不安にサヨナラ。初めてのオフィス移転でも安心の業務マニュアルとは?(21の基本項目を解説)

オフィス移転のマニュアル(Manual of office relocation)

ある日突然、あなたはオフィス移転のプロジェクトリーダーに選ばれました。

さあ、まず何から始めますか?

といっても、オフィス移転なんてそうそう対応する業務ではありませんよね。もし、あなたに対応した経験がなければ、きっと慌てて情報収集から始めるのではないでしょうか?

そんなあなたの役に立つオフィス移転の業務マニュアルを用意しました。

この記事の内容

 

初めてのオフィス移転でプロジェクトリーダーに任命されたあなたが取るべき最初の行動は?

上司に聞く?

先輩社員に聞く?

ネットで調べる?

本屋でオフィス移転の本を探す?

そんな状況であれば、ぜひこの記事を読み進めてください。

一般的なオフィス移転の基本項目を押さえているので、あとはあなたのオフィスの状況に合わせてプロジェクトを組み上げるだけ。必要な作業をモレなく進めていくことができるはずです。

ぜひ、マニュアルとしてあなたのそばに置いてください。

初めてのオフィス移転でも安心の業務マニュアル(21の基本項目)

このマニュアルは一般的なオフィスの移転プロジェクトで発生する作業を21の基本項目に分類しています。これらは多くの移転プロジェクトで見られる進行スケジュールで並べていますが、あなたのオフィスの状況に合わせて順番を入れ替えたり、微調整すればもっと使いやすくなるはずです。

その21の基本項目とは、

  1. オフィス移転プロジェクトの企画・立案
  2. 現オフィスの契約確認(解約予告、原状回復)
  3. 移転先オフィスの選定
  4. 移転先オフィスの内見
  5. 移転先オフィスの契約
  6. 移転準備―オフィス移転プロジェクトの編成
  7. 移転先オフィスのデザインレイアウト
  8. 移転先オフィスの内装工事
  9. 移転先オフィスの什器手配
  10. 移転先オフィスのインフラ整備
  11. 移転準備―リース会社への連絡
  12. 移転準備―移転挨拶状作成
  13. 移転準備―社内印刷物の作成
  14. 移転準備―社員証明書の再発行
  15. 移転準備―員の通勤定期の買い替え
  16. 移転準備―クライアントや取引業者への連絡
  17. 移転準備―関係官庁への届け出
  18. 移転先オフィスへ引越し
  19. 移転先オフィスの機能確認
  20. 現オフィスの原状回復工事
  21. 現オフィスの明け渡し

です。

では詳しく説明します。

オフィス移転プロジェクトの企画・立案

企画・立案(Planning)

企画・立案(Planning)

まずはオフィスを移転する目的を明確にします。

この「オフィスを移転する目的を明確に」がとても重要な出発点です。なぜなら、移転する目的によってこれから選定するオフィス物件に対する要求条件や優先順位、各工事にかける予算や配分などが変わってくるからです。

現オフィスの契約内容確認

契約内容確認(Confirm contract contents)

契約内容確認(Confirm contract contents)

現オフィスの契約で確認するべきポイントは2つ。解約予告期間と原状回復の条件です。

プロジェクトを予算化するのに、『オフィス移転プロジェクトの企画・立案』の前段階で解約予告と原状回復について確認しておくのが理想的です。

解約予告

一般的に賃貸のオフィスビルでは6ヶ月前までに解約予告を必要とする場合が多いので、賃貸借契約書でオフィスの解約予告期間を早めに確認します。

オフィス移転の完了は現オフィスの明け渡しがひとつの目安です。いつ解約するのか、いつ解約できるのかは移転スケジュールを組むときの重要なポイントです。

原状回復

ほとんどの場合、賃貸借契約で借主側が退去日までに原状回復を行い、オフィスを明け渡すことが決められています。

たとえば「原状に復した上で、本件建物を明け渡す」 とか、「躯体に関するものを除く、壁、天井、床等に対する修理は借主が負担する」など、どのような状態で貸主に返すべきなのかが具体的に賃貸借契約書に明記されています。

