オフィス移転の際、現オフィスの状況や新オフィスに希望する内装・レイアウトなど、あらゆる要素によって、かかる費用が想定よりも大幅に上回ることがあります。できるだけコストを抑えるにはどのような方法があるのでしょうか。今回は、オフィス移転のコスト削減ポイントと裏技について解説します。
この記事の内容
オフィス移転のコスト削減ポイント1：内装
オフィス移転で大きなコストを占めるのは、内装に関する費用です。そこで、まずは内装にかかわるオフィス移転のコスト削減ポイントについて解説します。
旧オフィスの原状回復費用の相場を把握する
旧オフィスの内装を退去時に元に戻す原状回復の費用は、意外にコストが大きくかかるところです。費用は内装や使用状況にもよりますが、相場の目安は1坪あたり3～5万円、大型ビルの場合は1坪あたり5～8万円になります。
原状回復工事は一般的にオフィスのオーナーや管理会社の指名業者であることが多いです。しかし、相場よりも大幅に高額な場合は、オーナーや管理会社に相談のうえ費用の妥当性を査定会社に査定してもらうと良いでしょう。査定結果をもって費用の交渉が可能になる場合があります。
また、見積りの際には、本来原状回復の対象とならない共用部分が含まれていないかどうかの確認も必要です。
オフィスビルの共用部分は、例えば以下の部分が当てはまります。
- 共用廊下
- 階段
- 駐車場
- バルコニー
- 内外壁
- エレベーター設備
- 電気設備
移転先の床下と天井を確認する
移転先の内装コストを左右するのが、床下と天井です。
最近のオフィスビルは、ネットワーク配線を床下の空間にまとめるOAフロアを導入していることが多いです。ただし、床下が狭すぎると配線工事が難しくなるため、コストが上がります。
また、フロアダクトからOAフロアにしたい場合にはその分の工事費用がかかります。フリーアクセス化の費用は交渉次第でオーナーに負担してもらえるケースもありますが、床下の空間が十分でない物件は、コスト面で注意が必要です。
また、天井が高いと開放感はありますが、高さが高くなるほど部屋ごとに高い仕切りが必要になり、コストが上がる要因になります。
さらに、天井が高いと空間体積が広くなって空調の効きが悪くなり、電気代がかさむおそれもあります。オフィス移転のコストに直接かかわる部分ではありませんが、現オフィスよりも毎月の支出が増える原因になることを理解しておきましょう。
オフィス移転のコスト削減ポイント2：業者選定
オフィス移転を依頼する業者によってもコストの削減が可能です。業者選定の際に注意しておきたいポイントを見ていきましょう。
自社に合ったサービスを提供してくれるかどうか見極める
オフィス移転には、内装や内装や原状回復、ネットワーク整備、廃棄処理などさまざまな業者が関わります。それぞれ異なる業者に依頼することもできますが、一括でサービスを請け負ってくれる業者も選択可能です。
同じ工事内容でも業者によって見積金額は大きく異なります。さまざまな業者に一括で見積りが取れるサービスなどを利用して、適正な見積りかどうか判断しましょう。
また、価格だけではなく、自社に合っているサービスを提供してくれる業者を選ぶことも重要です。コスト上昇につながる不必要なサービスを受けたり、サービスが不足し新たな発注コストをかけたりせず済むため、結果的にコスト削減につながります。
工事区分を事前に確認する
ビルの工事には以下の3つの工事区分があり、工事内容によって内装や設備などの工事業者を指定されることがあります。
- A工事……オーナーが発注から費用負担まですべてを行う工事。建物本体や共有部分にかかわるもので基本的にテナント側は関与しない。
- B工事……主に空調や電気・照明などのビル設備について、テナント側の希望に応じて行う工事。オーナー指定の業者が施工し、費用はテナント負担。
- C工事……オーナーの承認のもとテナントが発注から費用負担まで行う工事。主に内装工事や電話・インターネット工事などで業者はテナント側が指定可能。
工事区分は、ビルによってそれぞれ異なります。工事区分がBの場合、オーナー指定業者による工事になるため業者比較ができず、費用が高くなりやすい傾向にあります。
とくに、大手ディベロッパー所有の物件では、B区分の工事範囲が多い傾向が見られます。値下げの交渉をするか、A工事にできないか交渉してみるのもひとつの手です。
