オフィスの移転にはとても手間と時間がかかります。
荷物の梱包や、家具の移動、スケジューリング、価格交渉、オフィス移転後の配置など、やらなければ行けない作業が沢山あります。
そのため、本来の業務に支障が出てしまうことも十分考えられます。
スムーズにオフィス移転を行いたいとお考えの方は、オフィス移転のプロ「引越し業者」に任せることをオススメします。
今回のコラムでは、引越しのプロに任せるべき理由などをご紹介します。
この記事の内容
オフィスの引越しの作業工程一覧
引越しをスムーズに行うためには、作業手順を把握しておかなければなりません。
まずは依頼する引越し業者を選定からです。
コスト・労力・時間どこに重点を置くによって、数多くの引越し業者の中から自社に合う引越し業者を選定し、発注しなければいけません。
多くの引越し業者では、発注時にダンボールやテープ類、ステッカーなどの梱包資材を提供してくれます。
ただし梱包をして引越しが終わるわけではありません。
移転先のオフィスのレイアウトや搬入、搬出の大まかなスケジュールを立てておかなけばなりません。
新しいオフィスのレイアウトを決めておく
引越し前に必ず、新しいオフィスのレイアウトを決めておかなければなりません。
引越し業者はクライアントが希望するレイアウトに合わせて、荷物の搬入・搬出順を調整して入れています。
レイアウトを決める時は、会社の規模や広さにもよりますが、役職者はオフィス入口から奥側に配置するのが一般的です。
また、オフィスの扉を開けた際に役職者が見えない場所に配置している会社もあります。
レイアウトが決まりましたら場所搬入する荷物に各番号を振っておくで、搬入時に荷物の置き場所が一目でわかり、作業時間の短縮にもつながります。
自分のデスク周りの荷物は必ず一つにまとめておく
パソコンやマウスなど自分のデスクで必要なものは、ダンボールにひとまとめにしておきましょう。
新しいオフィスで業務を始める時に「あれがない」「これがない」というようなこともなくなります。
多くの会社は引越し当日にダンボールなどの梱包物を開封されます。
引越し終了後の開梱作業を想定して、スムーズに作業を行えるよう梱包をするようにしましょう。
また共有備品も分かりやすいように、ひとまとめにしておくと作業時間も短縮されます。
什器類やダンボールにレイアウトと同じ番号を振っておくことで、誰が開梱しても配置場所を間違えることなく作業が進められます。
ダンボールに番号を貼る際は、積み重ねても見えるよう横に貼っておきましょう。
不要なオフィス家具・備品を廃棄する
不要と判断したオフィス家具や備品は引越しの時に廃棄することをおすすめします。
廃棄する備品は、引越しの荷物と混ざらないように、まとめて一か所に置くか「廃棄」の紙を貼るようにすれば引越し業者も間違えることはありません。
搬出時はダンボール類から運んで、搬入時は什器類から運ぶ順番になるのが一般的です。
引越し作業前に、搬出しやすい場所に段ボールとまとめておくと当日さらに効率的に作業が進みます。
また、引っ越し当日には、搬出側（現オフィス）と搬入側（移転先オフィス）であらかじめ担当者を決めて常駐させておけば、移転作業もスムーズに行なえます。
引越しのプロと社員で行う場合の比較
引越しは大変な作業なのでプロに依頼するのが一番安心です。
ただし、小規模の移転であれば社員だけでも進められることもあり、余計なコストをかけたくない！という方もいるかと思います。
ここでは、引越しのプロに頼む場合と、社員たちで行う場合を比較してみます。
作業時間
引越しのプロに依頼した場合：プロが引越し作業を行うときは「梱包方法」「搬出・搬入の順番」など効率のいい方法を考慮しながら作業を進めます。
また、引越し作業になれたスタッフが対応するので大型のオフィス家具備品が多い会社だと作業時間の差が大きく出てきます。
社員たちで行う場合：社員たちで作業を進めた場合、大型家具などの搬入に手間取り予定以上に時間がかかってしまうことが実は多くあるのです。
新しいオフィスのエレベーターが狭く、大型家具を階段で運ばなければいけない…なんてことも。