また、工事についても「管理会社の指定する業者に限る」など条件付きの場合もあります。原状回復の条件を必ず確認した上で工事見積もりを取り、業者の選定を行います。

立会いの重要性について

オフィスの退去時に起こるトラブルの多くは、原状回復を行う範囲において借主と管理会社やオフィスビルオーナーとの認識のズレが原因です。

契約書面での確認はもちろんですが、見積もりの段階でも実際に立会いの上で話を進めていくことが後々のトラブル防止になります。

移転先オフィスの選定

オフィスの選定(Selection of office)

オフィスの選定(Selection of office)

移転目的に合う条件をリスト化し、優先順位をつけます。

希望を挙げればキリがありませんが、優先順位をつけることでブレなく物件探しができますし、複数を比較する際の基準にもなります。

たとえば、

  • 移転先オフィスの場所(エリア、立地条件、最寄り駅からの距離など)
  • 必要な面積
  • 予算(賃料や移転費用など)
  • ビルのグレードや設備

を数値化しておくと複数物件の比較が容易になります。

その際、オフィス物件の面積には要注意です。

というのも、オフィス物件情報の面積は、

  • 実際にオフィスとして利用できる部分の面積であるネット契約面積
  • トイレや給湯、ELVホール、通路部分が含まれているグロス契約面積

があるからです。

オフィス物件の選定には、実際にオフィスとして利用できる面積を基準に選定する必要があります。また、面積の測定は壁心計算によることが一般的ですので、内寸面積は、一回り小さくなることを考慮しましょう。

移転先オフィスの内見

オフィスの内見(Viewing offices)

オフィスの内見(Viewing offices)

什器やOA機器、パーテーションの設置など内装工事が入る前の物件と、オフィス化した後では大きく状況が違います。

いざ、作業を進めてから「なんか違う、、」とならないように現オフィスの使用面積(ミーティングルームや会議室、エントランススペースに休憩室など)はもちろんのこと、オフィス什器(デスク、チェア、テーブル、ロッカーからOA機器や小物類まで)の数量と寸法を数値化しておくことで「内見のときは広く見えたのに実際にオフィスとして使うとそれほどでもなかった」なんて失敗を防げます。

また、意外と見落としがちなのが、近隣テナントの利用状況。同じビルに来客型のサービス系オフィスが入居していると外部者の出入りが多かったり、騒音で業務に支障がでる場合もあります。エレベーターの利用頻度によっては自分たちの利用がスムーズにいかないことも。

少し内覧しただけではわからないこともあるので近隣環境もしっかりと確認しましょう。

移転先オフィスの契約

契約(Agreement)

契約(Agreement)

契約条件の交渉にはさまざまな専門知識が必要になります。

できるだけ早いタイミングで専門家をプロジェクトメンバーに加えたほうがいいでしょう。このときに大事なポイントは、あなたの立場に立って相手側と交渉できる専門家がいるかどうかです。社内調整などでも、あなたよりも専門家に動いてもらったほうがスムーズにいくことも多いので、プロジェクトの初期段階からあなたの味方を作っておくことが、あなたの作業効率を上げることにつながります。

また、契約するうえで押さえておくべき基本事項は、

  • 解約予告期間
  • 預託金(敷金・保証金)の返還時期
  • 原状回復工事の項目と業者指定の有無
  • 特約事項

です。

契約にあたっての注意点

あせって契約する必要はありませんが、人気の物件などは時間をかけすぎると他の会社に先を越されてしまうこともあります。また、激しい交渉をし過ぎてビルオーナーや管理会社との関係性を壊してしまうと、契約してもらえなかったり、何かのときに便宜を計ってもらえなかったりとマイナスの面もあります。

基本的には条件交渉ありきの契約ですが、企業としての節度をもった行動は必要です。

移転準備ーオフィス移転プロジェクトの編成

プロジェクトの編成(Organizing the project)

プロジェクトの編成(Organizing the project)

移転先オフィスが決まれば、プロジェクトをより具体的に編成し直すようになります。

  • 現オフィスと移転先オフィスの計画期間で考えたスケジュールの策定
  • プロジェクトメンバーの担当業務の確認
  • 社内(社員)への移転プロジェクトの説明
  • 引越しや各工事会社の選定
  • 実際の数字をもとに予算化

