個人でも法人でも引越しをするときに一つの引越し業者だけに見積もりを依頼することはありませんよね？
ほとんどの場合、どこが一番安いか、内容が自分に合っているか、その引越し業者は信用できるかなど、複数の引越し業者から見積もりを取るのではないでしょうか。
それも大きな予算が動くオフィス引越しや事務所移転のような法人の引越しであれば、なおさらですよね。きっとあなたも良い条件を引き出すために複数の引越し業者に見積もりを依頼するはずです。
でも相見積もりを取ってその中から一番条件の良い業者を選んでいるはずなのに、引越し業者とのミスマッチで苦労するケースは少なくありません。
一体どうしてミスマッチが起こるのでしょうか？
そもそも見積もりを依頼する業者の選択から間違っている可能性が考えられます。
あなたのオフィス引越しではそんな事態にならないように、オフィスの引越しで上手に相見積もりを取る3つのポイントを教えます。ぜひあなたのオフィス引越しの参考にしてください。
この記事の内容
オフィスの引越しは単にオフィスの場所を移したり、机やロッカーを移動させるだけの作業ではありません。決められた時間内でオフィス機能を移し、すぐにオフィス機能を復活させる必要のある、フットワークと現場対応力が求められるミッションです。
「ウチのオフィスは小さいからそんなに大変じゃないでしょ。だから安くやってよ」
「私の事務所は社員が2人しかいないので運ぶ荷物も少ないよ。それなら安いよね」
「荷物の梱包とか社員がやるからさ。もっと安くなる？」
いえいえ。
規模が大きかろうが小さかろうが、オフィスの引越しは単身者や家族など個人の引越しとは大きく違います。
いくら安く引越したいからと言って「安さ」を売りにしているところを何社か選んで相見積もりを取ってはいけません。というのも、すべての引越し会社がオフィス引越しや事務所移転などの法人引越しをやりたがっているわけではないからです。
例えば、家の前までトラックで乗りつけられる個人の引越しと違い、オフィス街での引越しはトラックがオフィスの前まで入っていけなくて作業員のフットワークが要求されたり、翌日から営業するのでその日のうちにオフィス機能を復活させなければいけなかったりとシビアな条件のもとで軽快なフットワークと高い現場対応力が求められます。
要するに「生活空間の引越し」と「オフィス機能の引越し」は同系列では語れないのです。
オフィスの引越しで上手に相見積もりを取る3つのポイント
だから、オフィス引越しを成功させるためには相応しい業者を選ぶ必要があり、そのためには上手に相見積もりを取って正しい比較をしなくてはいけません。
そのための3つのポイントは、
- 法人営業部があるか？
- 法人引越しの経験が豊富か？
- 見積内容が項目ごとに具体的に示されているか？
です。
では詳しく見ていきます。
ポイント① 法人営業部があるか？
法人営業部などの法人引越し専門の部署があるのとないのでは現場対応力に大きな差が出ます。
オフィスの引越しは一気に集中して行われるために投入する作業員、移送トラックの数など、個人の引越し以上にフットワークが求められます。また内装工事、電気工事、インフラ整備、空調工事、入退去するオフィスビル管理者への連絡など、外部パートナーとの連携の強さがそのまま現場対応力の差になります。
というのも、オフィス引越しの場合、どんなに経験豊富な引越し業者が作業にあたっても一定の確率でイレギュラーが発生します。もちろんイレギュラーを発生させないことが重要ですが、どれだけ入念に段取りをしても不可抗力な場合があるものです。そんなイレギュラーの発生に対してどれだけ素早く対応し、すみやかに解決できるか、これは日ごろから外部パートナーとの連携を取っているかどうか、つまり法人引越しに対応しているかどうかで決まります。
そして法人引越しの専門部署がある業者と言うのは法人引越しに対応しているかどうか、誰でも見分けのつけやすい大きなポイントになります。
このことは見積もり金額にもはっきりと表れます。もし法人引越しに消極的な場合は引越し業者もリスクを大きく想定するために見積もり金額が高くなる傾向があります。積極的な場合はしっかりとリスク管理ができているので見積もり金額で勝負をかけることができるようになります。
