テレワークや働き方改革の推進などを受け、オフィスの縮小による移転の需要が高まりつつあります。オフィスを移転したい場合は、どのようなスケジュールを立てて動けば良いのでしょうか。今回は、オフィスの引越しに関するスケジュールについて紹介します。
この記事の内容
オフィス移転スケジュール｜かかる期間の目安は6ヶ月
オフィス移転にかかる期間は、6ヶ月が目安です。オフィス面積や移動対象人数など、規模によっては8ヶ月や1年ほどの期間を要することがあります。それを見越してスケジュールを組みましょう。
契約中の現オフィスの解約通知は半年以上前に義務付けられている場合が多いため、移転のスケジュールはそこから逆算して立てていくのが一般的です。
特に、原状回復工事の多くは場合管理会社の指定業者で行わなければなりません。解約日までに工事を完了できるよう、早めに手配しスケジュールに組み込んでおく必要があります。
移転日の半年前には新オフィス予定地を決め、現オフィスと新オフィスの同時進行で半年間のスケジュールを組みましょう。予定どおりに完了させるにはどのような手順で移転作業を進めるべきか、オフィス移転の専門業者へ相談することがおすすめです。
オフィス移転のスケジュール例｜流れを紹介
オフィス移転の際には、さまざまなことを同時に進めていく必要があります。
ここでは、オフィス移転の際のスケジュールとやるべきことについて解説します。
移転6ヶ月前のスケジュール
一般的に、オフィス移転が決まったら、社内で移転プロジェクトを立ち上げてチームで取り組みます。
まずは、移転の目的を明確にした上で、移転先の条件設定や大まかな移転スケジュールを作成しましょう。そこから、具体的な物件の検討に入ります。
目的や移転先の条件が明確でないと、物件を絞り込むことが困難になるうえに、期待した成果を得られません。立地や公共交通機関の利便性、家賃、周辺の店舗や施設などを考慮して条件を設定しましょう。
新オフィスの目途が立った時点で、現オフィスの解約予告を書面で提出します。解約通知期限はほとんどの場合が6ヶ月前とされていますが、事前に賃貸借契約書を確認しておきましょう。あわせて原状回復に関する規定や敷金・保証金の扱いについても確認しておくと良いでしょう。
移転5～4ヶ月前のスケジュール
新オフィスの選定や現オフィスの解約予告を済ませたら、新オフィスへの移転計画を進めていきます。
専門業者の選定・依頼
オフィス移転ではやるべきことが大量に発生するため、必要に応じて移転をサポートする専門業者の選定・依頼を行います。あわせて、原状回復業者に見積もり依頼と契約を行いましょう。いずれも繁忙期と重なると日程が取れないおそれがあるので、なるべく早めの決定が必要です。
内装、什器、電話・通信、リースの選定
新オフィスで必要になる内装や什器、電話・通信機器など、リースを含めて検討します。現オフィスから移動するのか、変更や新たに追加が必要なのかなどを考えましょう。
現オフィスで使用しているリース機器がある場合は、リース会社に必要な手続きについて指示を仰いてください。
専門業者との打ち合わせ
新オフィスの工事見積もりと契約も必要です。内装、設備などについても各専門業者と打ち合わせをし、詳細や作業実施時期を決定します。
オフィスレイアウト決定
移転にあたっては、新オフィスのレイアウトも決定しなければなりません。現オフィスの課題を解決しつつ、スムーズな導線の確保と社員にとって働きやすい空間について、社員と一緒に考えるのが理想です。レイアウトが決まったら、必要な家具や資材の発注を済ませます。
移転2～3ヶ月前のスケジュール
移転の2～3ヶ月前には、引越し業者の選定を行います。選定のポイントは、以下の4点です。
- サービス内容
- 移転費用
- 廃棄物の処理費用
- 対応がスムーズかどうか
移転費用を想定するときは、移転の際に必要になる作業もふまえておきましょう。例えば、ネットの回線工事や廃棄物の処理などです。移転にかかるコストや期間を抑えたい場合は、このようなサービスも一括で委託できる業者がおすすめです。
また、以下のような移転に付随する細かなタスクも発生します。担当者を割り振りながら効率良くこなしていきましょう。
- 運搬する什器などの確認
- 従業員への周知
- 取引先への移転連絡や近隣への挨拶
- 電話機やコピー機などの移転手配
- 社内書類や名刺、社判の住所変更
なるべく少ない費用で引越しを終えたい場合は、全体にかかるコストを早めに計算してコストを調整すると良いでしょう。
スター引越センターなら、荷物の運搬だけでなく、引越しにかかる配線工事やOAフロア・パーテーションなどの内装工事も含め、すべてお任せいただけます。
重量物の運搬や廃棄物の処理も格安で対応できます。オフィスの規模やニーズに合わせた専用プランも複数用意していますので、オフィスの引越しをご検討の際はぜひ一度ご相談ください。
また、引越しの手配と同時に、原状回復工事の打ち合わせも始めましょう。原状回復工事は、退去後すぐに始め、契約終了日に間に合わせなければなりません。間に合わない場合には、さらに家賃が発生してしまいます。
移転1ヶ月前のスケジュール
移転1ヶ月前には、移転後すぐに新オフィスが稼働できるように段取りしておくことが重要です。電気やインターネットなど各種届出の提出を早めに済ませましょう。
あわせて、役所へ各種書類の提出も必要です。
例えば法務局には、本店を移転する場合なら「本店移転登記申請書」、支店なら「支店移転登記申請書」の提出が必要です。
そのほか、税務署や都道府県事務所など、提出が必要な書類は多岐にわたります。書類によって提出する先や期限が決まっているので、確認しておきましょう。
オフィス移転にともなう労働環境の変化は社員にとって大きな影響があるものです。移転後、働きにくさや居心地の悪さを感じさせないよう、各部屋の使い方や共用スペースでの決まりごとなど、新オフィス運用ルールの作成をおすすめします。
移転当日〜移転後1ヶ月のスケジュール
新オフィスへの移転が終わったら、現オフィス（旧オフィス）の原状回復工事を開始します。工事期間は規模や造作によって異なり、数日～1ヶ月程度がかかります。工事終了後、オーナーに明け渡して契約終了です。
敷金・保証金は、償却費や原状回復費用が差し引かれ、契約終了後に返還されます。契約終了後数ヶ月後になることもあります。
まとめ
オフィス移転のスケジュールについて紹介しました。オフィス移転にかかる期間は規模によって異なりますが、最低でも現オフィスの退去日から逆算して6ヶ月前までには行動を開始しなければなりません。
それよりも前に、業者の調査や新オフィスの物件の目星をつけておくなど、細かい準備が必要です。
スター引越センターは、オフィスの移転作業から廃棄物の処理まで一貫して行っています。ほかにも、原状回復業者や配線工事業者などとも連携しているので、個別に依頼する必要がありません。忙しいオフィスの引越しは、ぜひスター引越センターにご相談ください。