など、すべての作業を具体的に、編集し直して実行段階に移ります。

移転先オフィスのデザインレイアウト

オフィスのデザインレイアウト(Office design layout)

オフィスのデザインレイアウト(Office design layout)

オフィスを移転する最大の目的は生産性の向上です。

そのためには、どのように社員動線を確保するのか、什器やOA機器の配置はどうするのかなどレイアウトをしっかりと設計していきましょう。

また、ここ数年はオフィスの「見せる化」を進めている企業が増えてきました。顧客や取引先との信頼関係を深めるために企業イメージをオフィスで表現する動きです。新卒や中途などの人材採用においても就業環境の良さを「見せる化」することが企業の成長戦略に組み込まれることも多いようです。

社内のアイデアだけでなく他社の成功事例など、プロの知識と経験は大いに参考にしたいところです。

移転先オフィスの内装工事

オフィスの内装工事(Office interior work)

オフィスの内装工事(Office interior work)

デザインレイアウトとも密接に関係してきますが、あなたのオフィス移転の目的にあった業者を選定します。

一般的なオフィスの場合、業務用の空調設備を利用することになりますが、フロアの広さによって設置するエアコンの種類が異なるので事前に確認しておきます。

また、物件やオフィスの構造、デザインレイアウトと設置する什器の位置によって電源位置や配線の取り回しを決めていきます。

移転先オフィスで間仕切りやパーテーションを設置する場合、管轄の消防署に届け出が必要な場合があります。工事会社のほうで手配してくれることが一般的ですが、届け出義務者はあくまで使用者(あなたの会社)です。必ず確認しておきましょう。

内装工事もオフィスビルの管理会社へ届け出を必要とする場合がほとんどなので、届け出の期日と用意する書類を確認しておきます。

移転先オフィスの什器手配

オフィス什器の手配(Arrangement of office furniture)

オフィス什器の手配(Arrangement of office furniture)

現オフィスでの什器を移動させるか、移転先オフィスに合わせて買い替えるかは、移転してからの生産性と移転プロジェクトの予算で考えていきます。

もし再利用(移動)が移転先オフィスの生産性を低下させるようであれば、思い切って什器を新調することも検討します。新調することでオフィスに統一感が出るなど、「見せる」オフィスの場合は重視したいポイントです。

予算が厳しい場合は中古品を検討するのもアリです。ここ数年で中古のオフィス什器市場もだいぶ広がってきました。質の良い中古品が流通していて、意外な掘り出し物が見つかったりします。

移転先オフィスのインフラ整備

インフラ整備(Infrastructure maintenance)

インフラ整備(Infrastructure maintenance)

インフラ整備とは主に電話配線工事やLAN配線工事のことを指しますが、業者によっては電気工事もインフラ整備に含めている場合もあるので注意してください。

顧客、取引先、社内など、すべてのコミュニケーションにおいて電話、FAX、インターネットといった通信インフラは不可欠です。引越し時には停止せざるを得ませんが、引越し後はすぐ復旧するように段取っておく必要があります。

移転準備―リース会社への連絡

OA機器はリース会社へ連絡

OA機器はリース会社へ連絡

OA機器などはリース契約している場合が多いのではないでしょうか?

新しいオフィスに移動させるにしても、入れ替えるにしても、リース会社との打ち合わせが必要になります。移転先オフィスのデザインレイアウトや現オフィスの稼働状況、使用年数などで判断しましょう。(移動させるにしても、断りなく動かすことはできません)

移転準備―移転挨拶状作成

移転案内も早くから準備しておいたほうが移転後のスムーズな業務開始につながります。

また、取引再開を狙って休眠顧客とコンタクトするのにも最適のタイミングですし、オフィス移転を機に営業戦略の見直しを行う場合など、新しい担当者や担当部門のお披露目にも良い機会になります。

移転準備―社内印刷物の作成

名刺など社内印刷物の住所変更も忘れずに(business-card)

