オフィス移転は単なる引っ越しではなく、今後の売上げアップや、業務拡大等の”投資”であり、会社にとってとても重要なプロジェクトのひとつです。
そのため、なるべく移転にかかる期間や費用は削減し、効率的に行うことが求められます。
今回はオフィス移転によくある失敗例とその対策方法をご紹介します。
この記事の内容
あれ、想像と違う？物件選びで失敗
オフィスを選ぶ際に、移転までの期間に十分な余裕があれば、1件1件に対し時間をかけて設備やほかのテナントについて確認することは可能です。
しかし、移転時期が迫っている場合などは急いで物件を決める必要があるため、実際に移転をしてから「こんなはずではなかった！」という問題が発生するケースが多々あります。
物件探しに時間がさけない場合、「賃料」や「アクセス」「立地」等の大まかな条件がクリアしていれば、契約に進んでしまうケースが少なくありません。
細かくチェックしたい項目は、他のテナントや管理会社、免震・災害対策などいくつもありますが、確認の重要度が高い割に忘れがちなのが、「物件の設備」についてです。
オフィスの設備というのは従業員のモチベーションや、生産性の低下にも関わってくるため利便性や安全性はもちろん、常に整備され快適に利用できる状態が保たれていなければなりません。
好立地や好条件の物件であっても、後々後悔しないために設備面についてもしっかりと確認することは大切です。
コストだけを考えて・・・業者選びで失敗
オフィス移転は会社のプロジェクトなので、コスト削減はとても大切です。
しかし、コストだけで業者を選んでしまい、移転中の計画が順調に進まなかったり、移転後の業務に差し支えが出たりすることもあります。
引越し業者の中には、非常に格安な料金を定時しておきながら、後からオプション等で料金を釣り上げる業者がいたり、配線業者の場合には配線がしっかりとできておらず、業務が始まってから内線が使えなかったりなどの支障が起こります。
コスト削減はとても重要ですが、その料金でどんなサービスを受けられるのか？オプションなどの金額や、補償内容について予め確認しておきましょう。
仕事に影響大！電話・ネット回線の手配で失敗
オフィス移転の中で最も失敗例として多いのが「電話・ネット回線の手配ミス」です。
そもそも業者側に問題がある場合もありますが、オフィス移転の担当者が配線業者と綿密な打ち合わせをしていなかったために、社内・社外に迷惑が掛かってしまうこともあります。
どのような企業でも、電話・インターネット回線は業務を行う上で必須条件となっているため、回線がストップしてしまうと、業務もストップしてしまうことになってしまいます。
このような失敗をしないためにも早めに業者と打ち合わせの場を設け、どのような段取りで配線工事をすすめるのか？などを決めておくことが大切です。
そして、工事を行っている現場に移転担当者も参加し、工事の進行状態のチェックを行ないましょう。
思ったよりコストがかかった！重複期間の失敗
オフィス移転では、旧オフィスの原状回復をして返却しなければなりません。原状回復工事は新オフィスに移転後に行うため、契約重複期間があります。
一般的な契約重複期間は1ヶ月程度ですが、工事の手配が遅れて原状回復工事に時間がかかると、それだけ重複期間分のコストがかかるため注意が必要です。
原状回復工事は、貸主から指定された業者を利用することが多いですが、物件によっては自身で手配が可能なケースもあります。契約書で確認し、スケジュールが遅れないよう早めに確認しておきましょう。
特にオフィス移転が増える年末や年度末は、業者も混み合います。予定どおりに移転を進められるよう、早めの手配を進めてください。
なお、業者指定の場合でも、費用が適正かどうかを判断するためにほかの業者に見積りを取っておくことをおすすめします。
また、新オフィスの契約を済ませたあと旧オフィスの解約予告が遅れた場合にも重複期間が長くなるため、注意が必要です。
一時的なコスト増を考えていなかったことによる失敗
オフィスの移転には、一時的に多額の資金が必要になります。オフィス移転にかかる主な初期費用は以下のとおりです。
・新オフィスの工事費用（内装・インフラ工事など）
・旧オフィスの原状回復費用
・引越し費用
・不要物の処理費用
このほかにも、新オフィスの敷金・礼金・仲介手数料・前賃料などの不動産取得に関する費用や、役所に提出する書類などの作成費用などもかかります。
これらのコストを正確に把握・管理しておかないと、「予想よりもはるかに大きな費用がかかってしまった」ということになりかねません。あらかじめ試算をして資金計画を立てることが重要です。
オフィス移転の失敗を防ぐために心がけておくこと
