オフィス移転（引越し）は、個人で行う引越しと異なり、やるべきことが数多くあります。スムーズに進めるには、しっかりと計画を立てておかなければなりません。事前にトラブルを回避するためにも、やるべきことについて把握しておきましょう。今回の記事では、オフィス移転（引越し）でやることについて詳しく紹介します。
この記事の内容
引越し前にやっておくこと
オフィス移転（引越し）は、旧オフィスと新オフィスの手続きが重なるため、漏れがないように進める必要があります。ひとつずつ丁寧に確認しながら、手続きを進めていきましょう。
旧オフィスの賃貸契約の内容を確認する
まずは、賃貸契約書の内容を確認し、退去時のルールや解約予告期間、敷金・委託金の返却時期を把握しておくことが大切です。一般的には、退去する6ヶ月前にオーナーやビル管理会社へ解約通知を提出します。小さなオフィスの場合は、3ヶ月前と規定されている場合もあります。
ルールを無視すると、違約金などのペナルティが科される恐れがあります。オフィス移転計画が後ろ倒しになってしまうおそれもあるため、いつまでに解約通知をするべきか、きちんと把握しておきましょう。
旧オフィスの原状復帰工事を手配する
解約通知を出すと同時に、旧オフィスの原状復帰工事の計画を立てましょう。基本的には管理会社による業者指定がありますが、なければ自分たちで探す必要があります。解約日から逆算して、効率よく進めることが大切です。
自分たちで業者と契約する場合は、早めに委託先とスケジュールを調整しましょう。「明け渡しの期日まで」が工事完了の期限とされていますが、移転2ヶ月前までには工事の発注を済ませることをおすすめします。
見積もり依頼には、賃貸借契約書・竣工図・レイアウト図面などの書類が必要です。また、見積書の内容はしっかりと確認しておきましょう。工事内容に不備がないか、共有部分の工事が含まれていないかなどをチェックします。
新オフィスの物件を選定する
解約手続きの目処がたったら、新オフィスの物件を選定します。理想の物件を選定できるよう、以下のポイントをチェックしておきましょう。
・立地条件
通勤や取引先との往来を考えて立地を選びます。取引先の足が遠のかないように、通いやすい場所を選定すると良いでしょう。仕事上、銀行への出入りが多い場合は、近隣に支店があるか確認しておくと安心です。
・オフィスの広さ
現オフィスの現状をふまえて、オフィスの広さを選ぶことも大切です。デスクを置くスペースが足りない、収納スペースがなく物が散乱している、事業拡大を見据えているなどの場合は、今よりも広いオフィスを選ぶといいでしょう。
一方、リモートワークの導入により、オフィスの広さは重要視しない場合もあります。事業や働き方に合った広さを、しっかり把握しておきましょう。
・固定費などの目安
オフィス移転（引越し）後、継続的にかかる固定費を見積もっておきましょう。例えば、賃料や共益費、敷金や保証金、礼金や更新料などです。不動産業者によっては、対象の賃料を数ヶ月サービスしてくれる場合もあるようです。
オフィス移転(引越し）により、社員の交通費が変わる可能性もあります。移転後の費用は、会社が負担できる範囲内か、しっかりと確認しておきましょう。
・駐車場の有無
お客様や取引先の業者、社員などが駐車場を使う場合を考えて、駐車場の有無を確認します。駐車料金についても確認しておくと、費用面での判断基準になります。新オフィスは、企業の「顔」としての一面もあり、商品や企業のイメージアップにつながる場所です。新オフィスを選ぶときは、妥協せず、なるべく理想に合った物件を選びましょう。
新オフィスのレイアウトを決める
新オフィスのレイアウトは、移転前からイメージしておきましょう。動線を考えながら、仕事がしやすいレイアウトを決定することが大切です。
インテリアコーディネートの意味合いもありますが、仕事のしやすさを重視し、レイアウトすることで仕事の効率も上がります。作業スペースと通路の広さのバランスも考えましょう。
レイアウトはブランディングや社員満足度にも影響します。移転をきっかけに、不要なものの処分を検討してみるのもおすすめです。ただし、廃棄には費用がかかるため、予算を考えておくと良いでしょう。
引越し業者を決める
次に、引越し業者の選定を進めていきます。移転のスケジュールが決まった時点で、複数の業者に見積依頼を行いましょう。
決定する際には、依頼できる内容、作業実績、費用などを比較します。
オフィスデザインやレイアウトなど個別に依頼する場合もありますが、なるべくコストを削減したい場合は同時に委託できる業者を選ぶと良いでしょう。
また、廃棄物の引き取りまで行ってくれる業者もあります。委託できるサービスが多いほど、別業者に手配する手間も軽減し、効率よく進められます。
インターネット回線の移転手続きをする
インターネットや電話回線の移転も必要です。まずは、移転先のテナントで今使っている回線が使えないかの確認を行います。新オフィスの回線が使えない場合は、新しく契約し直す必要があります。
転用できる場合は、インタ―ネット回線の契約先へ移転の申し込みを行い、新オフィスでの工事日程を決めましょう。申し込みを行ってから工事日までは最低でも2週間はかかることが想定されます。新オフィスの移転当日には使用可能な状態にしておけるよう、余裕をもって連絡することが大切です。
また、移転にともなって契約内容の追加、変更をすることも可能です。現状の回線に問題がないか、より使い勝手がいいプランがないかなどを確かめてみると良いでしょう。
引越しの準備と当日にやること
引越し直前と当日にやることを解説します。引越し当日に漏れがないよう、しっかりと確認しながら取り組みましょう。
廃棄物を処分する
社員や部署単位で、持ち物のリストを作成し、廃棄物と区別しておきます。ミスを防ぐためにシールなどを貼り、わかりやすくしておくと良いでしょう。新しいオフィスで使わないものは廃棄処分し、必要なものだけ移転先に持ち込むようにします。
パソコンなどを廃棄する際は、機密情報のデータの取り扱いに注意してください。データのバックアップが必要な場合は、専門業者への依頼を検討しましょう。
荷物を梱包する
業者から梱包材が届いたら、使わないものから少しずつ荷物を梱包し始めます。梱包材は通常であれば1ヶ月前に届きます。業者に依頼する場合は、荷物のまとめ方のルールを伝えましょう。
旧オフィスと新オフィスで立ち会いをする
旧オフィスの明け渡しと、新オフィスの引き渡しを行います。このとき、トラブル回避のためにも、必ず立ち会うようにしてください。荷物の搬入がきちんとできているか、部屋に傷がないかなどを確認しましょう。
引越し後には住所変更の届出も必要！
引越し後には、さまざまな手続きが必要です。オフィス移転（引越し）すると、今まで使っていた住所は使用できません。
連絡先が旧住所で表記されている媒体などは、新住所へすみやかに変更しましょう。変更を忘れてしまうと、荷物や書類が届かなくなってしまう場合もあるため、注意してください。また、オフィス移転（引越し）に伴い、管轄の法務局に本店移転登記、税務局には異動事項に関することを届け出たりします。このほか、都道府県税事務所や社会保険事務所、労働基準監督署などへの届出も必要です。
まとめ
オフィス移転（引越し）するときにやるべきことは、多岐に渡ります。滞りなく行うためには、事前準備が大切です。