法人営業部があるかどうかの見分け方
まずは引越し業者のホームページで「法人営業部」などの法人引越し専門の部署があるかを確認しましょう。
確認のポイントは「法人引越しもできる」ではなくて法人営業部など「法人引越しの専門部署がある」です。
そして、「法人営業部につないでください」と電話で問い合わせてみましょう。
法人引越し専門の部署のある業者では、普段からオフィス引越しや事務所移転など法人引越しの問い合わせが多く、電話対応の段階から慣れているのでスムーズに電話を回してもらえます。反対に法人引越し専門の部署のない業者では、だれが電話応対するのかまごつくことも多く、その感じが伝わってきます。
ポイント② オフィス引越しの経験が豊富か？
繰り返しになりますが、オフィスの引越しは単にオフィスの場所を移したり、机やロッカーなどを移動させるだけの作業ではありません。決められた時間内でオフィス機能を移し、すぐにオフィス機能を復活させる必要のある、フットワークと現場対応力が求められるミッションです。
オフィスの規模や社員数が増えれば必要なタスクも増え、より複雑化するようになります。そのため、対応する引越し業者にも知識だけでなく相応の経験が必要になってきます。ホームページ上でのオフィス引越しの事例だけでなく、担当者と直接会って確認するようにしましょう。
どのくらいのオフィス規模が得意か？
そのときに確認するのは、あなたのオフィス規模と同じくらいか、少し大きいくらいの規模のオフィス引越しに対応した経験がどれくらいあるかという点です。
なぜなら、10名規模のオフィスと100名規模のオフィスでは引越し計画の立て方や予算感もまったく違うからです。どれだけ経験が豊富でも、あなたのオフィスよりも小さい規模のオフィス引越ししか対応したことがなければ、その業者の実力以上の対応を求めることになり思わぬトラブルにつながる可能性もあります。
反対に、あなたのオフィスよりも大きい規模のオフィスばかり対応している業者では全体的な予算感が高めになっていて、あなたのオフィス引越しでは割高になりことも考えられます。
「どんな規模のオフィスでも大丈夫です！」というよりは、あなたのオフィスと同じくらいか、少しだけ大きいくらいの規模で引越し経験の多い業者を選ぶようにしましょう。
ポイント③ 見積内容が具体的で項目ごとに示されているか？
さらに、取った見積もりの内容でオフィス引越しに強い業者かどうか見分ける方法があります。
それは、見積内容が具体的で項目ごとに示されているかということです。オフィスの引越しにはどのような作業が必要で、その作業にはいくらかかるのかがはっきりわからないと予算化するのも難しいですよね。項目ごとに分けられていれば、そこからさらに細かく自分のオフィスに必要な作業だけをピックアップして予算を絞り込んでいくことができます。
つまり、明朗会計を見積もりで示せる業者は依頼する側の立場に立って話を聞いてくれ、作業を進める意思があるのでオフィス引越しに強いと言えるのです。
一般的にワンストップでのオフィス引越しには以下の大項目を含めることが多くなります。
- デザインレイアウト
- 内装工事
- 電気工事
- 空調工事
- インフラ
- 什器・荷物の移送
- 現オフィスの原状回復工事
- 不用品の処分
引越し業者が窓口となって、専門業者と連携し作業を進めていくケースが多くなります。
ここからさらに、中項目、小項目へと絞り込んでいけるのが理想的です。
デザインレイアウト
「社員が増えて今のオフィスが手狭になってきた」ことをオフィス引越しの理由に挙げるオフィスは多いです。
そして、せっかくオフィスを引越すのであれば増えた社員の動線をしっかり確保して、什器やOA機器の配置も工夫して作業効率と生産性アップを考えたいところ。そのためにオフィス引越しの経験豊富なプロによるデザインレイアウトの提案は大いに参考にしたいところです。
内装工事
デザインレイアウトとも密接に関係してきますが、オフィス物件の構造と設置する什器やOA機器によって電源位置や配線の取り回しを決めて工事していきます。
オフィス空間の「見せ方」が働く社員だけでなく、クライアントや取引先、リクルートしたい人材に与える影響は決して小さくありません。レイアウトデザインをしっかりと具現化するように内装工事を実施してもらいたいところです。
