テレワークや働き方改革の推進などを受け、オフィスの縮小による移転の需要が高まりつつあります。オフィスを移転したい場合は、どのようなスケジュールを立てて動けば良いのでしょうか。今回は、オフィスの引越しに関するスケジュールについて紹介します。
この記事の内容
オフィスを引越しする際のスケジュール組のポイント
オフィスを引越しする際のスケジュールは、どのように組めば良いのでしょうか。スケジュールを組むときの目安について紹介します。
引越したい時期の半年以上前からスケジュールを組む
オフィスの引越しは、半年以上前からスケジュールを組むのが一般的です。賃貸オフィスの場合、解約通知は半年以上前の完了を義務付けられている場合が多いためです。
移転に際しては、原状回復工事もしなければなりません。ほとんどは管理会社が指定している業者で行いますが、依頼は入居者側で行うこととなります。そのため、早めにスケジュールに組み込むことが必要です。
引越しの半年前には次のオフィス予定地も決めておき、現オフィスと新オフィスの同時進行で半年間のスケジュールを組みます。どのような手順で引越し作業を進めるべきか、オフィス移転の専門業者に相談するのが良いでしょう。
オフィスの引越しを考える際は目的を明確にしておく
オフィス移転の目的について明確にしておくことも重要です。
新オフィスのレイアウトやオフィス家具の選定、デザインに関しては、この「目的」を軸に検討することが基本です。移転後、社員が新オフィスで働きにくさを感じてしまわないよう、現オフィスでの課題や改善ポイントを洗い出しておきましょう。
家賃を抑えたいというのが大きな理由であるという企業も多いです。しかし、移転先でどのような働き方をしたいかなど具体化しておくことが重要です。
オフィス引越しのスケジュール例
オフィスを引越すときは、さまざまなことを同時に進めていく必要があります。
ここでは、オフィスを引越す際のスケジュールとやるべきことについて解説します。
引越し6ヶ月前のスケジュール
引越しを行うには、メンバー集めが大切です。移転プロジェクトを立ち上げて、そのメンバーを中心として引越しを進めていきましょう。
また、オフィスビルのオーナーに対して解約通知を書面で行う必要があります。前述のとおり、解約通知期限はほとんどの場合が6ヶ月前とされています。事前に賃貸借契約書を確認しておきましょう。
解約予告を行う段階ではすでに移転先を決定しておくのが望ましいです。移転先は、立地や公共交通機関の利便性、家賃、周辺の店舗や施設などを考慮して選定しましょう。
ほかにも、原状回復工事の予定やそれ以降のスケジュールを立てることも必要です。原状回復は賃貸契約の期間内に行わなければなりません。業者選びや日程調整などを、いつ頃行うのか、スケジュールを立てておくと良いでしょう。
引越し5～4カ月前のスケジュール
解約予告や新オフィスの選定が完了したら、移転専門業者を選定します。引越しの時期が業者の繁忙期に当たる場合は、早めに日程を押さえないと希望の日程が通らないこともあるので注意が必要です。
移転専門業者が決まったら、原状回復業者に見積もり依頼と契約を行いましょう。こちらも繁忙期と重なると日程が取れないおそれがあるので、なるべく早めの決定が必要です。
また、同時に新しいオフィスのレイアウトも決定する必要があります。現オフィスの課題を解決しつつ、スムーズな導線の確保と社員にとって働きやすい空間について、社員と一緒に考えるのが理想です。それに伴って、必要な家具、什器、資材の発注を済ませておきましょう。
さらに、新しいオフィスの工事見積もりと契約もこの時期にしておくべきことのひとつです。新オフィスのレイアウトに合わせて工事の見積もりを取りましょう。日程も希望が通るかどうか確認し、契約まで済ませておくと安心です。
引越し2～3ヵ月前のスケジュール
いよいよ引越し日が迫ってきたら、引越し業者の選定を行います。
選定のポイントは、以下の4点です。
・サービス内容
・引越しの費用
・廃棄物の処理費用
・対応がスムーズかどうか
引越し費用を考えるときは、移転の際に必要になる作業もふまえておきましょう。例えば、ネットの回線工事や廃棄物の処理、オフィス家具の購入などです。
移転にかかるコストや期間を抑えたい場合は、このようなサービスも一括で委託できる業者がおすすめです。
引越し2～3カ月前には、引越しに付随する細かなタスクも発生します。例えば、運搬する什器等の確認、従業員への通知、取引先への移転連絡や近隣への挨拶などです。
ほかにも、電話機やコピー機などの移転手配、社内書類や、名刺、社判の住所変更などが必要です。
やるべきことをすべてリストアップし、担当者を割り振りながら効率良くこなしていきましょう。なるべく少ない費用で引越しを終えたい場合は、全体にかかるコストを早めに計算し、コスト調整を行うことをおすすめします。
スター引越センターなら、引越しにかかる配線工事やOAフロア・パーテーションなどの内装工事も含め、すべてお任せいただけます。
重量物の運搬や廃棄物の処理も格安で対応できます。オフィスの規模やニーズに合わせた専用プランも複数用意していますので、オフィスの引越しをご検討の際はぜひ一度ご相談ください。
引越し1カ月前のスケジュール
引越しの直前1カ月前には、移転後すぐに働くことができるように段取りしておくことが重要です。電気やインターネットなど各種届出の提出を早めに済ませておきましょう。
また、労働環境の変化は社員にとって大きな影響があります。移転後、働きにくさや居心地の悪さを感じさせないよう、新オフィスでのルール作成も可能であればしておきます。各部屋の使い方や共用スペースでの決まり事など、ルールをしっかり作成して共有しておきましょう。
まとめ
今回は、オフィスの引越しをする際のスケジュールについて紹介しました。オフィスの引越しは最低でも引越しの6カ月前までには行動を開始しなければなりません。
それよりも前に、業者の調査や新オフィスの物件の目星をつけておくなど、引越しに向けた細かい準備をしておくと良いでしょう。
スター引越センターは、引越しから廃棄物の処理まで一貫して行っています。ほかにも、原状回復業者や配線工事業者などとも連携しているので、個別に依頼する必要がありません。忙しいオフィスの引越しは、ぜひスター引越センターにご相談ください。
