オフィスの移転を計画する際、作業を自社で行うか業者に依頼するか悩む方もいるでしょう。
移転をスムーズに進めるには、専門業者への依頼がおすすめです。今回は、オフィス移転を業者に依頼するメリットと、自社に最適な業者を選ぶポイントについて紹介します。
この記事の内容
オフィス移転をスムーズに行うなら業者に依頼するのがおすすめ！
オフィス移転には、移転先の選定やレイアウトの決定、什器や備品の購入、原状回復工事の依頼など多くの作業や手続きが必要です。
一般的にはオフィス移転の立案から完了までには、少なくとも半年程度の期間がかかります。自社内で行うことも不可能ではありませんが、時間や労力の負担が大きいためおすすめできません。
社内で済ませてコストを抑えることには成功しても、結果的に通常業務に支障をきたしたり、スケジュールどおりにいかなかったりするリスクが高くなってしまいます。
効率良く、業務負担を少なくオフィス移転を行うためには、専門の業者への依頼がおすすめです。専門業者なら、荷物の運搬のほか、オフィスレイアウトやPC、電話の配線工事までまとめて依頼することができるなど、多くのメリットがあります。
なお、移転完了までの具体的なスケジュールについては、以下の記事で解説しています。
【オフィス移転】業者を選ぶ際の3つのポイント
オフィス移転を業者に依頼するにあたって、業者の選び方がわからないという方もいるでしょう。業者を選ぶ際にチェックしたいポイントは、主に以下の3点です。
- 実績
- サービス範囲
- サポート体制
それぞれ、業者によって内容に大きく差があります。重視すべき内容について詳しく解説していきましょう。
【実績】オフィス移転に特化しているか
オフィスの引越しでは、個人宅とは異なり精密機械や重量のある備品の運搬、オフィスインフラの整備などを行う必要があります。これらを確実に行うには、専門知識や豊富な経験、ノウハウが求められるため、依頼はオフィス移転を専門に取り扱う業者がおすすめです。
専門業者ではない場合、作業にあたって思いがけないミスやトラブルが発生するリスクがあります。また、荷物の運搬のみの取り扱いでオフィス移転に必要なオプションサービスが設定されておらず、結果サービスの手配に余計な手間が発生する事態も想定されます。専門業者では可能な、自社での計画の不備などを指摘してもらうことも期待できないでしょう。
オフィス移転を専門的に扱っているかどうかは、ホームページを確認しオフィス移転プランの有無や対応内容を確認すると良いです。あわせて、実績数や対応例、得意とする分野についても見ておくと選定の参考になるでしょう。
【サービス範囲】移転に関する作業をどこまで任せられるか
オフィス引越しは、業者によって運搬作業のみ行う、計画の立案から移転に関する作業をワンストップで行うなど、サービスの範囲はさまざまです。そのため、どこまで業者に任せられるかはきちんと確認しておく必要があります。
作業工程別に業者に依頼するとなると、コストも時間もかかります。レイアウト作成、原状回復工事、配線工事などオフィス移転に必要な作業をまとめて依頼できるかどうかを確認しておきましょう。
特に、オフィス移転の経験がない場合には何をどう進めて良いかわからないことばかりですので、ワンストップで対応してくれる業者がおすすめです。
また、移転にともない梱包資材や備品などの不用品も多数発生します。これらの処理は意外と手間を要します。引越しと同時に回収やリサイクルを依頼できるかどうかも、業者選定の際にはチェックしておきましょう。
【サポート体制】移転完了後もサポートしてくれるか
オフィス移転完了後のサポートがあるかどうかも業者選びの重要なポイントです。
移転直後は環境に満足していても、業務をはじめてしばらくしてから不具合や改善したい点が見つかるケースは少なくありません。備品や工事の追加やレイアウトの変更などに対応してくれるか、事前に確認しておくとより良い結果が得られるでしょう。
業者への依頼は「2～3ヵ月前」に済ませよう！
オフィス引越しを業者へ依頼する際は、移転予定日の2～3ヵ月前に済ませましょう。
時間に余裕をもっておくことで、複数の業者に見積りを依頼して、費用やサービス内容を比較検討することができます。満足のいくオフィス移転を実現できるでしょう。
依頼が直前になると業者比較が難しくなるばかりか、移転の日程を押さえることができない可能性もあります。その結果、現オフィスの退去日が迫り不本意ながらも費用の高い業者と契約せざるを得なくなってしまうでしょう。また、希望するオプションサービスがついておらず、余計な手間や費用がかかる可能性も高いです。
時間の余裕がないと、準備不足によって移転当日にトラブルが発生するリスクも上がります。できるだけ早めにスケジュールとやるべきことを明確にし、業者選定や依頼を済ませるようにしましょう。
オフィス移転をお考えなら、スター引越センターをご検討ください。
スター引越センターは、オフィス移転を専門に扱っているため、オフィス移転に必要なサービスが豊富に揃っています。移転にともなって発生する廃棄品の処分から引越しまでお任せください。
また、予算やニーズにあわせて、オフィス移転のみ、移転+配線工事、移転+配線工事+レイアウトのプランをご用意しております。原状回復業者や配線工事業者とも提携しているため、引越しとともに必要な工事や手配をまとめて承ることが可能です。
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まとめ
オフィス移転をスムーズに進めたいなら、必要な作業をまとめて依頼できるオフィス移転に特化した業者への依頼がおすすめです。業者選定の際には、今回ご紹介したように実績やサポート範囲、サポート体制を比較し、できるだけ業務に負担をかけずに依頼できる業者を選びましょう。
オフィス移転を専門に取り扱うスター引越センターでは、ニーズに合わせたオフィス移転プランを選択できます。移転にかかわる工事やオフィスレイアウトの作成、新オフィスで必要になるOA機器リースなども取り扱っておりますので、お気軽にお問い合せください。
