会社・オフィス・事務所移転のご担当者様へ
ある日の午後の経営会議のこと。急遽、会社を移転することが決まりました。
その移転日時は6ヶ月後。ほとんど時間がありません。
「総務部として、忙しくなりそうだ・・・」
「ところで、誰が引っ越しの担当になるんだろうか・・・」
少しだけ他人事のように考えていたその時、社長室に呼ばれ、こう言われました。
「君が引っ越しの責任者になってくれ。しかも、今回はコスト重視で頼む」
会社の引っ越しなんて初めての経験。時間は6ヶ月間しかない。しかも、コスト重視・・・。
「ただでさえ日々の仕事も忙しいのに、会社の引っ越しなんて自分にできるのだろうか・・・」
頭の中は不安でいっぱい。いや、不安なんて生ぬるい。恐怖でいっぱいになってしまいました。
「失敗したらどうしよう。コストがかかり過ぎたらきっと社長から怒られる・・・。周囲の社員からも仕事ができない奴だと思われる・・・」
私の心の中は、そんな悪いイメージで支配されてしまいました。
そこで、その不安を消し去るべく、私なりに「会社・オフォス・事務所の引っ越し費用を安くする方法」を徹底的に調べ上げました。
不安を消す方法は、その不安の対象を徹底的に調べて知ることに限る。
結果、その努力のおかげで、私の会社の引っ越しは費用も予算以内に収まり、無事成功することができました（いろいろ大変でしたけど・・・）
そこで今回は、以前の私のように、初めて会社・事務所・オフィスの引っ越しを担当することになったあなたのために「会社の引っ越し費用を安くする裏ワザ５選」を紹介していきたいと思います。
この記事の内容
会社の引っ越し費用を安くする裏ワザ①：使っていないリース品は返却する
引っ越しが決まった時、まず行って欲しいのは、会社の中にあるリース品の契約期間と必要性を確認することです。
例えば、壊れたパソコン、モニタ、プリンターなどが社内に残っていることは多いので、壊れてしまったモノ、また、壊れていなくても誰も使っていないモノはリース期間中であっても返却してしまいましょう。
また、リースアップ（リース期間が満了）したモノについては、企業としてはそのまま使うか（再リース）するか、別の製品を購入するか、または新たにリースするかを検討する必要があります。
リースしているモノについては契約期間を確認して、一斉に見直しをかけていきましょう。
私の会社でも「リースの見直し」を行ったところ、ほとんど使っていない複合機やパソコンが見つかり、見直さなければ気づかなかったムリ・ムダ・ムラを発見すること良い機会となりました。
会社の引っ越し費用を安くする裏ワザ②：不用品を捨てて、荷物を少なくする
荷物は多ければ多いほどダンボールが必要ですし、梱包や運搬の手間がかかりますよね？
私の会社で行ったことは、社内の掲示板とメール、それから部署ごとの朝礼で「引っ越し前にいらない資料や本を処分してください」という連絡を徹底したことです。
引っ越しは社内の各部署での断捨離の絶好の機会だと思い、私は引っ越しに便乗して、社内の断捨離運動を展開しました。
結果、「断捨離」というスローガンが分かりやすかったのか、断捨離運動は引っ越しが終わった今でも続いています。
引っ越しのように、変化のタイミングは何かを変える絶好の機会です。
会社の引っ越し費用を安くする裏ワザ③：粗大ゴミを処分、またはリサイクルする
引っ越しの際に粗大ゴミは、必ず出てしまうものです。
地域のゴミ回収に出せる程度の量であれば問題ありませんが、新オフィス・事務所への移転をきっかけに、デスクや椅子などを新調する場合、粗大ゴミとして処分しなければなりません。
自分たちで自治体のゴミ処分場へ持ち込む場合はレンタカー代やスタッフも必要になります。
そのため、ゴミを処分する際は、ほとんどが回収業者に依頼する形になりますが、手数料が思った以上に高くなってしまうこともあります。
ここからは、自治体に粗大ゴミ回収を依頼することのメリットとデメリット、それから、不用品回収業者に粗大ゴミ回収を依頼することのメリットとデメリットを紹介しますので、自社に的する方法を選択してください。
