オフィス・事務所移転をコンサルタントに依頼する「メリット」と「デメリット」とは?

オフィス・事務所を移転は会社の一大プロジェクトで、多額のヒト・モノ・カネが動きます。

そして、その責任者をやるとなると、かなり大変ですよね?

あなたがオフィス・事務所移転の仕事を任される場合、基本的には通常の業務と兼業するカタチとなると思うので、あなたの仕事量はいっきに増えてしまいます。

ただでさえ忙しいのに、もっともっと忙しくなることを考えると、恐ろしくなってしまいますよね?

でも、安心してください。

そんな時、頼りになるのが、オフィス・事務所移転のコンサルタント会社です。

そこで、今回の記事では、コンサルタント会社にあなたの会社のオフィス・事務所移転業務を依頼することの「メリット」と「デメリット」を紹介していきたいと思います。

オフィス・事務所移転のコンサルタントの仕事とは?

世の中には、オフィス・事務所移転に関わる業務を代行してくれるコンサルタント会社というものがあります。

オフィス・事務所移転の際には、非常に多くの業務が発生します。

また、その業務をスケジュール通りに進行管理していくのも骨の折れる作業です。

  • 移転先を決める
  • コストを計算する
  • オフィスのレイアウトを決める
  • 引っ越し業者を手配する etc

その業務は多岐に渡り、通常の業務をこなしながらでは、なかなか難しい場合があります。

そんな業務をコンサルタント会社に一括依頼すれば、効率よくオフィスを移転することができるのです。

コンサルタント会社にオフィス・事務所移転業務を依頼する「メリット」とは?

コンサルタント会社にオフィス・事務所移転業務を依頼する何よりのメリットは、オフィス・事務所移転業務に人員を避けない場合です。

その場合、コンサルタント会社に相応の報酬は支払う必要がありますが、オフィス・事務所移転のプロとして、あなたのために働いてくれるので「時間」と「労力」を大幅に軽減することができます。

コンサルタントが代行する範囲は、旧オフィス・事務所の引き払いの段取りから、新事務所のデザイン設計、移転のスケジュール管理、それから、金銭的・時間的コスト削減・引っ越し業者とのコミュニケーションの円滑化など細部まで対応してくれます。

また、自分たちでスケジュールを決めても、なかなか進行が上手くいかないことが多いのがオフィス・事務所移転プロジェクトの難しいところです。

それをプロの依頼することで、作業予定日より早く、そして正確に対応してくれるのも魅力の一つです。

移転後に実際業務を行ったらレイアウトが使いにくい、インターネット回線が通じないなどのトラブルが発生することも十分に考えられます。

コンサルタント業者のサービスで移転後の問題もサポートしてくれる業者がありますので、そんな業者には安心して移転業務を任せることができます。

次に、コンサルタント会社にオフィス・事務所移転を依頼する「3つのメリット」を紹介してていきたいと思います。

以下の記事を読んで、

「自分たちの力だけではとても無理!」

と思ったのならぜひ、コンサルタント会社に相談してみましょう。

メリット①:内装やオフィス家具、レイアウトの相談もできる

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オフィスのレイアウトを行うのも、なかなか難しい問題ですよね?

そっくり元のままのレイアウトを使うわけにもいかず、頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか?

特に将来的に事業規模拡大を見据え、面積の大きいオフィスに移転した場合はデスクのレイアウトは更に難しくなります。

将来的に部署が増え、部署ごとにデスクが固まる可能性があるなら、回遊性の高いレイアウトにする必要があります。

回遊性の高いレイアウトにする大きな理由として、緊急時の避難がスムーズになることです。

火事や地震といった災害が起きた時に、回遊性が低いと非難経路が確保できず、逃げ遅れる原因になりかねません。

また、端にデスクを置く社員は孤立感を感じ、作業効率にも影響が出てしまう場合もあります。

孤立感を感じる原因として、壁との距離が近く人が通るスペースがなく圧迫感を感じるためです。

回避性が高いオフィスなら、壁とデスクが遠いことにより人が入るスペースが増えて、コミュニケーションが盛んになります。

このように、たかがレイアウトですが、されどレイアウト。レイアウトは仕事の生産性に直結する重大な要素です。

でも、自分でレイアウトをした場合に無駄なスペースが生まれてしまうことや、一部分だけ狭くなってしまうことが起こりやすいものです。

そんな問題もオフィス・事務所移転の経験が豊富なコンサルトなら、気軽に相談にのってくれるでしょう。

レイアウトは予算的に大きな割合を占める部分であり、一度工事をするとなかなか変更できません。

そのため、専門業者に依頼する選択肢も検討していきましょう。

メリット②:コストパフォーマンスが高い

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コンサルタントに相談すればオフィス・事務所の規模から、相場に合ったものを選択してくれます。

また、内装やインフラ工事に関しても、最適な業者を選び、価格交渉まで対応してくれます。

それらの労力や時間を割かないでよいと考えると、コンサルタント会社に依頼した方が最終的にはコストパフォーマンスが良いと考えられます。

それに加え、オフィス・事務所移転のスケジュール管理も全て行ってくれるので、通常業務に支障が出ないよう進めることができるのです。

これはなかなか大きいメリットですよね?

