オフィス移転は、社内の荷物を移動させて完了するものではなく、そのほかにもさまざまな手続きが必要になります。なかでも、インフラ関連を円滑に整える体制づくりは重要です。移転後にインフラが機能しないと、業務に支障をきたすおそれがあります。
ここでは、オフィス移転で重要視されるインフラ工事をはじめ、整備が必要なインフラ一覧やスムーズにインフラを整えるポイントについてまとめました。
この記事の内容
【基礎知識】オフィス移転時のインフラ工事区分
オフィス移転時には、インフラを整えるためのさまざまな工事が必要です。
工事を発注する人と、費用を負担する人で区分が分けられており、工事区分を理解していないと後にトラブルになるおそれもあります。
まずは、オフィス移転の基礎知識であるインフラの工事区分について確認しておきましょう。
A工事
オフィスが入っているビルの建物本体に関わる工事をビルの所有者がすべて負担する工事のことです。
例えば、ビルの外装や共用部分のトイレ、エレベーターや階段、消防関連、排水設備などがA工事に該当します。
ビルの資産価値維持に関わる工事となればA工事に区分されるため、たとえオフィス内の専有部分であってもA工事として認められる可能性はあり得るのです。
A工事として認められれば、工事費用をビルオーナーに負担してもらえるほか、業者の選定から発注まで任せることができます。業者の手配にかかる手間を省けるでしょう。
B工事
B工事は、入居者側が工事の要望と工事費用を負担します。しかし、ビルオーナーの指定した工事業者で工事を行わなければなりません。
B工事に該当するのは、電気や照明関係、空調設備、排水や排気関係、防水設備、分電盤などのビルの設備に対する移設、増設工事です。
入居者側で業者を指定できないため、費用が割高になってしまうケースもあります。
C工事
オフィスの内部に関係する工事は、C工事に該当します。C工事では、入居者が費用を負担するほか、工事業者も選定しなければなりません。さらに、工事内容や業者が決定したら、ビルのオーナーからの承認も必要です。
オフィス内の内装工事をはじめ、設備備品、配線工事、什器設置工事などがC工事に該当します。
【オフィス移転時】整備が必要なインフラ一覧
オフィスのインフラは、どれも重要な存在です。ひとつでも欠けていると、円滑に業務を行えず大きな損害に招いてしまうケースもあります。
ここでは、オフィス移転時に整備が必要なインフラをまとめました。抜け漏れのないように、必ずチェックしておきましょう。
電気設備
オフィスの電気設備をそのまま利用できれば良いですが、レイアウトや設置する機器によっては、電気工事が必要になることがあります。まずは、移転先のオフィスに必要な電気設備が整っているかをチェックしておきましょう。
よくある事例は、コンセントの数が足りないという問題です。電化製品を利用したいのに、コンセントが設置されていないとなればコンセントの増設工事が必要となります。
また、オフィスのレイアウトによっては、照明の増設をしなければ業務に支障が出ることもあるでしょう。その場合も、電気工事が必要です。
電気工事が必要な場合は、管理会社に工事区分の確認をして、費用負担を把握しておきましょう。
ガス・水道
住居の引越しと同様に、オフィス移転時にもガスと水道の使用開始手続きを行わなければなりません。管轄のガス会社と水道業者に連絡を入れて手続きを進めましょう。
ガスの使用開始手続きは、係員の立ち会いのもと安全点検と開栓作業が必要です。立ち会いが発生することを見越したスケジュールを組んでオフィス環境を整えましょう。
空調設備
空調設備は、オフィスに備え付けてあるものをそのまま使用するのが一般的です。空調設備にこだわりがある人は、満足できる設備のあるオフィスかをあらかじめチェックしておくことをおすすめします。
入居する際は、空調設備が正常に動作するか、嫌な臭いが発生していないかを確認し、不備があれば管理会社に連絡しておきましょう。
電話回線
電話回線の移設や利用開始には、回線業者への手続きが必要です。回線業者に連絡をして、オフィス移転のスケジュールを調整しておきましょう。
オフィスで自社に合わせた電話システムを構築する際には、PBXの導入も検討する必要があります。オフィス移転を機に電話システムの構築を考えている際は、どのようなシステムにするのか、どのような機器が必要なのかを洗い出しておくことが大切です。
電話回線の利用手続きが完了した後は、必ず電話機が正常に動作するかのテストを行います。
ネットワーク環境
そのまま引き続き同じ業者のインターネット回線を利用する場合は、回線事業者に連絡し、オフィス移転を伝え利用開始手続きを行います。
オフィス移転にともないインターネットサービスを見直す場合は、回線事業者のみならず、プロバイダと新たに契約が必要なケースもあるでしょう。
まずは、移転先のオフィスにインターネット回線が整備されているかを確認します。整備されていない場合は、早めに回線業者やプロバイダに相談して開通工事の手続きを行うことが必要です。
オフィス移転で円滑にインフラ関係を整えるためのポイント
オフィスのインフラを整える際には、さまざまな業者と連絡を取り合い、スケジュールを調整しながら進めていかなければなりません。
移転後、スムーズに業務が開始できるよう、オフィスのインフラを整備する際のポイントを把握しておきましょう。
余裕をもって工事業者に依頼する
インフラを整備するためには、外部に発注して工事を依頼しなければならないことがほとんどです。とはいえ、依頼先にもスケジュールがあり、必ずしも希望日時に手続きできない可能性もあります。
また、業者によっては手続きの手順も異なり、多くのステップを踏まなければ工事できないおそれもあるため、オフィス移転のスケジュールから逆算して、できるだけ早めに工事の予約を取るようにしましょう。
また、工事業者を選定する際には、契約に至るまでにさまざまな業者と相見積もりを取って、比較検討を行う必要があります。
工事の内容や価格など、総合的に見て判断しなければならないため、業者選定にも時間がかかることを覚えておきましょう。
ワンストップサービスを利用する
オフィス移転の手順や業者選定に不安がある場合は、オフィス移転プロジェクトを一括してサポートしてくれるサービスを利用するのがおすすめです。
自社だけでオフィスのインフラを整えるとなると、さまざまな作業や管理が発生し、ミスも起きやすくなります。
一括サポートを利用すれば、工事のスケジュール管理の手間が省けます。何よりわからないポイントがあってもサポートしてくれるので安心してオフィス移転を行えます。
まとめ
オフィス移転で必要な手続きは多岐にわたります。なかでもインフラの手続きが不十分だと、業務に支障が出るおそれがあるため、余裕をもって準備することが重要です。
オフィス移転に不安のある方は、サポートしてくれるサービスを検討するのも良いでしょう。
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