「法人の引越し」は「個人の引越し」と違い、引越し費用が大きくなります。
「法人の引越し」を「個人の引越し」と同じように考えてしまうと、思わぬ失敗を招いてしまいますので十分な注意が必要です。
- あなたは、引越し業者は何を根拠に見積もり金額を算出しているのか、知っていますか？
- あなたはなぜ、引越し業者ごとに見積もり金額が違うのか、知っていますか？
- あなたは、引越し業者に頼めるオプションサービスにどんなものがあるのか、知っていますか？
もし、あなたの答えがNoなら、今すぐに複数業者の見積もりをとって比較することをオススメいたします。
なぜなら、複数の引越し会社をいっきに比較することによって、会社ごとの料金やサービスの違いだけでなくオフィス・事務所移転に必要な費用項目や段取り、注意事項などもいっきに把握することができるからです。
各社ごとの見積もり金額は、各社のサービスに対する正当な対価です。
安さだけで比較するのではなく、確実にスピード感を持って対応してくれる引越し業者を選ぶことをゴールにしましょう。
なぜなら、法人の引越しには料金だけでなく、時間や労力がかかっているからです。
たとえ、料金が安くとも段取りが悪く、時間や手間がかかってしまう業者を選んでしまったら、あなたの会社は料金以上の機会損失を被ってしまう可能性もあります。
そこで、今回は、相見積もりのポイントについてご紹介したいと思います。
この記事の内容
オフィスの引越しをする際に必要な準備
オフィスの引越しでは、大量の荷物を運搬するだけでなく、引越し先のオフィスで業務がスムーズに行えるように準備する必要があります。そのため、レイアウト設計や各種手続きなど、さまざまなタスクが発生します。
まずは、オフィスの引越しに必要な準備を、スケジュールと合わせて見ていきましょう。
6～3ヶ月前までに済ませておくべきこと
オフィスの引越しをするには、約6ヶ月前から計画的に実行していく必要があります。実際にオフィスの引越しを検討しているなら、引越しから逆算して6ヶ月前には、現在のオフィスの解約手続きを行い、新しいオフィスを探しはじめましょう。それと並行してすぐに、原状回復工事の計画も立てなければなりません。
4ヶ月前くらいになると、引越し先のオフィスのレイアウトを具体的に決めていきます。このとき、レイアウトに合わせて必要な家具やオフィス什器をピックアップしてリスト化しておくと良いでしょう。
3ヶ月前には、引越し業者を決定して発注します。オフィスの引越しを得意とした業者を選びましょう。料金が各社大きく異なる可能性があるため、相見積もりを取って比較するのがおすすめです。
1ヶ月前～1週間前に行うこと
この頃には、引越しマニュアルの作成や具体的な細かいスケジュール策定などを行います。取引先にも、住所が変わることを前もって通知しておかなければなりません。
各種解約や移設に必要な官公庁の手続き、電話やネット回線などの通信会社への手続きも済ましておきましょう。
使用頻度の少ない小物類など、簡単に自分たちで梱包できるものは、この時点で少しずつ行っていくとスムーズです。
最低でも引越しの1週間前までには、どの従業員が何をするか、役割分担をはっきりさせておきましょう。
相見積もりのこころ強い味方！「オフィス引越しの比較サイト」
法人の引越しでは、多くとも5〜6社から見積もりをとるのが一般的です。
同じ引越しでも引越しの規模や距離によって、引越し業者間で大きく金額に差が出るので、法人の引越しには相見積もりは必須であると言えるでしょう。
でも、相見積もりを多く取りすぎて整理がつかなくなってしまう危険性もあります。
そのような場合、引越しの一括見積もりができる「比較サイト」を活用することをオススメいたします。
「オフィス引越しの比較サイト」を利用するメリット
「比較サイト」とは、たった1回の資料請求で複数社の資料請求ができる便利なサイトです。
「比較サイト」を利用することで1社1社、ホームページを調べて、資料請求する時間と手間を省くことができます。
通常は、1社1社に対して、こちらの引越しの条件や希望を伝えなければならないところを「比較サイト」を使えば、たった1回の作業で、複数社にこちらの引越しの条件や希望を伝えることができるので非常に便利です。
たくさんの仕事を抱えているあなたの「時間」と「労力」の大幅な短縮になります。
代表的な「オフィスの引越しの比較サイト」3選
では、具体的に、どんな「オフィス引越しの比較サイト」があるのでしょうか？
3つのほど、オフィス引越しを行っている「比較サイト」を紹介します。
ズバット引越し比較
「ズバット 引越し比較」に参加している引越業者は225社（2017年2月15日時点）。
エリアや条件に合わせ、参加業者一覧ページの業者の中から厳選した業者へ見積もりが可能です。
引越し侍のオフィス移転
引越し業者240社以上の中から最大5社へまとめて見積もりができます。
価格.comのオフィス引越し無料一括見積もり
様々な商品・サービスの比較ができる「価格.com」のオフィス引越しのサービス比較サイトです。
条件や希望にマッチした引越し業者を比較することができます。
業者比較の際にチェックしておくべきポイント
オフィスの引越しでは、多くのタスクと費用が発生することから、業者選びがとても重要な項目です。ここでは、業者を比較検討する際にチェックしておくべきポイントをふたつ紹介します。
サービスの範囲
