オフィスが手狭になってきて、移転を検討しているものの物件探しや引越しなど、やるべきことが多く、ハードルが高いと感じている方も多いでしょう。
実は、現在の物件のレイアウトを変更することでも、社員が働きやすいオフィスにすることができます。では、オフィスのレイアウトを変更するときの費用や手順はどのようになっているのでしょうか。今回は、レイアウト変更にかかる費用や準備など、レイアウト変更の手順について紹介します。
この記事の内容
【4ステップ】オフィスのレイアウトを変更する手順
オフィスのレイアウトを変更するには、現在のオフィスをどのように変更し、どう整えていくべきか、いつから始めるべきかなど、事前準備やポイントを抑えながら進める必要があります。
オフィスのレイアウト変更に必要な準備とその手順を4ステップで紹介します。
1.オフィス内の課題を把握し、共通認識を持つ
まずは、現在のオフィスの何が問題なのかを社内で共有しておく必要があります。オフィスが抱える課題の解決に向けたレイアウト変更であることに注視して、レイアウトを決めなければなりません。
オフィスのレイアウト変更を考えるときは、増員したいがこれ以上社員のデスクを置くスペースがない、社員同士のコミュニケーションがとりにくいレイアウトであるなどの課題が考えられます。
自社のレイアウトに関する課題にはどのようなものがあるでしょうか。それを社内でしっかり打ち合わせし、共通認識を持っておかなければなりません。
また、レイアウトを決める際は、一人あたりのオフィスの面積の目安を意識して改善することが必要となります。一人あたりの平均的なオフィス面積は約3坪です。自社の社員数や面積を考えながら、まずは一人あたりの面積を割り当ててみましょう。
2.新しいオフィスのレイアウトを決める
オフィスの課題解決に向けて、まずはコンセプトを固めることから始めましょう。レイアウト変更のポイントについては下記の記事でも紹介していますので、ご参照ください。
「オフィス移転はレイアウトの設計が大切！レイアウトに欠かせない8つのポイント」
自社だけでは考えがまとまらない場合には、課題解決につながるレイアウトを作成する専門業者の活用もおすすめです。コンセプト次第では電気工事など他の業者への依頼が必要な場合もあるので、予算や工事期間の都合などを考えて早めにコンセプトを固めましょう。
3.業者を選定する
オフィスのレイアウトが決まれば、新しいレイアウト変更に対応できる業者を選びます。複数の業者を選んで相見積もりを取ると良いでしょう。
業者によって対応可能な範囲が異なるため、確実に自社の要求に対応できる業者を選ぶ必要があります。見積もりを取るときに細かく確認しておくことが大切です。
レイアウトの内容によっては、複数の業者に依頼することにもなるかもしれません。いずれにしても、業者が対応できる範囲を確認しながら進めましょう。
4.レイアウト変更までのスケジュールを作成する
レイアウトと業者が決まったら、次は業者とレイアウト変更のための打ち合わせをします。内装や什器、電源工事などを専門業者に依頼している場合は、スケジュール調整が複雑化しやすいので、余裕を持ったスケジュールを立てることも大切です。
レイアウトの変更は仮の執務スペースの確保や移動、必要であれば内装工事、什器の搬入など手順が非常に多くなります。すべての手順を抜け目なく書き出し、ゆとりのあるスケジュールを立てて実行しましょう。
オフィスレイアウトを変更する前に社内でしておくこと
オフィスのレイアウトを変更する前は、社内でどのような準備をすれば良いのでしょうか。レイアウト変更の当日の流れで必要なことを解説します。
当日の流れを社員に共有する
レイアウト変更の当日の流れについては、関わる全ての社員が把握しているようにしましょう。直前の変更や細かい確認事項などもすべて伝達し、対応できるようにしておく必要があります。また、事前に作業分担をしておくとスムーズです。
さらに、変更後のレイアウトを周知しておくのも忘れないようにしましょう。最終的なゴールを全員で共有することで、スムーズに作業が進みます。
設備や什器を移動する
レイアウト変更の当日に、スムーズに作業が進むよう、段ボール箱や什器等を取り出しやすい場所へ移動しておくことも必要です。この作業には1週間程度かかると見込んでおくと良いでしょう。
また、業務がストップするため、電源工事は土日・祝日に済ませるのが理想です。土日祝日に済ませれば、業務をストップせずに工事を終わらせることができます。業者と相談して早めに工事を進めておきましょう。
レイアウトの変更にあたってかかる費用
オフィスのレイアウト変更には、どのくらいの費用が必要なのでしょうか。レイアウト変更のそれぞれの工程でかかる費用について解説します。
内装工事にかかる費用
レイアウト変更にあたって行う内装工事は、レイアウト変更、ケーブル移動、電話工事、電気設備、ネットワーク工事、パーテーション購入などに費用がかかることが予想されます。これらの内装工事をする場合は、工事の内容にもよりますが、だいたい1坪10～30万円が相場です。
また、内装工事をすることで、今後オフィスを移転する場合に原状回復費用がかかることも忘れてはいけません。移転する可能性が少しでもある場合は、あまり大がかりな工事をせず、予算をかけずに原状回復できる仕様のレイアウトを考えることも大切です。
レイアウトデザイン費用
レイアウトデザインの費用は、20～50万円程度が相場となっています。オフィスの広さや希望するデザインによっても金額が異なる可能性があるので、事前にデザイン業者に確認しておきましょう。
デザインを決める際は、レイアウト変更をする目的を忘れず、デザインにこだわりすぎないことも大切です。おしゃれな空間ではなく、働きやすい空間にすることが最も大切なので、その方針を念頭に置いて依頼しましょう。
廃棄物処理費用
レイアウト変更にあたって廃棄物が出た場合は、処理費用がかかります。これは、2トントラックで8万円程度、4トントラックで15万円前後が相場です。
日頃の不用品はもちろん、レイアウト変更に伴って業者にお願いする廃棄物が出る場合もあります。どのくらいの廃棄物が出そうか想定し、トラックの手配もしておかなければなりません。
梱包資材費用
移転によるレイアウト変更の場合は、什器や家具を梱包する資材が必要となります。これは、什器や家具1個あたり500円～1,000円程度に収まる場合がほとんどです。家具のサイズや資材の材質によって異なるので、事前に確認しておきましょう。
まとめ
今回は、オフィスレイアウトの変更手順について紹介しました。オフィスのレイアウト変更は、新たな物件探しをする必要はないものの、それなりの費用がかかるため、事前に計画を立てて慎重に進める必要があります。
オフィスの課題を解決するには、レイアウト変更のほかに移転も視野に入れましょう。オフィスの移転を進める場合は、数多くのオフィス移転をお手伝いしてきた、経験豊富なスター引越しセンターにおまかせください。手間のかかる配線や、移転時のレイアウトなど、これまでの経験からアドバイスやサポートをさせていただきます。
オフィスの移転はもちろん、レイアウトの変更のみでも対応可能ですのでお気軽にご相談ください。
