オフィス移転は単なる引っ越しではなく、今後の売上げアップや、業務拡大等の”投資”であり、会社にとってとても重要なプロジェクトの１つです。
そのため、なるべく移転にかかる期間や費用は削減し、効率的におこなうことが求められます。
今回はオフィス移転によくある失敗例とその対策方法をご紹介します。
あれ、想像と違う？物件選びで失敗
オフィスを選ぶ際に、移転までの期間に十分な余裕があれば、１件１件に対し時間をかけて設備や他のテナントについて確認することは可能です。
しかし、移転時期が迫っている場合などは急いで物件を決める必要があるため、実際に移転をしてから「こんなはずではなかった！」という問題が発生するケースが多々あります。
物件探しに時間がさけない場合、「賃料」や「アクセス」「立地」等の大まかな条件がクリアしていれば、契約に進んでしまうケースが少なくありません。
細かくチェックしたい項目は、他のテナントや管理会社、免震・災害対策などいくつもありますが、確認の重要度が高い割に忘れがちなのが、「物件の設備」についてです。
オフィスの設備というのは従業員のモチベーションや、生産性の低下にも関わってくるため利便性や安全性はもちろん、常に整備され快適に利用できる状態が保たれていなければなりません。
好立地や好条件の物件であっても、後々後悔しないために設備面についてもしっかりと確認することは大切です。
コストだけを考えて・・・業者選びで失敗
オフィス移転は会社のプロジェクトなので、コスト削減はとても大切です。
しかし、コストだけで業者を選んでしまい、移転中の計画が順調に進まなかったり、移転後の業務に差し支えが出たりすることもあります。
引越し業者の中には、非常に格安な料金を定時しておきながら、後からオプション等で料金を釣り上げる業者がいたり、配線業者の場合には配線がしっかりと出来ておらず、業務が始まってから内線が使えない等の支障が起こります。
コスト削減はとても重要ですが、その料金でどんなサービスを受けられるのか？オプション等の金額や、補償内容について予め確認しておきましょう。
仕事に影響大！電話・ネット回線の手配で失敗
オフィス移転の中で最も失敗例として多いのが「電話・ネット回線の手配ミス」です。
そもそも業者側に問題がある場合もありますが、オフィス移転の担当者が配線業者と綿密な打ち合わせをしていなかったために、社内・社外に迷惑が掛かってしまうこともあります。
どのような企業でも、電話・インターネット回線は業務を行う上で必須条件となっているため、回線がストップしてしまうと、業務もストップしてしまうことになってしまいます。
このような失敗をしないためにも早めに業者と打ち合わせの場を設け、どのような段取りで配線工事をすすめるのか？等を決めておくことが大切です。
そして、工事を行っている現場に移転担当者も参加し、工事の進行状態のチェックを行ないましょう。
まとめ
オフィス移転は、家庭の引っ越しとは違い、移転計画が滞ることで、従業員やクライアント、会社の売上にも関わってきます。
なるべく早くに対応し、進捗状況については移転担当者が業者と密に連絡を取り合い、滞ることのないように進めて行くことが大切です。