また、引っ越し時に何らかの拍子に家具が壊れてしまったなどのトラブルも良く起こります。

運搬まで全部自分たちで行った場合、そんなトラブルも想定して、予算に補修費や新しい家具を買う費用を予算に組み込む必要が出てきます。引っ越し業者に依頼した場合、引っ越し時の補償がついている場合が多いので、万が一の時も安心です。

そのような細々した対応も含めて、オフィス・事務所移転コンサルタントに依頼した場合、その引っ越し業者への対応も円滑になります。

さらに。オフィス・事務所移転に関する窓口が一元化することにより、打ち合わせの回数や時間などを減らすことが可能です。

メリット③:独自のコネクションを持っている

また、コンサルタントも特定のエリアに特化した会社や、居抜き物件に強い会社など様々な特色を持っています。

特に、オフィス・事務所移転は交渉事が多くなってくるので、コンサルタント会社の信用力とコネクションを活用することで、自社に有利な条件で交渉できたり、コストを大幅に削減することも可能な場合があります。

ですので、コンサルタント会社と打ち合わせをする際は、自社のオフィス・事務所移転目的を正確に伝えて、

「ところで、わが社にメリットがあるような、他の会社にはない貴社の最大の強みは何ですか?」

という質問をするようにしましょう。

その質問に対する答えこそが、「どのコンサルタント会社を選ぶか?」の基準の一つになります。

オフィス・事務所移転は日常的なプロジェクトではなく、一生に1回あるかないかの大きなプロジェクトですので、自身の会社にベストなコンサルタントに一括依頼し、後悔のない移転を行いましょう。

コンサルタント会社にオフィス・事務所移転業務を依頼するデメリットとは?

これまで見てきたように、コンサルタント会社にオフィス・事務所移転業務を依頼することはたくさんのメリットがありますが「デメリット」に関しても、紹介しておきたいと思います。

何事においてもそうですが、物事には「メリット」と「デメリット」、光と影、表と裏というものがあります。

ポジティブなものもネガティブなものも含めて、何か新しいことを行うためには、事前にリスクを想定しておく必要があります。

コンサルタント会社に、あなたの会社の一大プロジェクトであるオフィス・事務所移転業務を任せることの「デメリット」は例えば、下記のような場合です。

  • ごくごく稀にですが、あなたを騙して後から高額のコンサルティング報酬を要求してくる会社もあります。
  • また、様々な業者にうまく交渉しているように見せかけて、実は相場よりも高額の見積を業者に作らせて、業者からバックマージンをもらっている会社もあります。
  • 営業担当が優秀に見えても、実際のコンサルタントとして動く人材が経験不足なこともあります。
  • 実績や経験豊富なコンサルタント会社であっても、担当する人が新人で、進行が拙く「これだったら自分たちでやればよかった」となってしまうこともあります。
  • ひどい場合には、コンサルタント会社の失敗の責任をあなたに平気で押し付けてくる会社もあります。

このようなリスクは、常に起こり得ると考えた方が安全です。

特に、オフィス・事務所移転プロジェクトはたくさんのお金、人、そして物が動くプロジェクトですので、慎重に行動するぐらいが丁度いいと思います。

では、このようなリスクを未然に防ぐ手立てはあるのでしょうか?

ちゃんとあるので、安心してください。

それは、オフィス・事務所移転の責任者であるあなた自身が直接動かず、コンサルタント会社に任せるにしても、必要な知識はしっかりと持っておくことです。

あなたが正しい知識を持っていれば、相手になめられるようなこともありませんし、何かおかしいと思ったら、コンサルタント会社に説明を求めることができます。

では、どんな知識を持つ必要があるのでしょうか?

最低限、下記の記事の知識はしっかりと頭に入れておくようにしましょう。

なぜ競合はオフィスを移転するのか? あなたが知っておくべき7つの目的とは。

2018.03.22

【チェックリスト付】オフィス移転(引越し)は、どの業者に任せればいい?「必要な手続き」や「準備期間」は?

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【移転コストの節約】オフィス移転の繁忙期っていつ?

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最低でも、これらの知識を把握しておけば、コンサルタント会社の提案やアドバイスの良し悪しが判断できるようになるので、面倒くさがらずにしっかりと読み込んでください。

たった1つの知識が、あなたの会社の一大プロジェクトを明暗を左右することがあります。

ですので、くれぐれも面倒くさがらずに必要な知識を自分の手元に集めておきましょう。

まとめ

繰り返しになりますが、オフィス移転をコンサルタントに依頼すると、あなたやあなたの会社の社員の「時間」と「労力」を割かずに済むので、通常業務に支障がないのが大きなメリットです。

スケジュールの完遂性とレイアウトの正確性は、自分たちでオフィス移転を行った場合とプロの仕事とを比べると、大きな差が出る可能性がありますので是非、オフィス・事務所移転コンサルタントへの相談を検討してみてください。

オフィス・事務所移転コンサルタントを行っている業者の多くは一度打ち合わせしてから、慎重に提案と見積りを出してくれます。

自分で行った場合の予算とあまり差異がない場合もあるので、数社に見積りを出してもらって、比較してみることをオススメです。

コンサルタント会社の中には、所在地不明のなど会社情報が少ないところもあるので、気なったことは細かく確認してください。

移転の際には会社にとって最適なコンサルタントを選び、快適な引っ越しを行いましょう!

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