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事務所・オフィス移転の注意点!必要な手続きと作業まとめ

契約内容を確認する

事務所やオフィス移転は、実際の引越し以外にも多くの業務が発生するため、期間も労力もかかる大変な作業です。移転前と同じように、業務をスムーズに開始するためには、移転後に行う作業も滞りなく行う必要があります。

ここでは、事務所・オフィス移転に関わる手続きやスムーズに移転が完了する方法を注意点とともに紹介します。事務所やオフィスを移転する前には、各項目をチェックしておきましょう。

事務所・オフィスを移転するときの注意点

事務所やオフィス移転前に知っておいてほしい注意点が、大きく分けて3つあります。各注意点を事前に知っておけば、移転をスムーズに行えるのでチェックしておきましょう。

事務所・オフィス移転には6ヶ月かかる!事前の計画を立てよう

新オフィスの物件を選定する

会社の規模にもよりますが、一般的に事務所やオフィス移転には、6ヶ月もの時間がかかるといわれています。そのため、移転を考えたときに最初にしなければならないのは、スケジュールの確認です。

今の事務所やオフィスから新しい場所に、荷物を運び込むだけで移転が完了するわけではありません。移転を決めた後は何をすれば良いのか、移転先ではどのような作業が必要なのかを細かく書き出してみてみましょう。

工事業者に依頼しなければならない作業がある場合は、実際の作業が発生する4~5ヶ月前に連絡しておかなければなりません。工事業者によっては、繁忙期などで予約が埋まっており、希望時期に対応してもらえない恐れもあるため、早めの連絡がおすすめです。

また、期間だけでなく、金額面の計画も重要です。移転が完了するまでに、全体でいくらかかるのかを計算しておきましょう。

予算内に収めるために、どこまでを業者に依頼し、どこを社内の人員でカバーするのかなども明確にしておくと、より詳細なスケジュールが立てられます。

手続きに漏れがないかチェックしよう

事務所やオフィスを移転する際には、現事務所・オフィスの解釈手続きやネットワーク関連の手続きなど、さまざまな手続きが発生するため、漏れなく遂行できるようチェックしましょう。

手続きに漏れがあると、移転後スムーズに業務が行えず、通常業務の開始が遅れてしまったり、支障をきたしたりする可能性があります。

さらに、手続き漏れが原因で取引先に何らかの影響がある場合は、会社の信用問題に関わるおそれもあるでしょう。

チェックリストなどを作成し、慎重に手続きを行うことをおすすめします。

従業員への情報の周知が必須

引越したい時期の半年以上前からスケジュールを組む

オフィス・事務所移転は、会社で働く従業員にとっては重大な決定となります。なぜなら、通勤時間、通勤方法が変わってくる可能性があるからです。さらに、働くオフィス・事務所環境も変わり、それが日々の仕事の生産性に直結します。

これらの理由から、オフィス・事務所移転をする際には、従業員にオフィス・事務所移転の目的を伝えるだけでなく、メリットとデメリットも事前にしっかりと伝え、コミュニケーションを取らなければなりません。

従業員ひとりひとりの意見をすべて聞き入れることは不可能ですが、コミュニケーションを取ることで不満や不安をあらかじめ予測し、解決策を事前に準備することが可能です。

事務所・オフィス移転時に忘れてはいけない手続き一覧

事務所・オフィス移転時には、さまざまな手続きが発生します。忘れていたでは済まされない手続きも多くあるので、一覧で確認しておきましょう。

取引先や従業員関連の手続き

会社の住所が記載されているものは、新しい住所のものと変更する必要があります。ホームページをはじめとするウェブの情報はもちろん、名刺や封筒、伝票類も忘れずに変更しておきましょう。

社内印刷物やゴム印の住所を変更する場合、業者に依頼する必要がありますが、業務で頻繁に使用するものなどは、移転と同時に新しいものを使えるように、早めに連絡しておくことが重要です。

また、取引先や提携先などに、事務所・オフィス移転のお知らせや挨拶状を出さなければならりません。メールや郵送など、どのような形で案内を送るかも検討しておきましょう。