電気工事
内装工事の一部とされることも多いですが、使用する照明器具やOA機器の配置などで電源や配線の取り回しを決めていきます。
ビル火災の原因として漏電は見逃すことのできないリスクです。内側に隠し、目に見えない配線廻りだからこそ、信頼のおける電気工事会社に任せなければいけません。
空調工事
一般的なオフィスの場合、業務用の空調設備を利用することになり、フロアの広さによっても設置するエアコンの種類が違ってきます。この点も一般家庭の引越しとは大きく異なるところで専門知識を持ったプロに任せるようになります。
インフラ整備
インフラ整備とは主に電話配線工事やLAN工事のことを指しますが、業者によっては電気工事もインフラ整備に含めている場合もあります。
お客様や取引先、社内などすべてのコミュニケーションにおいて電話、FAX、インターネットといった通信インフラは不可欠です。オフィスを引越しするときは一時的に停止せざるを得ませんが、引越し後はすぐに復旧するように段取っておく必要があります。
移送（引越し）
移送作業は大きく3つに分けられます。
- 引越し元オフィスでの荷物の梱包
- 荷物の搬出・移送・搬入
- 引越し先オフィスでの荷物の開梱・設置
引越し元オフィスでの荷物の梱包
移送中にダメージを受けないように、十分な梱包資材を使って荷物を梱包していきます。とくにパソコンなどの精密機械や大型の什器には細心の注意が必要です。
荷物の搬出・移送・搬入
退去するオフィスから荷物を運び出し、トラックへ積み込んで移送、入居するオフィスへ荷物を運び入れる作業です。
搬出・搬入ともにオフィスの管理会社への連絡のほか、近隣テナントへの周知を必要とします。オフィスビルであれば共有エレベーターを占領してしまったり、近隣テナントの業務に支障が出る場合があるからです。共用部分の養生も十分に行い、引越してくるオフィスに常識があることを示しましょう。そこで事業活動を営んでいくオフィスにとって大事なことですし、このあたりの配慮の有無がオフィス引越しを専門とする業者の力量と思って間違いありません。
引越し業者の行動が引越してくるオフィスのイメージに直結します。決して、引越し会社は非常識だけど、引越してくるオフィスは常識があるに違いない、とはなりません。
引越し先オフィスでの荷物の開梱・設置
搬出・搬入リストをもとに、予定通りに什器や荷物が揃っているかを確認し、開梱、デザインレイアウト通りに設置していきます。
大規模なオフィス引越しで社員が開梱する場合、所定の位置に荷物が運ばれていないと大きな混乱を招きます。なぜなら多くの社員にとって初めてのオフィス環境になるため、まったく勝手がわからないからです。それを防ぐには引越し業者との十分な打ち合わせ、什器や荷物のリスト化、作業員の作業の正確性が必要です。
現オフィスの原状回復工事
一般的なオフィスの賃貸借契約では借主側が退去日までに原状回復を行い、オフィスを明け渡すことが決められています。
例えば、「現状に復したうえで、本件建物を明け渡す」とか「躯体に関するものを除く、壁、天井、床等に対する修理は借主が負担する」など、どのような状態で貸主に返すべきなのか、具体的に賃貸借契約書に明記されているのです。
不用品の処分
オフィスの引越しを機に不要な荷物や什器を処分します。
什器によっては廃棄ルールや処分の手順が自治体ごとに異なります。もし品目が多岐に渡ったり、数が多いようであれば専門業者に任せたほうが安心ですし、確実です。
まとめ
ここまでオフィスの引越しで上手に相見積もりを取るための3つのポイントをお話してきました。
もう一度、確認すると、
- 法人営業部があるか？
- オフィス引越しの経験が豊富か？
- 見積内容が具体的で項目ごとに示されているか？
です。
この3つのポイントを満たす引越し業者から相見積もりを取り、比較するのが上手なやり方です。条件を満たさない業者から多くの見積もりを取るよりも、条件を満たす業者を3社ぐらいに絞ったほうがはるかに内容の濃い見積もりを取り、効率の良い比較ができるようになります。
オフィスの引越しは見積もりを依頼する引越し業者選びから始まっています。ぜひあなたのオフィス引越しの参考にしてみてください。
