結論から言います。
インターネット上で出回っているオフィス移転の相場情報で、オフィスの移転プロジェクトを立案してはいけません。
あなたが責任を負う立場であればなおさらです。
移転プロジェクトを立案するうえで、まず最初にあなたがするべきことはオフィス移転を専門とした、実績の豊富な業者から見積もりを取ることです。それも一社だけでなく、複数の業者から。それからプロジェクトを立案したほうが時間と労力、そしてお金に無駄がありません。
たとえ見積もった結果、移転プロジェクトの立案すら中止することになっても、あなたにも会社にもそれが正解です。
これからその理由をお話しします。
この記事の内容
インターネットで「オフィス 移転 相場」と検索すると、じつに多くの相場情報を知ることができます。でもそのほとんどがあなたのオフィス移転の参考になりません。
なぜでしょうか？
オフィス移転相場の2つの罠
理由は二つあります。
一つはオフィス移転の料金相場があなたのケースに合うとは限らないから。
オフィス移転の相場情報は、過去にほかの会社が行ったオフィス移転を参考にしています。
会社規模や社員数が同じくらいでも、あなたの業界や業種が同じとは限りません。現オフィスの所在地から移転先オフィスの所在地まで、さらには移転時期まで同じとも限りません。
つまり移転費用を算定する要素が合っていないのです。
それともう一つは坪単価いくらの情報は料金読み違う可能性が高いから。
会社規模や地域ごとにオフィスの坪単価で教えてくれるところが多いですが、どの作業が相場価格に含まれていて、どの作業が含まれていないのか、わかりづらい情報が多いです。それも、2万円〜5万円など幅がありますよね？
ザイマックス総研の研究調査によると、2017年東京23区の１人あたりオフィス面積は3.81坪とのこと。ということは社員が10名の場合、38坪で一坪の相場幅が2万円〜5万円だとすると、全体では76万円〜190万円で、その差は114万円です。
内容にも金額にも幅のある相場情報でプロジェクトを立案できますか？
見積もりがスタート地点
オフィス移転は多くの時間と労力、お金をかける、会社にとっての一大プロジェクトです。
かりに相場情報をもとに立案して承認され、プロジェクトがスタートしたとします。次に見積もりを取ったとして、そこで相場情報に出てなかった作業が追加になり、費用が大きく変わってくるとしたらどうでしょうか？
ちょっと怖くて考えたくないですよね？ でも、こういう話は実際にあるんですよ。
立案の段階からある程度正確な費用がわかれば「予算オーバーだ、今回は見送ろう」と、プロジェクトを中止することもできます。プロジェクトが予算化できる、できないの判断がまず最初に行えるのです。
結局、よほど少人数の組織で机と椅子だけを移すような単純な移転でもない限り、プロの力を借りることになるはずです。そうであれば、最初から専門業者に相談したほうが作業漏れをなくし、費用の大きな変動を防ぐことができます。
ではこれから、オフィスを移転するときに必要な費用項目を説明するので専門業者から取り寄せた見積もりを読み解くための参考にしてください。
オフィス移転の3つの費用区分
オフィスを移転するときにかかる費用は大きく分けて3つあります。（大きく予算感を掴みたいときはこの3つに括るといいでしょう）
- 現オフィスの退去費用
- 移転先オフィスの開設費用
- 現オフィスから移転先オフィスまでの引越し費用
それぞれ対応する業者が異なるので「オフィスを移転するのは初めて」という場合にはワンストップで相談に乗ってくれる業者を味方につけると頼りになります。
現オフィスの退去費用
現オフィスの退去費用として考えておくのが
- 現状回復工事
- 明け渡しまでの家賃
- 明け渡しまで水道光熱費
です。
現状回復工事
移転プロジェクトのなかで最も注意しなければいけないのが現状回復工事です。
原則として、それまで使っていたオフィスは借りたときの状態に戻して明け渡す必要があります。ほとんどの場合、賃貸借契約で借主側が退去日までに原状回復をして返却することが決められています。
それも「原状に復した上で、本件建物を明け渡す」 「躯体に関するものを除く、壁、天井、床等に対する修理は借主が負担する」など、どのような状態で貸主に返すべきなのかが具体的に賃貸借契約書に明記されているので確認してみてください。
とくに気をつけたいのは、原状回復工事は「貸主指定の工事業者に依頼しなければならない」など、借主側に制約がある場合です。
貸主は自分たちの信頼のおける工事業者に任せたほうが安心できるのですが、借主にしてみれば一方的な工事見積もりを提示されることになります。借主に知識がなければ工事内容が適正で費用が高いのか安いのか、判断しにくいという不安要素を抱えることになるのです。
だから貸主指定の業者が工事するとしても、できるだけ打ち合わせや見積もりなどで自分が選ぶ専門業者を巻き込んで納得のいく費用に収めたいところですね。（トータル費用で数百万～数千万単位の大きな規模の見積もり金額が出てくるのが原状回復費なので）
明け渡しまでの家賃
