オフィス移転では、電話の移設も必要になります。移転先が決まったら、引越しとともに電話に関する手続きも進めなければなりませんが、電話番号が変わるのか、どのような手続きが必要になるのか気になっている人もいるでしょう。
そこで今回は、オフィス移転時の電話関連の手続きや、電話番号が変更になった場合にやるべきことについてまとめました。
この記事の内容
オフィスを移転する際、電話番号は変わる？
オフィスを移転する場合、電話番号は変更になる場合と、ならない場合があります。その基準や、どうなるかを知る方法を見ていきましょう。
オフィスの移転先によって電話番号は変わる
オフィスで固定電話を使用している場合、移転先によって電話番号が変わる可能性があります。
電話番号が変わるのは、NTTの収容局（電話回線を引き込む設備）が変更になるからです。電話番号は収容局ごとに割り振られているため、異なる都道府県や市区町村に移転する場合や、近隣であってもNTTの収容局が異なる場所への移転の場合、電話番号が変わります。
例えば、東京都港区赤坂7丁目の収容局は、東京青山局と東京赤坂局の場合があるため、同一丁内でも電話番号が変わる可能性があります。幹線道路を挟むエリアや、法人数が多いエリアの場合は収容局が分かれることがあるようです。
なお、IP電話やクラウドPBXを利用している場合には、インターネットを介した接続のため、電話番号は変わりません。
電話番号が変わるかどうかを知る方法
移転にともなって電話番号が変わるかどうかは、契約中の電話会社に確認すればわかります。
NTTの場合は「116」に電話をかけて直接確認するのが確実です。『現在のオフィスの住所』と『移転先のオフィスの住所』を伝えることで調べてもらえます。「すぐ近隣だから変更の可能性はないだろう」と決めつけず、移転先が決まったらまず問い合わせをおすすめします。
オフィス移転時の電話関連の手続き
オフィス移転の際には、電話移設の手続きが必要になります。電話番号が変わる場合にはさらにやることが増えますので、漏れがないように注意しましょう。
また、移設の手続きは、利用回線によって2週間～1ヶ月程度かかります。年末や年度末は移転が集中しやすく、工事にさらに時間がかかることも予想されるため、移転先が決定したらすぐに手続きを始めることをおすすめします。
電話関連の手続き
オフィスを移転する場合の電話関連の手続きは、以下の手順で行います。
【契約電話会社に連絡】
まず、移転について連絡し、電話番号の変更有無を確認します。そして移転先と移転希望日を伝え、必要な手続きについて指示を仰ぎます。回線の種類によってはインターネットで申し込みができる場合もあります。
【電話工事会社の選定】
オフィス内の工事については、自社で手配する必要があります。電話工事会社は多数あるため、実績や金額、アフターサービスなどを考慮して選択しましょう。引越し業者が請け負っていることも多いため、あわせて確認してみてください。
【工事会社と新オフィスの下見】
新オフィスが決定し、レイアウトで電話機の必要な場所を決定したら、工事会社と新オフィスの下見を行い、工事詳細を決定します。
【電話回線工事、配線工事のスケジュール調整】
オフィス移転での電話工事では、NTTでは交換機工事と屋内配線工事、基本工事が必要です。その他業者の工事項目は、主装置設置工事、電話設定工事、屋内配線工事となります。一般的には、新オフィスへの引越し日より前に、工事を済ませておくことが多いです。新オフィスに移転しても電話がまだ使えないということがないように、スケジュールをしっかりと調整しましょう。
電話番号が変わる場合に必要な手続き
電話番号が変わる場合には、新しい電話番号を選択・決定する必要があります。
新しい電話番号になる場合、候補が提示されそこから選ぶことが可能です。電話番号は、代表電話だけでなくFAX番号や直通番号など、社外に知らせている番号すべてが対象になります。変更後の古い番号には、一定期間新番号をアナウンスで知らせるサービスが利用できるため、申し込みしておきましょう。
電話番号変更に伴ってやるべきこと
電話番号が変更になると、さまざまな変更手続きが必要になります。変更が必要な事項と手続き方法について解説します。
各施設に変更届を出す
オフィスを移転した場合、関係する機関や施設に住所変更の届出が必要です。その際に、新電話番号を記載します。
オフィスが本店の場合は2週間以内、支店の場合は3週間以内（旧支店の所在地の場合）に法務局で移転登記申請が必要です。電話番号のみの変更では移転登記は必要ありませんが、オフィスを移転している場合には住所が変わっていますので、必ず行いましょう。
このほか、税務署、都道府県税事務所、市町村役所、年金保険事務所、労働基準監督署、ハローワークなどにも届出が必要になります。それぞれ必要な手続き内容と提出期間を確認しておきましょう。
また、金融機関やクレジットカード、契約している保険会社などに登録している住所・電話番号も変更を届け出しておかなければなりません。
顧客や取引先、社内への周知
オフィスの電話番号の変更は、社内のほかの事業所や顧客、取引先にも連絡が必要です。オフィス移転住所とともに電話番号の変更も周知しましょう。会社のWebサイトやパンフレット、従業員の名刺など電話番号が記載されているものは、新しい情報に変更が必要です。移転後すぐに使用できるように、事前に手配しておく必要があります。
また、自社以外にポータルサイトなどに連絡先を掲載している場合には、その情報についてもできるだけ早く変更依頼を行いましょう。
電話番号が変わった旨の案内ガイダンスを流す
先に述べたとおり、電話番号が変わる場合、旧番号にかかってきた電話に新番号を知らせるガイダンスを流せます。
オフィス移転について事前告知をしていても、知らずに連絡する顧客や取引先がいるかもしれません。連絡がつかないことで思わぬトラブルに発展することも考えられますので、新番号のガイダンス案内を設定しておくことをおすすめします。
必要に応じて、旧番号から新番号への転送サービスも検討することも有効です。契約している電話会社に確認しておきましょう。
まとめ
オフィス移転では、電話番号が変更になる場合とならない場合があります。変更になる場合には電話工事の手配とあわせて必要な準備を行い、新オフィスで電話が使えない事態に陥らないようにしましょう。新しい番号の周知も必要になるため、連絡や資材の準備も計画的に進めてください。
スター引越センターは、荷物の輸送はもちろん、電話やLANなどの配線工事やレイアウト変更などのオプションもまとめてご依頼可能です。オフィス移転にともなう不用品回収や重量物の運搬もお任せいただけ、コストを抑えたオフィスの引越しが可能です。移転をお考えの方は、ぜひ一度ご相談ください。