オフィスの引越しといっても、引越し業者によってサービスの範囲が大きく異なります。料金だけを見て業者を選定してしまうことで、求めているサービスに対応しておらず、自社の従業員がそのタスクを行うことになりかねません。
また、オフィスの引越しでは、原状回復工事も大変な作業になります。最近では、原状回復工事を行ってくれる引越し業者も増えてきていますが、対応していない場合は別の業者に依頼しなければなりません。
さらに、不用品処分もサービス範囲に含まれていると、楽に引越しが完了します。オフィスの引越しでは、大小問わず多くの不用品が出るのが普通です。とくに、個人情報や機密事項が書かれている書類に関しては、気軽に捨てることもできないため、業者を利用して安全に処分しましょう。
大きな家具や機器も、不用品処分を行っている業者に依頼すれば引越しと同時に処分してもらうことが可能です。
「引越安心マーク」の有無
引越し業者は数多く存在しますが、優良な業者であるかどうかの判断をするのは、なかなか難しいでしょう。そこで、ひとつの基準となるのが「引越安心マーク」の存在です。
「引越安心マーク」は、全日本トラック協会から優良業者と認められている業者に交付されているマークです。取得するには、法令に関することや対応体制、廃棄物処理方法、適切な個人情報の取り扱いなど、さまざまな観点から厳しい基準をクリアする必要があります。
さらに、この引越安心マークは、一度取得すれば終わりではなく、3年に1度更新も行われているのです。
厳しい審査基準をクリアしている業者なので、引越し作業中に発生したトラブルや料金に関するトラブルなど、万が一の事態でも誠実に対応してもらえます。
また、トラブルの際には引越し業者だけでなく、全日本トラック協会にも相談できる体制が整っています。
オフィスの引越しでは、取引先や顧客、社外秘の資料など、多くの重要情報も取り扱うため、安全な体制が整っている業者を選ぶのは必須です。
「引越安心マーク」の取得には、廃棄処理や個人情報に関する項目もあるため、安心の観点からもマークを取得している引越し業者に発注するようにしましょう。
「オフィス引越しの比較サイト」を使うときの注意点
「比較サイト」は非常に便利なサービスです。
でも、「比較サイト」の使い方には注意が必要です。
それは、各社の営業担当者からたくさんの電話がかかってくるということです。
時間と労力を削減するために「比較サイト」を使ったのに、いちいち営業担当者に対応しなければならない。
また、各社、別々のことを言ってくるので逆に、混乱してしまうというリスクも考えられます。
そこで、事前にあなたなりの「引越し業者を選択するための基準」を決めておくことが重要です。
基準があれば、自社にとって必要な情報と不必要な情報をふるいにかけることができ、様々な情報に惑わされることがなくなります。
次からは、相見積もりの注意点を紹介していきます。
相見積もりの注意点〜担当者編〜
引越し業者の担当者選びは、無事に引越しを完了するために大切なポイントのひとつです。
なぜなら、大手の引越し業者であろうと中小の引越し業者であろうと、あなたのオフォス・事務所の引越しを担当するのは個人であり、その個人の知識・スキル、経験、そして一生懸命さによって、サービスの質は大きく変わってきてしまうからです。
ですので、愛想や威勢が良くても行動が伴っていない。
また、物忘れが多い担当者に当たってしまったら後々、見積もり時と契約時条件が変わることも考えられますので、そうした担当者がいる会社に仕事を頼むのはやめた方が良いでしょう。
料金やサービス内容を比較することはもちろんですが、あなたの希望条件や要望などをしっかりと理解してくれて、それを達成するために具体的に行動してくれる担当者がいる会社を選びましょう。
相見積もりをするときの注意点〜料金編〜
見積もりで、希望通りの引越し費用を提示する業者があっても即決をしてはいけません。
各引越し業者によって、引越し料金の算出方法が違うのはもちろんですが、安い見積もりを提出するため、サービスが削れられていたり、補償がついてない場合があります。
また、引越し料金が安くても追加料金やオプションが必要になる内容だと、総額が高くなってしまう場合もあります。
料金だけで決めるのではなく、サービス内容をしっかりと確認しましょう。
相見積もりをするときの注意点〜知識編〜
「法人の引越し」は「個人の引越し」と違い、高い知識・スキル・経験が求められます。
ですので、お願いするのであれば、高い知識・スキル・経験を持つ個人がたくさんいる引越し業者を選びましょう。
では、その知識・スキル・経験はどうやって判断するのか？
その引越し業者のホームページをチェックするようにしましょう。
ただ綺麗なホームページではなく「訪問者のことを考えた分かりやすいページ構成」、そして、役立つ知識を情報発信しているサイトを運営している引越し業者のホームページは自分たちのことだけでなく、お客さんのことを真剣に考えている証のひとつです。
自社の一大プロジェクトである引越しは、プロに任せていきましょう。
まとめ
オフィス・事務所の移転では、担当者は低コストでスムーズに移転できるよう求められます。とはいえ、価格が安い業者だけを探すことはナンセンスです。
「比較サイト」などの便利なサービスを使って、これまで紹介したような相見積もりを取るときの3つの注意点を踏まえながら、効率的に相見積もりを取り、引越し業者を選びましょう。
