事務所を移転することが決まったら、すぐに手配したいのが事務所移転のお知らせ・挨拶状です。
事務所移転のお知らせ・挨拶状は欠かすことのできないビジネスマナーです。うっかり出し忘れたり、タイミングを間違えるとビジネスの信用を落とす怖い存在。反対に、しっかりと出すことで事務所の信用を稼ぐチャンスでもあります。
せっかく出すならお客様、クライアント、取引先にしっかりした丁寧な事務所という印象を与えるお知らせ・挨拶状を作りましょう。そうすれば間違いなく、あなたもあなたの事務所も周りからの評価が上がります。
この記事では事務所移転のお知らせ・挨拶状ですぐに使える11の文例をご紹介します。
あなたの事務所移転のお知らせ・挨拶状の参考にしてください。
この記事の内容
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でも、ちょっと待ってください。その前に、、、
そもそも事務所移転のお知らせ・挨拶状はなぜ出すの？
事務所を移転したらすべての関係者に知らせましょう！
事務所移転のお知らせ・挨拶状は、お客様、クライアント、取引先などに新しい住所を知らせるビジネス文書のことです。
新しい住所を伝えないと、
- お客様が来店・来所・来社できない
- クライアントにビジネスマナーの足りない事務所と認識されてしまう
- 取引先からの商材や資材が納入されない
など、業務に大きな支障をきたします。
それに、事務所移転は休眠顧客を掘り起こしたり、見込み客に業務拡大を示すことでさらに売上を伸ばすチャンスでもあります。（誰だって、勢いのある事務所に仕事を頼みたいですよね？）
だから事務所移転が決まったら早めにお知らせ・挨拶状を出すようにしましょう。
事務所移転を確実に認知してもらうためにも、郵送による通知のほか、個々に向けてメールで伝えたり、自社ホームページでも移転情報を掲載して広く伝えていきます。
事務所移転のお知らせ・挨拶状を出す時期
お知らせ・挨拶状の手配もしっかりとスケジュールしよう！
移転することが決まった時点ですべての関係者へ伝えるのが望ましいですが、取引先へは遅くとも一か月前までには通達するのがビジネスマナーです。
取引先の立場で見れば、商品の納入場所、請求書、納品書といった伝票の住所などすべてを変更しなければなりません。発注したものが届かないのはあなたの事務所にとってもマイナスです。
それと、もし挨拶状を制作会社に発注するのであれば作成にかかる時間も考えておかなければいけません。なぜなら原案の作成、送付先リストの作成、入稿から印刷作業といった工程があり、完成までに2週間から3週間は必要となるからです。
事務所移転のお知らせ・挨拶状の文例集
あなたに合った文例を探そう！
ビジネスマナーである事務所移転のお知らせ・挨拶状にはいくつかの基本パターンがあります。
これから郵送文例5選、メール文例5選、ホームページ掲載文例1選をご紹介します。
郵送文例 5選
お知らせ・挨拶状の基本はハガキ等を使った郵送による通知です。
郵送によるお知らせ・挨拶状は、受け取った相手に丁寧な印象を与え、ビジネスマナーを心得た事務所と評価されることにつながります。必ず送るとともに、可能な限り地図も添えるようにしましょう。地図を添えることで相手の手間を省き、事務所へアクセスしやすくなります。
では、郵送によるお知らせ・挨拶状の文例5選をご紹介します。
- 事務所移転（シンプル）
- 事務所移転（スタンダード）
- 事務所移転（本社移転・業務拡大に伴い）
- 事務所移転（新社屋へ移転）
- 事務所移転（テナント契約終了）
郵送文例1．事務所移転（シンプル）
事務所移転のお知らせ
謹啓 ◯◯の候 皆様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます
さて このたび平成◯◯年◯◯月◯◯日より下記の住所へ事務所を移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます
何卒御高承のうえ、今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます
謹白
平成◯◯年◯◯月 吉日
新住所 〒223-0057 神奈川県横浜市港北区新羽町673-1
電 話 0800-1111-555
株式会社スタームービング
代表取締役 山本 恒夫＊新事務所までの案内図（地図）
郵送文例2．事務所移転（スタンダード）
事務所移転のお知らせ
謹啓 ◯◯の候 皆様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます
また平素より格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げますさて このたび平成◯◯年◯◯月◯◯日より下記の住所へ事務所を移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます
社員一同 気持ちを新たに日頃のご愛顧に報いるべく専心努力いたしますので今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます
謹白
平成◯◯年◯◯月 吉日
新住所 〒223-0057 神奈川県横浜市港北区新羽町673-1
電 話 0800-1111-555
株式会社スタームービング
代表取締役 山本 恒夫＊新事務所までの案内図（地図）
郵送文例3．事務所移転（本社移転・業務拡大に伴い）
本社移転のご挨拶
謹啓 ◯◯の候 皆様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます
また平素より格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げますさて このたび業務拡大に伴い、平成◯◯年◯◯月◯◯日より下記の住所へ本社を移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます
これを機に旧に倍しまして社業に励み 皆様のご期待に添えますよう努力を尽くして参りますので今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます
謹白
平成◯◯年◯◯月 吉日
新住所 〒223-0057 神奈川県横浜市港北区新羽町673-1
電 話 0800-1111-555
株式会社スタームービング
代表取締役 山本 恒夫＊新事務所までの案内図（地図）
郵送文例4．事務所移転（新社屋へ移転）
会社移転のご挨拶
謹啓 ◯◯の候 皆様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます
また平素より格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げますさて このたび業務拡大に伴い、平成◯◯年◯◯月◯◯日より下記の住所へ事務所を移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます
新社屋におきましてはスペースをより広く構え ゆとりをもって皆様のご来訪に対応できるものと存じます
これを機に旧に倍しまして社業に励み 皆様のご期待に添えますよう 努力を尽くして参ります
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます
謹白
平成◯◯年◯◯月 吉日
新住所 〒223-0057 神奈川県横浜市港北区新羽町673-1
電 話 0800-1111-555
株式会社スタームービング
代表取締役 山本 恒夫＊新事務所までの案内図（地図）
郵送文例5．事務所移転（テナント契約終了）
会社移転のご挨拶
謹啓 ◯◯の候 皆様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます
また平素より格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げますさて このたびテナント契約終了に伴い、平成◯◯年◯◯月◯◯日より下記の住所へ会社を移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます
これを機に 経営基盤をより強固なものとし 社員一同さらなる精進を重ねて参りますので 今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう よろしくお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます
謹白
平成◯◯年◯◯月 吉日
新住所 〒223-0057 神奈川県横浜市港北区新羽町673-1
電 話 0800-1111-555
株式会社スタームービング
代表取締役 山本 恒夫＊新事務所までの案内図（地図）
メール文例 5選
- 事務所移転（定型・担当者宛て）
- 事務所移転（定型・会社宛て）
- 事務所移転（ランドマークで所在地を印象付ける）
- 事務所移転（商談を掘り起こしたり、加速させる）
- 事務所移転（親しみを込めたメッセージを添える）
メール文例1．事務所移転（定型文・担当者宛て）
株式会社○○
総務部 部長 山田 太郎様いつもお世話になっております。株式会社スタームービング 法人営業部の田中 次郎です。
このたび、平成◯◯年◯◯月◯◯日をもちまして下記の住所へ移転いたしますのでご案内申し上げます。
つきましては電話番号の変更もありますので、合わせてご案内いたします。移転後も変わらぬご支援・ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
また、お近くに起こしの際は、ぜひお立ち寄りください。新住所 株式会社スタームービング
〒223-0057 神奈川県横浜市港北区新羽町673-1
電話：0800-1111-555＊新事務所までの案内図（地図URL）
メール文例2．事務所移転（定型文・会社宛て）
株式会社◯◯
◯◯部御中平素よりお世話になっております。