このようなこともありますので、自分たちで行う場合はあらかじめエレベーターの大きさ、積載荷重を確認しておかなければなりません。
紛失や破損
引越しのプロに依頼した場合：大型家具の扱いにもなれていますので荷物の運搬をスムーズに行うだけでなく、破損や紛失がないように搬出入を行ってくれます。
また、万が一破損があった場合、保険が適用されるので、高価な什器類なども安心して任せられます。
社員たちで行う場合：搬出入の際、クロスやオフィス家具を破損させてしまう危険があります。
万が一高価な什器などを破損させてしまったら新たに買い直す必要もでてきます。
また、移動中にオフィス家具の部品を紛失することも多いです。
椅子の足がトラックの隅っこに転がっている。なんてこともしばしば…
引越しに慣れていない方は搬出入の際に荷物の破損や紛失などが起きしまいがちですが、プロは荷物の扱いに慣れているため、スムーズかつ安全に作業を進めているのです。
引越し業者に依頼すると楽チン！オフィスの備品なども安心して任せられる！
社員だけでは搬出入に不慣れなため困難であったり、人手不足だったりすることもあるはずです。
通常業務以外に体力的にきつい引越し作業となると、疲れてその後の仕事に影響してしまうこともあるでしょう。
プロへ依頼すれば、時間通りに引越し作業に取り掛かることができる人員を確保できますし、梱包作業は手馴れているため、かかる作業時間を大幅に短縮できます。
搬出入の際は、どの順番で運び出せばいいかなど把握しているのでスムーズですし、荷物の取り扱いに慣れているプロだと破損や紛失の心配がありません。
もし、破損や紛失が起こってしまった場合には全て補償してもらえるので精神的に安心できます。
大量の荷物を自分たちで運ぶと体力的にも負担が大きいため、当然のことですがプロの引っ越し業者に頼る方が圧倒的に引っ越しが楽といえます。
オフィスの引越しを業者に依頼するタイミングはいつ？
オフィスの引っ越しの際は遅くても３ヵ月前までに、発注先を決めておくことをオススメいたします。
数人程度の移転であれば、引っ越し業者もスタッフのスケジュール調整に都合は付きやすいですが、100人以上の移転となるとスタッフだけでなくトラックの手配、スケジュール管理など、引っ越し業者側でも確認事項が多くなります。
上記のような規模の移転でも１ヶ月前などでも対応できる場合がありますが、当日の準備不足が起こってしまうことが多いです。
また、直前での見積り依頼は相見積もりをする時間がない場合もあるので、余裕をもって依頼先を探しておきましょう。
オフィスの引越し。業者を選ぶポイントは？
数ある引越し業者の中からどのように選べばいいのでしょうか？
ここでは引越し業者を選ぶ際の比較ポイントを紹介します。
見積りの出し方
見積りを出す際にどれくらいの荷物量があるのか確認するのが一般的です。
ただし、インターネットからの申込で見積りを即日出してくる引越し業者もいます。
このような場合、社員数×〇〇円という形で算出しており、提示された見積額が適正ではない場合もあります。
必ず荷物の量を確認してもらってから見積りを提出してもらうようにしましょう。
スタッフやトラックの調整
引越しにかかる費用の多くはスタッフの人件費、トラック代です。
少数のスタッフでトラック１台となると、荷物の量によっては２往復・３往復しなければいけない場合も出てきます。
荷物の量と引越しスタッフ、トラックの数が適切かどうかも判断するポイントとなってきます。
紛失などの保証対象
引越し業者によって荷物の紛失・破損があった場合の保証範囲が違います。
当初の見積りに保証が組み込まれている引越し業者もいれば、＋＠で対物保証を行っている引越し業者もいます。
細かいところかもしれませんが万が一があったときも考慮して、どの範囲まで保証対象か確認しておくことも業者選びで大切なところです。
まとめ
オフィスの引越しは作業量が多く、他の業務と並行して行うと大変です。
引越し作業だけに従事することになると、他の業務が滞ってしまう恐れがあるでしょう。
ぜひプロに頼って精神的にも肉体的にも負担を少なく、快適にオフィス移転を行うことをオススメします。
