オフィス移転には、引っ越し作業・物件の選定・レイアウト決め・旧オフィスの原状回復工事など、膨大な量の業務が発生します。その数は、多ければ100以上にのぼることも…。通常業務を行いながら移転業務をこなすとなれば、負担も相当なものになります。
オフィス移転作業の負担を軽減するには、オフィス移転をコンサルに依頼するのがおすすめです。移転作業をスムーズに行えるようになるため、コンサルを導入する企業も増加傾向にあります。
この記事の内容
オフィス移転はコンサルへ「ワンストップ」で依頼できる
オフィス移転は、計画的な準備が重要です。例えば、以下のような作業が必要となります。
- 旧オフィスの解約（原状回復工事）
- 移転先の決定
- レイアウト決定
- オフィス家具の発注
- 引っ越し業者の手配
さらに、移転後は内装工事も必要なほか、委託業者や会社への連絡対応や費用の確認、各種届出などの関連業務も多くあります。それぞれ、期限や目安の所要日数などがあり、スムーズに進めるにはすべての作業をスケジュール通り行わなければなりません。
このような作業を通常業務と並行して行うには、従業員への負担が大きくなるでしょう。
そこで検討できるのがオフィス移転に関するコンサルです。オフィス移転に関する以下のような作業を依頼できます。
- 移転先の選定（効果分析や評価）
- 内装や設備の基本計画～設計
- オフィスデザインの提案
- 内装工事に関連するマネジメント
- 社内マニュアルの作成
- 各種発注業務（見積もり依頼）
ただし、コンサル会社によっては一部の業務のみとなるケースもあります。依頼の際は、一括（ワンストップ）で受注してくれるかを確認しておきましょう。
【オフィス移転】コンサルへ依頼すると費用対効果が上がる
コンサルに依頼すると予算がかさみ、損になってしまうかも…と考えている人もいるでしょう。しかし実際には、コンサルに依頼したことで費用対効果が上がったケースも多いです。
ここでは、コンサルにオフィス移転を依頼するメリットと、費用対効果が上がる理由をご紹介します。
社内の負担を軽減できる
コンサルを利用すると、様々な業務をワンストップで依頼することができます。移転業務に人員を割く必要がなくなるため、工数圧迫や残業の発生などを防ぐことが可能になります。
また、移転のプロであるコンサルなら、コスト削減の相談や引っ越し業者との金額交渉も可能です。公的機関への届け出のルールを教えてもらうこともできるため、担当者の知識がなくても安心して作業を勧められます。
窓口をひとつに絞れることもメリットのひとつです。移転業務の依頼を各種業者へ依頼していると、抜け漏れが起こるリスクが高まるほか、複数業者と同時にやり取りをすることになるため、移転作業がスムーズに進まなくなります。
さらに、オフィス移転では、レイアウトが想像していたものと違う、ネット回線がつながらない…など、業者とのトラブルも起きやすいです。移転業務をワンストップで引き受けてくれるコンサルに依頼すれば、こうした問題を未然に防ぐためのサポートもしてくれます。
コストパフォーマンスが良い
コストの観点から移転業務を自社で行う会社もありますが、作業をすべて内製化した場合、作業そのもの以外にも情報収集や比較検討に時間がかかります。その人件費や負担を考慮すると、基本的にはコンサルに依頼したほうが費用を抑えられることが多いです。
仮に予算に不安があっても、コンサルに相談すれば予算に合わせた移転計画を立ててくれます。コスト削減を考えている場合は、コンサルへの依頼を検討することをおすすめします。
【オフィス移転】コンサルへ依頼するときは「業者選び」が重要！
コンサルへ依頼すると多くのメリットが得られますが、同時に注意すべき点も覚えておきましょう。ここでは、コンサルに依頼する際のデメリットをご紹介します。
高額な費用を要求されるおそれがある
自社に合った業者を選定できれば良いのですが、なかには対価以上の高額な料金を請求する悪質な業者も存在します。