オフィス移転や事務所移転の挨拶状や書き方については、以下の記事で紹介しています。

事務所移転のお知らせ・挨拶状の書き方。すぐに使える文例11選。

さらに、従業員の通勤定期の変更手続きも行う必要があります。移転場所によっては、交通費も変更になるため、あらかじめ計算しておくと安心です。

各施設への手続き

各施設への手続きは、移転前と移転後の2種類に分けられます。

●移転前の手続き

郵便物届出変更届近くの郵便局の窓口で手続きできます。郵便物届出変更届の手続きをすると、1年間無料で、旧住所に届いている郵便物も新住所へ転送してもらえます。
自動車保管場所証明申請書社用車がある場合は、車庫所在地の管轄する警察へ申請書を提出します。

●移転後の手続き

事務所所在地変更届移転後5日以内に管轄の年金事務所で手続きします。期限が短く設けられているので、速やかに手続を行いましょう。
名称所在地変更届移転後10日以内に管轄の労働基準監督署か公共職業安定所で手続きします。
雇用保険事業所変更届移転後10日以内に、管轄の公共職業安定所で手続きします。名称所在地変更届の手続きと一緒に行っておくとスムーズです。
本店移転登記移転後2週間以内に、移転前の事務所がある管轄の法務局で手続きします。
防火・防災管理者選任届期限はとくに設けられていませんが、なるべく早い段階で、管轄の消防署で手続きをしましょう。
異動届移転後と移転前の両方を管轄する税務署で手続きします。期限は定められていませんが、移転後、なるべく早いタイミングで手続きしなければなりません。

移転時の各施設への手続きは、期限が設けられているものもあります。あらかじめ計画を立てて、漏れのないように行いましょう。

事務所・オフィス移転に関する全体の流れを確認したい方は、以下の記事もチェックしてみてください。

オフィスの引越しでやることリスト!移転の流れを把握しておこう

事務所・オフィスの引越しをスムーズに行う方法

事務所・オフィス移転には、多くの手続きや作業が発生します。事前に計画を立てていても、慣れない手続きや作業で、計画どおりに進行できないおそれもあるでしょう。

また、自社内ですべて完結できれば良いですが、慣れないことを社内でやろうとすると、注意しなければならないことも増えます。

万が一のことも考えて、すべて社内で完結しようとせず、引越し業者に依頼するか業者のオプションを上手く活用するのがおすすめです。

従業員に協力を仰ぐ

引っ越し業務をすべて業者に依頼するとしても、新しい事務所・オフィスのレイアウトの計画は、従業員の協力が必要不可欠です。

デスク配置や移動のしやすさによって、その後の業務効率も変わるので、従業員の意見を取り入れたレイアウトにすることをおすすめします。個人で考えるのではなく、複数のチームを作ってチームで動くことを徹底しましょう。

また、レイアウトだけでなく新事務所・オフィスを快適に利用するために、事務所・オフィス利用に関するマニュアルも作成しておくのもおすすめです。

移転先のビルの管理規則や鍵の管理方法など、重要なポイントを決めて、全員が理解できるマニュアルをチームごとに担当して作るようにしましょう。

引越し業者に依頼する

引越し1カ月前のスケジュール

事務所・オフィスを移転するときには、オフィス専門で引越しサービスを行っている業者を選ぶのがおすすめです。

一般家庭の引越しとは異なり、事務所・オフィス移転は荷物を梱包して運べば終わりではなく、普段の業務を行いながら引越しを行わなければなりません。

オフィスの引越しサービスを行っている業者の場合、これまでの実績からさまざまな状況に対応してもらえます。

また、大きな荷物も多くなるため、ラベルや色分けされたダンボールなどを用意してくれる業者を選ぶと便利です。

引越し業務だけでなく、配線工事やレイアウトまでしてくれる業者もあります。対応してもらえるサービス内容をチェックしながら、引越し業者を検討しましょう。

事務所・オフィスの引越し業者ならスター引越しセンターがおすすめ

事務所・オフィス移転の引越し業者を探しているなら、スター引越しセンターにお任せください。スター引越しセンターは、事務所・オフィス移転の引越し業務経験が豊富なので、スムーズな移転が可能です。

さらに、価格を抑えられる「移転のみプラン」をはじめ、「配線工事+移転プラン」や「配線工事+移転プラン+レイアウトからプラン」など、状況に応じて選べるプランをご用意しております。

初めての事務所・オフィス移転や、移転の際に苦労した経験があるという方は、ぜひ気軽に、経験豊富なスター引越センターにお問い合わせください。

まとめ

スター引越しセンターでは、引越しにまつわることはもちろん、生活に役立つ様々な情報を発信しています。

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