名刺など社内印刷物の住所変更も忘れずに

会社案内や名刺、封筒、帳票類の変更なども早めに準備しておきます。簡単なものであれば住所変更シールで対応すればコストを抑えることもできます。

移転準備―社員証明書の再発行

社員証も同じく、移転先で業務に支障が出ないように早くから準備しておきます。

移転準備―社員の通勤定期の買い替え

社内に早くから移転プロジェクトを伝えておけば、社員もスムーズに通勤ルートを変更できるので通勤交通費の無駄な支出を減らすことができます。

オフィスの立地や社員によっては公共交通機関からクルマ通勤に変更したり、その逆もあるでしょう。いずれにしろ、可能な限り早めに伝え、社員の通勤環境を整えておきます。

移転準備―取引業者への連絡

移転後のスムーズな業務開始のためにも取引業者への連絡も早めに行います。

以下が一般的な取引業者(関係者)です。

  • 金融機関
  • パートナー企業
  • 加入団体
  • 新聞や定期購読雑誌
  • 観葉植物などのグリーン関係
  • 産廃業者
  • 消耗品や事務用品などの購入先
  • 社宅や福利厚生施設関係
  • 電気や水道など公共料金関係

移転準備―関係官庁への届け出

オフィス移転は官公庁へのさまざまな届け出の義務が発生します。

期日の早いものでは即日、余裕があるものでも10日~30日以内など、さまざまです。

以下は一般的なオフィスと関係のある官公庁です。

  • 法務局
  • 税務署
  • 都道府県税事務所
  • 社会保険事務所
  • ハローワーク(公共職業安定所)
  • 労働基準監督署
  • 警察署
  • 消防署
  • 郵便局

このほかにも業界や業種によって行政や保健所など、届け出が必要な場合があります。

移転後の所在で窓口がどこになるのか、届け出に必要な書類なども前もって確認しておきましょう。書類を準備するのに時間がかかるケースもあります。

移転先オフィスへの引っ越し

会議用テーブルやロッカーなどの大型什器もスターマンにお任せください!

会議用テーブルやロッカーなどの大型什器もスターマンにお任せください!

移転先と現オフィスでの準備が整えばいよいよオフィスの引越しです。

作業は大きく分けて3つ、

  • 現オフィスの什器や荷物の梱包
  • 搬出・搬入
  • 移転先オフィスでの什器や荷物の開梱、設置

です。

現オフィスの什器や荷物の梱包

移送中にダメージを受けないように必要な梱包を行います。

とくに精密機械や大型什器の移送には細心の注意が必要です。

共有物と占有物について

現オフィスの荷物について、オフィスの共有物と社員個々の占有物(私物も含め)に分けられます。このうち共有物については部署の責任者やプロジェクトの担当者の立会いの下、それぞれの担当者が作業するのが一般的です。オフィスの定休日など、社員のいないところで引越業者が一斉に作業する場合も多いですが、機密情報や取扱注意など丸投げにすると問題になるので注意してください。

社員の占有物では、たまに持ち主不明の荷物が出たりします。私物でいえば共有のラックハンガーにかけてあるコートや上着など。冷蔵庫の中にある飲み物や食べ物。異動や退職した社員の私物など永久に名乗りが上がらない場合もあります。

「持ち主不明のモノはすべて廃棄する」

このことを全社員に徹底しておきましょう。

搬出・搬入

搬出、搬入ともにオフィスの管理会社への連絡のほか、近隣テナントなど周知したほうがいいでしょう。共有エレベーターを占領してしまったり、業者の出入りが多くなるので近隣テナントの業務に支障が出る場合もあるからです。

移転先オフィスでの什器や荷物の開梱、設置

搬出・搬入リストをもとに、予定通り什器や荷物が揃っているかを確認し、開梱、デザインレイアウトに沿って設置します。

運送業者貨物賠償責任保険について
運送業者貨物賠償責任保険への加入の有無を確認する(Indemnity insurance)

運送業者貨物賠償責任保険への加入の有無を確認する(Indemnity insurance)

引越業者が『運送業者貨物賠償責任保険』に加入しているかも確認します。

どんなに経験豊富なプロであっても不慮の事故も起こり得ます。そのようなときに保険加入していれば損害を賠償してもらえます。内容によっては補償対象外のケースもあるので保険内容の説明はしっかりと受けましょう。

