を確認してから、スケジュールを組むと無駄がありません。解約予告をしなかったために必要以上に契約の重複期間を作らないためにも解約予告期間をしっかりと確認します。

原状回復の条件と必要な工事や費用を見積もります。原状回復の工事は新しいオフィスに移転してからになるので、明け渡し日から逆算して工事着手のスケジュールを組まなければいけません。また、オフィス移転の目的は大きく分けて生産性向上かコスト削減のどちらかです。原状回復費用も含めた移転コストがトータルで見て回収できるのかを算定するためにも費用を見積もります。

新しいオフィスの決定(6大項目その3)

新しいオフィスを探す

目的に合ったオフィスを探します。

移転プロジェクトの企画・立案で具体化した移転する目的を元に条件設定し、物件の情報を収集します。

ホームページなどで情報収集するほか、知り合いの不動産関係者からも自分たちの目的に合ったオフィス情報を求めます。あなたの会社のことを良く理解してくれて、信頼のおける業者からの物件情報であれば最有力候補になるでしょう。

新しいオフィスを内見する

かならず複数の候補から物件を内見します。(まあ、見ないで決めることはないでしょうが、、)

条件に合う物件を出来るだけ多く、可能な限りの内見を行うことをおススメします。内見にはオフィスレイアウトを設計する人が同行すると有益なアドバイスをもらえることが多いです。

また、同じオフィスビルに入居している企業や周辺の環境も確認します。オフィスビルによっては、上のフロアや両隣の企業から響いてくる音や振動など業務の妨げになるケースもあります。どんなに条件にピッタリの物件でも近隣の焼肉店や焼き鳥店から漂ってくる美味そうな匂いがあなたの会社のブランディングにマッチするとは限りません。

新しいオフィスを契約する

移転時期や移転時の工事条件、退去時の原状回復条件などを確認して契約を結びます。工事関係は法律の制限を受ける場合もあるので工事を依頼する業者と一緒に確認したほうがいいでしょう。

オフィス移転の準備(6大項目その4)

オフィスレイアウトの設計

新しいオフィスが決まったらオフィスレイアウトを設計します。

オフィスレイアウトを設計するときは現在のオフィスで改善したい点を挙げて考えていきます。社員の動線や什器、OA機器の配置もよく考えたいところです。そのうえで内装工事や電気、ネットワーク工事を計画します。

安全上や法律上の問題があるので設計業者などに相談したほうがいいでしょう。経験豊富な業者であれば生産性を上げるオフィスレイアウトの事例など、いろいろ紹介してくれます。

内装やネットワーク工事の手配

移転にともない、電話やインターネットなど通信環境の変更手続きが必要になります。

変更すればクライアントや取引先への連絡、名刺や会社案内など印刷物の記載内容も変更しなくてはいけません。移転後にすぐ業務が開始できるように早い段階から準備しておく必要があります。

インターネット環境はサーバーをどうするのか、LANは有線か無線か、工事期間も内容によっては1ヶ月近くかかる場合もあります。業者との打合せも早めに済ませておいたほうがいいでしょう。

移転業者の手配

オフィス移転は一般家庭の引っ越しとは大きく違い、デスクや椅子、書類棚やロッカーなど荷物が大型化して、数も多くなります。効率よくマンパワーを投入しないと無駄な作業で時間をロスしてしまい、移転先でのオフィス機能の立ち上げに大幅に時間がかかってしまう場合もあります。

オフィス移転で失敗しないためにも実績の豊富な業者を選ぶのはもちろん、あなたのオフィスと同じくらいの規模で経験値の高い業者を選ぶことをおススメします。

オフィス移転の実行(6大項目その5)

いざ移転となったら社員、関係部署、各業者を総動員して一気に作業を進めます。

移転作業中はオフィス機能がストップします。なので、予定通りにできるだけ短い時間で作業を終えて、移転先でのオフィス機能の立ち上げを目指します。

作業を終えたら、レイアウト通りに什器やOA機器が設置されているか、電話やインターネットなど問題なく使えるかなど確認します。

近隣の企業や関係者など、必要に応じて挨拶廻りを行います。

旧オフィスの退去(6大項目その6)

移転にともなう廃棄物の処理、現状回復工事、旧オフィスの明け渡しを行います。

オフィス移転のスケジュールサンプル(おまけ)

6か月程度の移転スケジュールを紹介しますので参考にしてください。

移転6か月前にするべきこと

  • 移転プロジェクトの企画・立案
  • 現オフィスの状況確認、解約予告、原状回復条件の確認
  • 移転先オフィスの情報収集・選定

移転5か月前にするべきこと

  • 現オフィスの原状回復工事の見積もり・準備
  • 移転先オフィスの選定・内見

移転4か月前にするべきこと

  • 移転スケジュールの確定
  • 移転先オフィスの契約
  • 移転プロジェクト・スケジュールの社内通達
  • オフィスレイアウトの基本設計・内装工事等の準備
  • 現オフィスの原状回復工事打合せ

移転3か月前にするべきこと

  • 各業者への発注
  • オフィスレイアウトの決定
  • 内装工事・ネットワーク工事の発注
  • 移転先オフィスの什器・OA機器の決定(リース会社等への連絡)
  • 廃棄する什器・OA機器の決定(リース会社等への連絡)

移転2か月前にするべきこと

  • 電話・FAX回線の移転手配(番号変更等)
  • インターネット環境の移転手配
  • 名刺や会社案内など印刷物の内容変更手配
  • 各工事の作業届け
  • 原状回復工事発注

移転1か月前にするべきこと

  • 移転先オフィスの引き渡し
  • 内装工事の着工
  • 什器の搬入(新しく用意する場合)
  • 電源・インターネット環境・空調工事
  • クライアント・取引先への連絡
  • 関係官庁へ移転届の提出

移転後にするべきこと

  • 旧オフィスの原状回復工事
  • 旧オフィスの明け渡し

まとめ

20年以上に渡ってオフィス移転のお手伝いをしてきたプロのアドバイスとは、、、

「まずはスケジュールの大枠を組みましょう!」

です。

そしてスケジュールの大枠を組むときに必要なのは下の6大項目です。

  1. 移転プロジェクトの企画・立案
  2. 現オフィスの契約確認
  3. 移転先オフィスの決定
  4. オフィス移転の準備
  5. オフィス移転の実行
  6. 旧オフィスの退去

オフィスの移転はさまざまなタスクが同時に進行する複雑なプロジェクトです。プロジェクトが進むにつれて一定の割合でイレギュラーが発生するので、その都度修正に追われるのが担当者にとって悩ましいところです。

イレギュラーのたびにプロジェクトを止めないためにも、まずは大まかなスケジュールを決めてからタスクごとに業者を割り振っていくとプロジェクトを前に進めることができます。

担当者がアレもコレも抱え込まずに、できるだけ早い段階から業者などの関係者をプロジェクトに巻き込んでいきましょう。ワンストップで対応できる業者を味方につけるとデザイン、通信ネットワーク、移転作業など業者間を調整する手間も減らせ、あなたの負担が少なくなるのでおススメですよ。

 

 

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