見積もりと実際の請求額が異なったり、契約として合意が取れている作業以外の工事をしたりなどです。場合によっては、弁護士などの介入が必要になるケースもあるため、充分に注意しておきましょう。
円滑に取引できないケースもある
コンサル会社や担当者によって、得意分野や性格が異なります。自社の業種や移転の目的に合わないサービス内容では、スムーズに移転を進めることが難しくなってしまうでしょう。
また、担当者同士の相性もあります。コミュニケーションの仕方によっては、なかなか信頼関係を構築できなかったり、強引さを感じたりして、円滑な取引ができないこともあります。
オフィス移転コンサルの選び方・注意点
オフィス移転のコンサル会社には、不動産系・IT系などの種類があります。それぞれ業種の得意分野が異なるほか、サービスの内容も多種多様です。
ここでは、多くあるオフィス移転のコンサルから、自社に最適な業者を選ぶ方法をご紹介します。あわせて選定の際の注意点にも触れていますので、移転を検討する際にご覧ください。
自社に合った業者を選ぶ
不動産会社…不動産仲介や、管理会社の系列であることが多いです。物件情報を多く保有しているほか、自社ビルが賃貸物件になっていることもあります。移転先の地域を選びたい場合に向いています。
建設・内装工事業者…建築や内装工事を扱う業者です。オフィス空間づくりの知識と経験に長けるため、内装工事の知識が無い場合におすすめです。オフィス空間にこだわりがある場合でも、要望を実現しやすくなります。
オフィス家具業者…オフィス家具や備品を扱っている業者です。こうした家具や備品を充実させたい場合におすすめです。
運送会社・引っ越し業者…引っ越しやオフィス移転のサービスを提供する業者です。多数のトラックや運転手を保有しているため、引っ越しの規模や日程の調整がしやすいメリットがあります。
インテリアデザイン業者…内装などのインテリアデザインを専門に行う会社で、オフィスのデザイン性を重視したい場合におすすめです。
電気通信工事業者(IT系)…ネットワークや回線のインフラ構築と合わせて、移転を一括で請け負ってくれる業者です。ビジネスフォンなど、インフラ系を充実させたい場合に向きます。
コンサル専門業者…豊富なノウハウやコネクションをもつ、コンサルの専門家です。オフィス移転作業自体を外注することが多いため、コンサル費用が割高になる可能性があります。
これらすべての会社が、ワンストップでのコンサルを提供しているわけではありません。選定の際は自社のニーズを確認したうえで、自社にマッチした業者を選びましょう。
法令や条例の知識がある業者を選ぶ
オフィス移転には、建築基準法や消防法、労働基準法といった法令・条例の知識も必要になります。こうした知識を持つコンサル会社なら、十分に安全対策を取ってくれます。依頼する業者が法令・条例の知識を持っているか、事前に確認しておきましょう。
明朗会計な業者を選ぶ
オフィス移転のコンサル会社を選定する際は、複数の業者から相見積もりを取りましょう。その中から、費用がわかりやすく明示されており、かつ料金設定が適当である業者を選ぶのが安全です。
料金設定が高すぎる業者はもちろん、安すぎる業者にも要注意です。サービス内容と料金設定があっていない業者は、満足のいくサービスが受けられない可能性があります。サービスや料金については、事前によく確認したうえで依頼先を決めましょう。
オフィス移転サービスをお探しなら、スター引越センターがおすすめです。スター引越センターなら、充実したサービスを格安で受けることができます。引っ越しの内装工事やレイアウト変更、不用品の回収など、要望の多いサービスを取り揃えております。
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まとめ
オフィス移転の際は、豊富な知識と経験を持つコンサルに依頼するのがおすすめです。
コンサルに依頼することで費用対効果を上げられるほか、社内の業務負担を軽減することも可能になります。
コンサル会社を選定する際は相見積もりを取り、料金設定が適切な業者に依頼するようにしましょう。