できるだけ工事コストをかけたくないのであれば、移転先を探す段階で工事業者を自由に選べるC区分の範囲が広いかどうかを確認しておきましょう。
オフィス移転のコスト削減ポイント3：レイアウト設計
移転先でのレイアウト設計によってもコスト削減が可能です。レイアウトを変更することで、生産性の向上も期待できます。自社に合った方法を検討してみてください。
フリーアドレスを導入する
フリーアドレスとは、従業員に固定のデスクを作らず自由に好きな席に座って仕事ができるレイアウト方法です。
フリーアドレスにすることで、デスクに固定で設置するキャビネット什器が不要になります。また、内装工事も簡単なもので済み、スペースも費用も削減可能です。
また、フリーアドレス化は、従業員の満足度向上やコミュニケーション促進などさまざまなメリットもあります。業種や部門によっては適さない場合もあるため、自社の状況を考慮したうえで検討してみると良いでしょう。
できるだけワンフロアに集約させる
複数のフロアにまたがってオフィスを設置する場合、各フロアに給湯室や複合機、会議室などを配置しやすい傾向です。コストを考えるならできるだけ拠点を同じフロアに集約することがおすすめです。
ワンフロアにすることで内装工事費を抑えられるだけでなく、無駄なスペースの削減と維持費のカットにもつながります。また、他部署とのコミュニケーションが取りやすくなり、生産性の向上が期待できるという点もメリットです。
オフィス移転でコスト削減する裏ワザ5選
オフィス移転では、移転作業においてもさまざまな費用がかかるポイントがあります。ここからは、移転コスト削減につながる裏ワザを5つご紹介します。
リースの見直しを行う
誰も使っていない備品はリース期間中であっても返却しましょう。
また、リースアップ（リース期間が満了）するものについては、企業としてはそのまま使うか（再リース）するか、別の製品を購入するか、または新たにリースするかを検討する必要があります。契約期間を確認して、一斉に見直しをかけましょう。
運搬する荷物を断捨離で減らす
運搬する荷物が多ければ多いほどダンボールが必要になりますし、梱包や運搬の手間がかかり移転コストがかさみます。移転前にできるだけ不要な備品を断捨離することも有効です。
ただし、発生した不用品は産業廃棄物となり、一般ゴミとして処理することはできません。引越しの際に業者に不用品回収を依頼するのであれば、産業廃棄物収集運搬業の許可を得ている業者であることを確認しましょう。
なお、木製の家具は産業廃棄物ではなく、事業系一般廃棄物になります。
不用品はリサイクルする
不用品は廃棄するだけでなく、状態の良いものはリサイクルショップやリユースショップで買い取ってもらうことも可能です。引越しと同時買取してくれる業者もあるので、相談してみると良いでしょう。廃棄費用を節約できます。
重量物の運搬は引越し業者に相談する
大型コピー機といった重量物については、一般の引越し業者では対応できないことがあります。その場合、「重量物専門の業者」に依頼することになりますが、料金が3万円〜5万円ほどと高くなります。
そのため、まずは家具を運んでくれる引越し業者に相談をして、見積もりを取ってから他の業者を探すのが良いでしょう。引越し業者が重量物専門の業者と提携していることがあるので、確認をおすすめします。
なお、リースであれば、リース会社や代理店へ連絡して移動してもらうのが無難です。
電話やネットワーク回線の配線工事は必ず相見積もりを取る
電話や無線LANの敷設は専門の業者が実施しますが、LANの工事やインターネット接続、配線の整理を行うだけで、数十万円以上の費用がかかる場合もあります。
見積もり金額は業者によって変わるため、相見積もりは必ずとるようにしましょう。引越し業者から信頼のおける配線業者を紹介してもらうのも良いでしょう。
また、引越し業者によっては、配線工事を専門のスタッフが行うところもあります。電話回線移転の申請フォローや施行・移転、LANネットワーク設備のサーバーの離線、PCの離線・結線など、適切な診断から敷設までをすべて任せられます。
まとめ
オフィス移転にかかるコストを削減する方法について紹介してきましたが、移転作業のコストについては「引越し業者に相談してみること」が重要です。
スター引越しセンターでは、事前に相談をしていただくことで、ワンストップでの対応が可能です。オフィス移転をお考えの際は、まずはスター引越しセンターにご相談ください。