とくに、安さをウリにしている業者の場合、加入の有無を必ず確認しましょう。

移転先オフィスの機能確認

通信インフラはオフィス機能の要(Communication infrastructure is an essential part of office functions)

通信インフラはオフィス機能の要(Communication infrastructure is an essential part of office functions)

どんなに綿密に計画を立てて引越しをしても、一定の割合でイレギュラーが発生するのも事実です。

  • 電話やメール、インターネットなどの通信インフラは正常に機能しているか?
  • レイアウト通りに什器やOA機器は設置され、正常に作動しているか?
  • 荷物の紛失や什器のダメージなどはないか?

通信環境はオフィス機能に欠かせませんし、荷物や什器の紛失、ダメージなどはその場で確認するのが基本です。あとでトラブルにならないように、しっかりと確認しましょう。

現オフィスの原状回復

原状回復工事

什器や荷物の搬出後に現オフィスの原状回復工事に入ります。イレギュラーが発生しても間に合うように、明け渡し期日に余裕を持って工事を進めます。

また、明け渡し後に工事が不十分だと言われないように、原状回復完了後にも立会ってもらい、確実に原状回復が完了した、と明確にさせておくことが重要です。

資産除去債務に関する会計基準

原状回復について、最近では新しくオフィスに入居すると同時に退去も想定するように考え方が改まっています。

その一つのきっかけとして、少し前に導入された「資産除去債務に関する会計基準」があります。これは将来企業が負担することになる原状回復工事などの費用について財務諸表に反映させようというものです。

忘れずに会計士さんに相談してください。

参照:企業会計基準委員会『企業会計基準第18号 資産除去債務に関する会計基準』

什器や荷物の処分

移転先に持って行かない什器や荷物などを処分します。

什器によっては廃棄ルールや手順が自治体ごとに異なります。もし品目が多岐に渡ったり数が多いようであれば、専門業者に任せたほうが安心・確実です。

というのも、自分で品目ごとに処理方法を調べると非常に時間がかかり効率が悪いからです。それに単なるゴミ出しと違って廃棄物の処理には資格が必要なので、無資格で不適切な処理をすれば企業の責任問題にもなってきます。時間をかけて、責任問題では目も当てられませんよね。

現オフィスの明け渡し

オフィスの明け渡し(Official surrender)

オフィスの明け渡し

原状回復工事の完了確認と鍵の引き渡しを行います。

預託金(敷金・保証金)の返還を確認します。

まとめ

もう一度おさらいすると、一般的なオフィスの移転プロジェクトは主な作業を21の基本項目に分類できます。

その21の基本項目とは、

  1. オフィス移転プロジェクトの企画・立案
  2. 現オフィスの契約確認(解約予告、原状回復)
  3. 移転先オフィスの選定
  4. 移転先オフィスの内見
  5. 移転先オフィスの契約
  6. 移転準備―オフィス移転プロジェクトの編成
  7. 移転先オフィスのデザインレイアウト
  8. 移転先オフィスの内装工事
  9. 移転先オフィスの什器手配
  10. 移転先オフィスのインフラ整備
  11. 移転準備―リース会社への連絡
  12. 移転準備―移転挨拶状作成
  13. 移転準備―社内印刷物の作成
  14. 移転準備―社員証明書の再発行
  15. 移転準備―員の通勤定期の買い替え
  16. 移転準備―クライアントや取引業者への連絡
  17. 移転準備―関係官庁への届け出
  18. 移転先オフィスへ引越し
  19. 移転先オフィスの機能確認
  20. 現オフィスの原状回復工事
  21. 現オフィスの明け渡し

です。

これらの順番は、多くの移転プロジェクトで見られるスケジュールに沿って並んでいますが、あなたのオフィスの状況に合わせて順番を入れ替えることでもっと使いやすくなります。

これだけ押さえれば初めてのオフィス移転でも、もう怖くありません。頑張ってプロジェクトを成功させ、周りからあなたに任せてよかったと評価してもらえるようにしましょう。

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オフィス移転のマニュアル(Manual of office relocation)

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