オフィス移転では、さまざまな業者とのやり取りや業務が発生します。そのため、ひとつのプロジェクトとして捉える必要があり、綿密なプロジェクトマネジメントが必要です。
ここでは、PMと呼ばれるプロジェクトマネジメントの意味をはじめ、オフィス移転PMにおける業務の工程を順番に紹介します。
この記事の内容
【オフィス移転】プロジェクトマネジメント（PM）とは
オフィス移転に伴うプロジェクトマネジメント（PM）は、オフィス移転の企画立ち上げから実際の移転業務、移転先で業務をスタートするまでの一連の工程を担うポジションを指します。
そもそも「プロジェクト」とは、ふたつ以上の組織が、相関するいくつものタスクをおよそ3年以下の期間で実施する活動、と定義づけられます。これはオフィス移転にも当てはまります。
マネジメントが『管理』を指すことからも、オフィス移転のプロジェクトマネジメントは、オフィス移転に伴う複雑な業務の調整を行い、管理していくことといえるでしょう。
オフィス移転のプロジェクトというと想像が難しいかもしれませんが、内装設備や不動産、ビル管理、電気通信関係、消防などの複数の業者と連絡を取り合いながらオフィス移転を完了させていきます。
プロジェクトマネジメント（PM）の工程
実際に、プロジェクトマネジメントがどのように業務を進めていけば良いのか、細かいところまで想像できない人は多いと思います。ここからは、具体的にプロジェクトマネジメントの工程を4つに分けて紹介します。
工程1.オフィス移転の目的を明確化
立地の問題や事業の拡大・縮小、従業員の増加など、会社によってオフィス移転の理由はさまざまです。移転計画を作成する前に、オフィス移転の目的を明確化しましょう。
まずは、現状抱えているオフィスの課題を具体的に洗い出し、その課題が解決できるオフィスの条件や優先順位も出していきます。
優先順位が決まれば、オフィス設計の方針も固めやすいです。なるべく言語化して、従業員間でも共有できるようにしておきましょう。
工程2.オフィス移転の計画を立てる
業務が通常どおり行えるようになるまでの計画を立てます。
まずは以下のように、全体のタスクを業者ごとに分けます。
- ビル選定と契約
- 新オフィスのレイアウトと内装デザイン設計
- 内装、設備の工事
- 移転作業
- 廃棄作業
- 旧オフィスの原状回復工事
これらの項目ごとに期間や工数を算出すれば、プロジェクト全体の予算が作成可能です。スケジュール作成と予算算出後は、業者の手配と社内向けマニュアルの作成などを行います。
工程3.オフィス移転プロジェクトを実行・管理する
オフィス移転では、計画に沿って資源調達や最適な担当者を配置し、進捗会議を適宜実施していくことになります。
各作業の役割分担を明確にして、それぞれに指導や助言をしながら計画を確実に実行していくことで、スムーズにプロジェクトを遂行していきます。
遅延やトラブルが発生して計画どおりに進んでいない場合は、都度対策を練ったり、人員配置を見直したりして、計画の軌道修正を行いながら進めましょう。
工程4.オフィス移転プロジェクトの振り返りを行う
計画から準備・進捗管理・管理体制・コストなど、さまざまな観点から良かったところや逆に改善すべきところなど、プロジェクト全体を振り返り、評価し反省を記録しておきましょう。
次回のオフィス移転時に活かすことができます。移転後、オフィスで業務を行える状況になってから、オフィスの快適さについてアンケートを取ってみるのもおすすめです。今後の改善策に役立ちます。
プロジェクトマネジメント（PM）は業者への依頼がおすすめ
オフィス移転に伴うプロジェクトマネジメントは大変な業務です。自社の従業員がプロジェクトマネジメントをこなすとなると、通常の業務と並行して行うことになるでしょう。
自社だけでオフィス移転を完結させようとするのではなく、業者に依頼するのもおすすめです。ここからは、業者に依頼するメリットについて紹介します。
時間・コストの削減
オフィス移転は、多くの業務が発生し、それにともない費用もかかります。作業工程、作業量や費用相場を理解していないと、コストも時間も無駄にかかってしまうおそれがあります。
オフィス移転に関する知識に自信がなければ、専門業者に一連の業務を依頼することをおすすめします。自社で行うよりも、スムーズに移転作業ができるので、時間やコストの削減も可能です。
プロジェクトの実現性が高くなる
明確な新オフィスのイメージがあっても、理想どおりのオフィスを実現するのは難しいものです。
オフィス移転実績が豊富な専門業者に依頼することで、知識やノウハウを駆使して希望の条件を満たしたオフィス移転を実現できます。
また、オフィスのイメージが明確化できていない場合でも、専門業者に相談すればこれまでの実績から最適な提案をしてくれるケースもあるので、オフィス移転の経験がない場合はとくにおすすめです。
移転業務の負担が抑えられる
自社の従業員がプロジェクトマネジメント（PM）を行う場合、担当者の負担は重くなってしまいます。
普段の業務を行いながら、オフィス移転のプロジェクトマネジメントを並行して行うのは困難です。オフィス移転の方に専念するとなると、通常の業務が人手不足になるケースも考えられます。オフィス移転の知識やノウハウがない担当者であれば、その負担はより大きいものです。
業者に依頼することで、細かなタスクの対応や膨大な事務作業など、移転業務に関わる負担を軽減できるでしょう。
引っ越し専門業者ならスター引越しセンターにお任せ！
「スター引越しセンター」は、ベンチャー特化型のオフィス引越し業者です。引越し業界で20年以上培ってきたノウハウがあるからこそできる価格設定は、大手引越し業者にも負けていません。
例えば、他社平均価格が75,000円規模の引越しであれば、スター引越しセンターでは50,000円で対応しています。
オフィス移転には欠かせないレイアウト変更や内装工事、不用品の処分までをワンストップでご依頼いただける仕組みです。
オフィスレイアウトや内装が決めきれないという場合でも、ご相談いただければノウハウを生かしたご提案もできます。
オフィス移転を考えているなら、ぜひスター引越しセンターへご相談ください。
まとめ
オフィス移転に関するプロジェクトマネジメントは、日常の業務を行いながらとなると想像以上に大変です。
オフィス移転の際は、社内メンバーだけでプロジェクトマネジメントを完結しようとはせずに、ぜひ専門業者に依頼してみてください。