このたび、平成◯◯年◯◯月◯◯日をもちまして下記の住所へ移転することになりました。
つきましては平成◯◯年◯◯月◯◯日をもちまして現事務所を閉鎖し、平成◯◯年◯◯月◯◯日より新事務所にて営業を開始いたします。これを機に社員一同さらなる精進を重ねてまいりますので今後とも一層のご支援・ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、ご報告とさせていただきます。
新住所 株式会社スタームービング
〒223-0057 神奈川県横浜市港北区新羽町673-1
電話：0800-1111-555＊新事務所までの案内図（地図URL）
メールの場合、もっとカジュアルに親しみのある文章のほうが相手との距離をグッと近づける場合もあります。
たとえば、こういうのはどうでしょうか？ （追伸。の使い方がポイントです）
メール文例3．事務所移転（ランドマークで所在地を印象付ける）
いつもお世話になっております。
さて、このたび弊社は平成◯◯年◯◯月◯◯日より下記住所へ移転いたします。
みなさまに、さらにご満足いただけるサービスを提供できるように一層努力いたしますので、今後ともご指導・ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、ご挨拶とさせていただきます。
追伸。
新しい事務所の目の前にある公園は、水面に舞い散る桜がとても美しい、都内でも有数のお花見スポットだそうです。桜の美しい事務所とご記憶にお留め置きください。
新住所 株式会社スタームービング
〒223-0057 神奈川県横浜市港北区新羽町673-1
電話：0800-1111-555＊新事務所までの案内図（地図URL）
メール文例4．事務所移転（商談を掘り起こしたり、加速させる）
平素よりご愛顧いただき、ありがとうございます。
このたび当社は平成◯◯年◯◯月◯◯日より下記住所へ移転いたします。
新住所は大通りに面し、アクセスも良い環境となりますので、どうぞお気軽にお立ち寄りください。
新たな環境で社員一同さらに努力いたいますので今後とも変わらぬお付き合いをどうぞよろしくお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、ご挨拶とさせていただきます。
追伸。
移転とともに、本格的なコーヒーベンダーを導入しました。さっそく新しい案件の打ち合わせでもいかがですか？
新住所 株式会社スタームービング
〒223-0057 神奈川県横浜市港北区新羽町673-1
電話：0800-1111-555＊新事務所までの案内図（地図URL）
メール文例5．事務所移転（親しみを込めたメッセージを添える）
いつもお世話になっております。
さて、このたび業務拡大に伴い、平成◯◯年◯◯月◯◯日より下記住所へ移転することになりましたので、ご報告いたします。
改めて日ごろのご愛顧に感謝申し上げるとともに、今後とも変わらぬお付き合いのほどお願い申し上げます。
メールにて恐縮ですが、まずは略儀ながらご挨拶まで。
追伸。
当社の真向かいにあるケーキ屋さんのリンゴタルト、絶品です。
新住所 株式会社スタームービング
〒223-0057 神奈川県横浜市港北区新羽町673-1
電話：0800-1111-555＊新事務所までの案内図（地図URL）
ビジネスマナーも大事ですが、ビジネスを行うのは事務所ではなく、感情を持った人間です。人は同じ条件であれば好意的な関係を築けている相手を信頼し、仕事を依頼するもの。ときには論理的判断よりも感情的判断が優先されるのがビジネスの怖さであり、面白さですよね。
失礼にあたらないように、でも時にはライバルに差をつけるためにも工夫してみてはいかがでしょうか？
ホームページ掲載文例 1選
ホームページでは広く、多くの人に向けたお知らせを意識します。
事務所移転のお知らせ
このたび株式会社スタームービングは、平成◯◯年◯◯月◯◯日より下記の住所へ事務所を移転し、平成◯◯年◯◯月◯◯日より新事務所にて業務を開始することとなりましたのでお知らせいたします
これを機に社員一同 持ちを新たに日頃のご愛顧に報いるべく専心努力いたしますので今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます
平成◯◯年◯◯月 吉日
新住所 〒223-0057 神奈川県横浜市港北区新羽町673-1
電 話 0800-1111-555
株式会社スタームービング
代表取締役 山本 恒夫＊新事務所までの案内図（地図URL）
まとめ
事務所を移転することが決まったら、すぐに事務所移転のお知らせ・挨拶状の手配にかかりましょう。
早めにお知らせ・挨拶状を出すことで移転後の業務がスムーズになるだけでなく、お客様、クライアント、取引先などにしっかりした丁寧な事務所だと印象を与えることにもなります。そうすることであなたもあなたの事務所も周りからの評価が上がりますよ。
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