自治体に粗大ゴミ回収を依頼することのメリットとは？
自治体に粗大ゴミ回収を依頼することの一番のメリットは、何よりも料金が安いということです。
なぜ、自治体に依頼すると安くなるか？
自治体は、費用の一部が税金によってカバーされているため、通常より回収することができるのです。
また、自治体は各市区町村にあるため、会社の所在地がどこであっても回収してもらうことができます。市区町村が運営しているため、安心感があることもメリットの一つです。
自治体に粗大ゴミ回収を依頼することのデメリットとは？
自治体に粗大ゴミ回収を依頼するためには利用権を購入して、自治体が指定する場所まで自分たちで粗大ゴミを運び出さなければなりません。粗大ゴミが重いものだった場合、運び出すことに苦労します。
また、家電リサイクル法の対象となっているテレビ、冷蔵庫・冷凍庫、エアコンなどは回収してもらえないというデメリットがあります。
＜家電リサイクル法とは？＞
家電リサイクル法とは一般家庭や事務所から排出された家電製品(エアコン、テレビ(ブラウン管、液晶・プラズマ)、冷蔵庫・冷凍庫、洗濯機・衣類乾燥機)から、有用な部分や材料をリサイクルし、廃棄物を減量するとともに、資源の有効利用を推進するための法律です。
経済産業省のホームページより
不用品回収業者に粗大ゴミ回収を依頼することのメリットとは？
不用品回収業者に粗大ゴミ回収を依頼することの最大のメリットは、自分たちの手間がかからないということにあります。
不用品回収業者に粗大ゴミ回収を依頼すれば、自治体による回収とは違って、電話１本で事務所まで粗大ゴミを取りに来てくれて、粗大ゴミを運び出してくれます。
自治体に比べて、回収の日時を早めることができます。
また、不用品回収業者は、危険性のあるものや有害性のあるものを除き、ほとんどの粗大ゴミを回収してくれるというメリットがあります。
不用品回収業者に粗大ゴミ回収を依頼することのデメリットとは？
不用品回収業者に粗大ゴミ回収を依頼すれば手間もかからず、自治体が回収してくれないものまで迅速に回収してくれます。
一方で、不用品回収業者に粗大ゴミ回収を依頼することのデメリットは、自治体に比べて料金が割高になるということにあります。
ただし、不用品回収業者によって見積もり金額も異なりますので、複数業者の見積もりを比較したり、別途の費用がかからないかを事前にしっかりと確認していきましょう。
粗大ゴミを賢く処分する方法
一般的には、粗大ゴミを簡単に回収して欲しいなら不用品回収業者に、費用を安く抑えたいのなら自治体を利用することがオススメです。
引っ越し業者の中にはリサイクルショップや粗大ごみ回収業者と提携をしている会社もあり、サービスでゴミを処分してくれるところがあります。
ですので、まずは引越し業者に相談してみましょう。
粗大ゴミには種類や状態によって引き取れるかどうか変わってくるので、相場の費用は公開していない会社が多いですが、無料で引き取ってくれたり、状態の良い家具を買い取ってくれる会社もあります。
また、粗大ゴミの処理は引っ越し作業と同時に行えるので費用が抑えられ、最終的に安く引き取ってもらうことも可能です。引っ越しと引き取りの2回、立ち会う手間がありませんし、時間も予算も両方削減できます。
会社の引っ越し費用を安くする裏ワザ④：大型コピー機の移動
自社でコピー機を所有している場合も、レンタルの場合も引っ越しの際には、自社で運ぶ必要があります。
大型のコピー機を運ぶ際、場合によっては自分たちで運べないものもありますので、コピー機が大きいほど、一般の引っ越し業者では対応してくれないことがあります。
そのため、初めから「重量物専門の業者」を依頼することになりますが、料金が3万円〜5万円と高くなります。
したがって、一番初めに家具を運んでくれる引っ越し業者に相談をして、見積もりを取ってから他の業者を探すのが良いでしょう。
ここでも、引越し業者が重量物専門の業者と提携していることがあるので、確認してみることをオススメします。
また、コピー機が会社の所有物なのか、リースしているものかでも違ってきます。