オフィスビルでは6ヶ月前までに解約予告を必要とする場合が多いので、賃貸借契約書でオフィスの解約予告期間をしっかりと確認して、現オフィスと移転先オフィスとで必要以上に重複期間を作らないようにしましょう。（でもオフィスの移転作業では一定の割合でイレギュラーが発生します。なので、ある程度は余裕を持たせる必要があります）
明け渡しまで水道光熱費
家賃に比べて解約予告などの制約が厳しくない分、うっかりと手続きを忘れてしまうことが多いのでしっかりと移転計画に加えておきましょう。
移転先オフィスの開設費用
移転先オフィスの開設費用で必要なのが
- デザインレイアウト
- 内装工事
- 什器購入
- インフラ整備
- 賃料、保証金、敷金
です。
デザインレイアウト
当たり前ですが、オフィススペースには限りがあります。どのように社員動線を確保するのか、什器の配置はどうするのかなどレイアウトをしっかりと設計することで生産性の高いオフィスをつくることができます。
デザインの安さを優先させてオフィスの生産性を落としたのでは移転する意味がありません。内容と価格のバランスが取れているのはもちろんですが、あなたと同じような業界や会社規模の移転実績が豊富な業者を選びましょう。競合のオフィスレイアウトの良い点などを取り入れることができるかもしれません。
内装工事
- 空調設備
一般的なオフィスの場合、業務用の空調設備を利用することになりますが、フロアの広さによって設置するエアコンの種類が異なるので事前に確認してください。ちなみに、業務用エアコンは家庭用の『何畳用』ではなく、『馬力』で表記されます。
- 電気工事
物件やオフィスの構造、デザインレイアウトと設置する什器の位置によって電源を引いたり、配線の取り回しを決めていきます。電気工事のミスは漏電の原因となったり、ビル火災などの惨事につながるのでしっかりと実績のある業者に任せてください。
什器購入
あなたのオフィスが移転する目的にもよりますが、たとえばシステムエンジニアを多く抱えるオフィスでは、移転にともないデスクスペースを広げることで一人ひとりの生産性を上げて生産性が向上した事例があります。
大勢の女性社員が活躍する職場ではロッカーを新調するだけでモチベーションが向上し、離職率も低下したとか。
あくまで費用対効果が基本ですが、オフィスの生産性がアップしたり、オフィスへの不満を解消することで離職率の改善を図れるなら、じっくりと検討したいところです。
インフラ整備
インフラ整備費とは、主に電話配線工事やLAN配線工事のことを指しますが、業者によっては電気工事もインフラ整備費に含めている場合もあります。
オフィス機能の最も大事な部分です。移転作業後にオフィス機能がすぐ復旧するようにしっかりと段取ります。
賃料、保証金、敷金
物件の地域や立地、オフィスビルのグレード、設備などでかかる金額もさまざまです。
保証金や敷金は家賃の1ヶ月〜12ヶ月分の間で設定されるのが一般的です。ずいぶんと幅があるので物件ごとに契約条件をしっかり確認する必要があります。
さらには前述した現状回復についても確認しておいたほうがいいでしょう。
現オフィスから移転先オフィスまでの引越し費用
移転先オフィスが整えば、オフィス機能を引越します。ここで必要なのは、
- 引越し費用
- 什器などの廃棄処理
です。
引越し費用
引越し費用の内訳は「作業員の人件費」「車代」「梱包資材」「養生費」「段ボール梱包・開梱費用」です。
社員数が多くなれば現オフィスから移転先まで移す什器の数も多くなるので、「作業員の人件費」から「段ボール梱包・開梱費用」まで全体の費用が上がります。
でも一番大事なのは、あなたの会社規模や業界での移転実績が豊富な業者に相談することです。
什器などの廃棄処理
移転先オフィスに合わせて什器などを新調すれば、現オフィスで使っていたものを処分する必要があります。
処分する什器により廃棄ルールや手順など自治体で異なります。もし品目が多岐に渡ったり数が多いようであれば、産業廃棄物を処理する資格を持った専門業者に任せたほうが安心です。自分で品目ごとに時間をかけて調べるのも大変です。その上、無資格で不適切な処理をすると企業の責任問題にもなりますので。
また、再利用の可能な什器などはリサイクルショップを利用すると無料で引き取ってもらえたり、買い取ってもらえれば移転費用の足しにすることもできます。
まとめ
インターネットで「オフィス 移転 相場」と検索すると多くの相場情報を知ることができますが、ほとんどの場合、あなたのオフィス移転の参考になりません。
なぜならオフィス移転の相場情報は、過去にほかの会社が行ったオフィス移転の費用を参考にしているので、あなたの移転計画に当てはまるか、わからないからです。その上、相場の中身を間違えると大変なことになります。
どちらにしろプロの力を借りてオフィスを移転するなら、最初から業者の見積もりを使って移転プロジェクトを立案したほうが安心です。作業の過不足や費用の大きな変動も防げます。
だから、移転プロジェクトを立案するうえで、まず最初にあなたがするべきことはオフィス移転を専門とした、実績の豊富な業者から見積もりを取ることです。それも一社だけでなく、複数の業者から。それからプロジェクトを立案したほうが時間と労力、そしてお金に無駄がありません。