オフィス移転は、事業者にとって時間も費用もかかる大がかりなイベントです。失敗しないために、押さえておきたいポイントを紹介します。
オフィス移転の目的を明確にする
オフィス移転は、目的が明確でないと物件選びやコストの面で失敗します。オフィス移転の目的は企業ごとにさまざまで、現状抱えている課題によって異なるものとなります。
・立地の改善…アクセスの良い場所、周辺環境の良い場所
・規模の変更…従業員の増加や事業拡大のためのスペース確保
・ブランディング…企業ブランドの認知やイメージの向上
オフィス移転を計画する際は、まず移転の目的を明確にして、その要件を満たす物件を選択しましょう。複数の目的がある場合は、優先順位を明確にしておいてください。
さまざまな物件を内覧すると、条件がぶれてしまいがちです。アクセスの改善のために移転を考えていたのに、駅から距離のあるおしゃれな物件を選んでしまった、ということにはならないように、軸を決めましょう。
また、目的を定める際には中長期的な目線で考えることも大切です。目先のことばかりを考えていては、一時的に満足してもすぐに不満が出てくるでしょう。
オフィス環境は、従業員のモチベーションにも大きく関わります。多くの従業員が満足でき、業績アップにつながるオフィスを目指しましょう。
余裕のあるスケジューリングで取り組む
オフィス移転を成功させるには、スケジュールに余裕を持つことも重要です。余裕がないと、電話やネット回線の手配に遅れが出たり、契約の重複期間が長くなったりする要因になります。余計なコストの発生にもつながるため注意してください。
スケジューリングを適切に行うため、まずは、オフィス移転の流れをつかみましょう。基本的な流れは以下のとおりです。
1.移転スケジュール作成
2.新オフィスの選定や契約
3.新オフィスのレイアウト作成
4.新オフィスへの引っ越し
5.旧オフィスの原状回復工事
移転を完了させるまでには、それぞれのステップでやるべきことが多くあります。手配ミスなどを防ぐためにも、細かく工程を洗い出しておきましょう。
さらにそれぞれの工程を洗い出してタスク化し、何ができていて何ができていないか確認しておくと、抜けを防止できます。社内で難しい場合には、ワンストップで対応できる業者へ依頼したり、専門家のサポートを活用したりするのもおすすめです。
オフィス移転の一般的なスケジュールを押さえる
一般的にオフィス移転には、移転の決定から最低でも6ヶ月程度が必要だといわれています。新オフィス決定から移転完了後までのスケジュール感を確認しておきましょう。以下に、時期別に手配すべき内容をまとめています。
6ヶ月前…新オフィスの契約、現オフィスでは解約予告を提出
5ヶ月前…新オフィス工事依頼・レイアウトやデザインの作成
4ヶ月前…新規備品の検討、不要な備品の整理・処分、オフィスデザインの確定
3ヶ月前…引越し業者と契約、インフラ移設依頼、原状回復工事の依頼、リース会社への移転連絡
2ヶ月前…内装・インフラ工事開始、挨拶状などの準備
1ヶ月前…備品搬入、取引先への連絡
移転当日～移転完了後…原状回復工事の開始、役所への書類の届出など
これらの作業やそれにともなう打ち合わせを、事業を止めることなく行う必要があります。スケジュールの調整に失敗すると、新オフィスに移転しても業務が進められなかったり、余計な賃料が発生したり、さまざまな支障が発生するため、注意してください。
先述したスケジュール感は、新オフィスが決定してからのスケジュールです。実際にはオフィス移転の目的に合った物件探しが必要になるため、もっと前から具体的な検討を開始しなければなりません。移転に失敗しないためには、逆算して1年ほど前から社内で移転プロジェクトを立ち上げ、計画を進めていくのが一般的です。
予算はしっかり管理する
オフィス移転には、数百万～数千万単位の多大な資金が動きますが、予算には限りがあります。予算オーバーにならないためにも、細かく予算を設定し確認することが重要です。
業者への見積りは複数取り、早めに行動して予算内で収まるか確認が必要です。予算内で収まりそうにないときは、工事内容やレイアウト、購入予定の備品などを変更する必要が出てきます。
ただし、費用を抑え過ぎてしまうのも、後々の不満へとつながるおそれがあります。不用品の買取りを活用したり、備品の再利用を検討したりといったコスト削減も視野に入れると良いでしょう。オフィス移転の実績が豊富なワンストップ業者とプロジェクトを進めることも有効です。
まとめ
オフィス移転は、家庭の引っ越しとは違い、移転計画が滞ることで、従業員やクライアント、会社の売上にも関わってきます。
なるべく早くに対応し、進捗状況については移転担当者が業者と密に連絡を取り合い、滞ることのないように進めて行くことが大切です。