コピー機が会社の所有物である場合の対応方法
もし会社の所有物であれば、引っ越し業者にそのまま依頼しても対応してくれます。
業者によっては運送保険に入っている所もあり、万が一の際にも補償をしてくれますので補償内容も事前にしっかりと聞いておきましょう。
コピー機がリース会社の所有物である場合の対応方法
リースであれば、リース会社や代理店へ連絡して、移動してもらうのが無難です。
リース会社から特に指定がなければ引っ越し業者に頼んでも問題ありませんが、まずはリース会社に確認をとりましょう。
会社の引っ越し費用を安くする裏ワザ⑤：電話、無線LANの敷設
電話や無線LANの敷設は専門の業者が行うことになっていますが、LANの工事やインターネット接続、配線の整理を行うだけで、数十万円以上の費用がかかる場合もあります。
業者によって見積もり金額は変わるため、相見積もりは必ずとるようにしましょう。
この費用についても、引越し業者に相談することで、信頼のおける配線業者を紹介してもらうことができます。
また、引越し業者によっては、電話や無線LANなどの配線や相談を専門のスタッフが行ってくれるところもあります。
電話回線移転の申請フォローや施行・移転、LANネットワーク設備のサーバーの離線、PCの離線・結線など、適切な診断から敷設までを全て任せることができます。
どのくらいの価格になるかはPCの数やオフィスの広さによっても変わってきますので、まずは見積もりをお願いしましょう。
まとめ
以上、会社の引っ越し費用を安くする裏ワザとして、以下の5つの方法を紹介してきました。
- 使っていないリース品は返却する
- 不用品を捨てて、荷物を少なくする
- 粗大ゴミを処分、またはリサイクルする
- 大型コピー機の移動
- 電話、無線LANの敷設
会社の引っ越し費用を安くする裏ワザは、意外と思うかもしれませんが「見積りが安いだけでその業者を選んでしまわないこと」にあります。
最初から安すぎると「スタッフ不足やトラックが小さい」、それから、「廃棄処理料が高い」というようなこともありえます。
業者を見極める方法の一つとして、まずはホームページを見てみることです。
ホームページに料金やサービス詳細が記載されていないところは、不明瞭な料金形態の可能性も考えられます。
さらに、引っ越し業務を行うには「貨物自動車運送事業者」の登録が必要でので、その記載がしっかりされているかも事前に確認するようにしましょう。
ちゃんとした引っ越し会社ならば必ずホームページに記載してありますので、事前にチェックしておきましょう。
それからもしろん、スタッフの質も重要です。
会社によってはベテランスタッフが一人で、後はアルバイトスタッフという所もあります。
会社の引っ越しの場合は重量物も多くありますので、ベテランスタッフが何名担当してくれるのかどうか、見積もりの段階でしっかり確認しましょう。
まずは、引越し業者に相談してみよう
今回、ご紹介した会社の引越し費用を抑える最大のポイントは「引越し業者に相談してみること」です。
引越し会社に相談することで、どれくらいの相場になるのか、どれがオプションになるのかが分かります。
また、不用品回収などについては、会社によって無料の場合や買取をしてくれるところがありますので、しっかり聞いてみましょう。
多くの会社は自分たちでそれぞれの業者を探して、個別で依頼することが多いかと思いますが、それでは手間も時間もかかってしまいます。
スター引越しセンターでは、事前に相談をしていただくことで、ワンストップでの対応が可能です。また、スタームービングは手数料をほとんど取らないため、トータルコストを安く抑えることができます。
会社の引越しをお考えの際は、まずはスター引越しセンターにご相談ください！
追伸
最終的に、引越しの費用を抑える最大のポイントは、しっかりと事前準備をすることです。
「備えあれば憂いなし」ですね。
事前準備をするための秘訣は、こちらの記事を参考にしてください。
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