オフィスには、さまざまな情報があり、セキュリティ対策が必要不可欠です。パソコンのデータやサーバーに関する情報セキュリティだけではなく、オフィスの空間を守るセキュリティも必須です。中にはオフィス移転をきっかけにオフィスのセキュリティを強化しようと検討している方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、セキュリティ対策が必要な理由をはじめ、オフィス移転後のセキュリティ強化や移転前の注意点を紹介します。
この記事の内容
オフィスのセキュリティ対策が必要な理由
オフィスのセキュリティ対策が必要な理由は、大きく分けて3つあります。
1つ目は、社員の安全を守るためです。オフィスに関係のない不審者が、窃盗や危害目的で侵入すると、社員に危害が及ぶ可能性があります。
2つ目は、情報漏洩を守るためです。オフィス内には、顧客情報をはじめさまざまな情報やデータが存在します。オフィスからそれらの情報が漏れてしまうと、取引先や顧客から信用を失うことになりますし、多額の賠償金を支払わなくてはならない自体に発展することになります。
また、顧客情報以外でも社外秘の情報が外に漏れることで、今後の事業に大きな損害をもたらすこともあるでしょう。
3つ目は、資産を守るためです。オフィス内には、パソコンはもちろん、現金や小切手、金庫など会社の資産となるものも存在します。
オフィス移転後のセキュリティ強化はゾーニングが重要
ゾーニングが重要な理由は、以下の4つです。
- 来訪者が社内情報に接触するのを防ぐため
- 権限を持たない社員が機密情報にアクセスしないように防ぐため
- 社員に過度な負担やストレスをかけずにセキュリティレベルを高めるため
- 各部屋のセキュリティレベルに応じたセキュリティ機器を導入できるため
ゾーニングとは、オフィスにおける通路や会議室などの配置を決めることです。近年では多くの企業が個人情報やマイナンバーを取り扱うようになり、ゾーニングによるセキュリティ強化を必須としています。
セキュリティレベルに分けてゾーニングを考えることで、効率の良いセキュリティ対策が可能です。ここからは、レベル1〜4に分けて部屋の用途や求められるセキュリティ機器を紹介します。
レベル1：パブリックエリア
パブリックエリアとは、オフィスが入っているビルのエントランスや廊下などの通路やエレベーターホールといった、公共性が高く誰でも自由に出入りできるエリアのことです。
会社単位でセキュリティ機器を導入することはなく、制限や防御を必要としないエリアともいえます。
レベル2：共用エリア
共用エリアは、オフィスの受付やミーティングスペース、ロビーのような社外関係者も利用する可能性が高いエリアを指します。
防犯カメラの導入をはじめ、入退室や通行のログ、通行証の導入などのセキュリティ機器が必要です。
レベル3：専用エリア
専用エリアは、会議室や執務室、休憩室など社員のみが利用できる、内部のエリアです。部外者の立ち入りは基本的に禁止されるため、防犯カメラや入退室ログが取れる機器、セキュリティ錠の導入が必要です。
レベル4：特定エリア
特定エリアは、社長室や書類管理室、金庫室、サーバールームのような、社員の中でも許可された社員のみが入室できるエリアを指します。オフィス内でもっともセキュリティが強化される場所で、監視カメラはもちろん、IDカードによる権限付与、指紋認証や顔認証など、セキュリティ錠も複数組み合わせた機器が必要です。
オフィス移転の前に確認したい！セキュリティ対策の注意点
ここからは、オフィス移転前の物件選びで注意しておきたいポイントをはじめ、さらに踏み込んだセキュリティ対策の注意点を紹介します。
ビル全体のセキュリティ強度と防音対策をチェックする
移転先ビルのセキュリティ強度は、重要なポイントです。ビルの中でも、エントランスや通路、エレベーターホールなどの共用部分は、自社で対策が難しいため確認しておく必要があります。
警備員が常駐していて監視体制が整っているか、受付が設置されているかなど、しっかり確認してから移転先を決定しましょう。
また、忘れがちですが、部屋の防音対策がされているかも重要です。応接室はもちろん、会議室や社長室、役員室など、社内の重要な取り決めがされる部屋の防音対策がされていないと、部外者に情報が漏れる危険性があります。
移転を検討しているビルに防音対策がされていない場合は、パーテーションや吸音パネルの設置で対策できるか検討してみましょう。
セキュリティ機器の導入ができるか確認する
移転先のオフィスのセキュリティ体制を事前に確認し、不足している機器の導入ができるか確認しておく必要があります。機器が導入できる場合は、将来退去する際に、原状回復義務があるかも聞いておくと安心です。
もし、今のオフィスで使っているセキュリティ機器がある場合は、移転先でも引き続き同じ機器を使用できるか確認しておきましょう。
オフィス移転を機にセキュリティ機器を導入する場合は、何が不足しているかをあらかじめ調査して、必要なものだけに厳選すると無駄を省けます。
入退室管理システムや監視カメラシステム、機密文書管理システムなどの大掛かりなシステム以外にも、キャビネット載せ状やパソコンのワイヤーロック、生体認証、LANや配線の保護など、細かな部分まで気を配るようにしましょう。
従業員教育を徹底する
オフィスの移転時には、従業員も慣れない作業をすることが多く、普段とは違う慌ただしさから情報漏洩のリスクが高まります。
移転に合わせて再度、従業員のセキュリティ教育を行うことで、セキュリティに関する注意喚起が行えるでしょう。
また、新しくセキュリティ機器を導入する場合は、機器の使い方やルールも教育しておくと、移転後もスムーズに業務を行えます。
移動時の書類の紛失・盗難を厳重に注意する
荷物を移転先のオフィスに移動させる際は、書類の紛失や盗難を避けるためにも厳重に管理する体制を整えなければなりません。
自社のみでオフィスを移転することはできないため、引越し業者をはじめとするさまざまな業者など、外部の人が書類に触れることもあります。
信頼できる業者に依頼するのがベストですが、機密情報を含む書類は、鍵のかかる部屋で一括管理を徹底したり、データ化して運搬のリスクを減らしたりするなどの工夫が必要です。
データ化して保管書類を廃棄する場合は、解読できない状態になる溶解処理をおすすめします。
ご紹介したように、オフィス移転においてセキュリティ対策はさまざまな観点から行う必要があります。オフィス移転時の負担を少しでも軽減したいとお考えの方は、スター引越センターにお任せください。数多くのオフィス移転実績があり、廃棄処分から引越しまでのすべてをお任せいただけます。
引越し料金も、大手引越し業者様に負けない格安価格で勝負していますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
まとめ
オフィスの移転は、セキュリティ対策を見直すチャンスでもあります。移転前の注意点を押さえつつ、オフィス移転の実績が多い引越し業者に依頼しましょう。
オフィス移転を安全に行うなら、ぜひオフィス移転実績が豊富なスター引越センターにご依頼ください。
