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オフィス移転に伴うビジネスフォン移設!流れと注意点を解説

さまざまな外線や内線を共有できるビジネスフォンは、スマートフォンとの連携も可能で、オフィスで導入している企業も多いです。普段から活用しているビジネスフォンだからこそ、オフィス移転時には、スムーズに移設しなければ業務に支障が出るおそれがあります。

ここでは、ビジネスフォンを移設する流れをはじめ、移設前の注意点をまとめました。スムーズな業務のスタートが切れるように、オフィス移転前の参考にしてください。

ビジネスフォン移設の流れとは

オフィス移転の前に、まずは移転先のオフィスに電話回線を引き込む「先行配線」をします。電話機本体がなくとも、先行配線をしておくことで、移転当日に行う電話機の接続をスムーズに行えます。配線作業は、オフィスのレイアウトに応じて行われるため、工事業者と事前の打ち合わせが必要です。

次に、既存の電話機を撤去します。ビジネスフォンは、日常的に業務で使用されるものなので、引越し前日の営業時間が終わってから撤去するのが望ましいです。遅くとも引越し当日の直前には、撤去しなければなりません。引越し内容にあわせて、調整するようにしましょう。

撤去した電話機が新しいオフィスに到着したら、ビジネスフォンを配線につなぎ、業務で使用できるよう発着信のテストを行います。すべての電話機を設置する前にテストをしておくと安心です。

配線作業は、オフィスのレイアウトに応じて行われるため、工事業者と事前に打ち合わせを行っておくと、トラブル防止にもなります。

その後、オフィスにデスクなどが入り、各デスクへの電話が設置し終わった段階で、すべての電話機のテストを行います。ここで問題がなければ、ビジネスフォンの設置は完了です。

ビジネスフォン移設前の確認事項!

事前確認を怠ると営業開始時に電話が使えないトラブルが生じる可能性もあります。トラブルなくビジネスフォンを使えるようにするために、事前に確認しておきたいポイントを知っておきましょう。

スケジュールの確認

オフィス移転に伴うビジネスフォンの移設では、移設が完了するまでに通常2週間〜1ヶ月程度の時間がかかります。契約している電話回線の種類によっても手続きにかかる時間は異なるため、事前にどれくらいの時間が必要かを確認しておくと安心です。

また、同じ電話番号をそのまま移転後も引き続き利用するのか、新規の電話番号を取得するのかによってもスケジュールが変わってきます。さらに、電話回線(番号)と電話主装置の移転は業者が異なるため、事前に各業者との綿密な打ち合わせを行い、日程を調整しておかなければなりません。

事前調整が上手くできていないと、営業開始日からビジネスフォンを使えないことにもなるため、慎重に計画を立てましょう。

とくに、土日祝日がオフィス移転日になるときは注意が必要です。土日祝日を利用してオフィス移転をする企業は多く、工事が集中するものです。場合によっては、移転希望日の工事枠が埋まってしまって工事できない可能性もあるため、早めに工事の予約をしておくようにしましょう。

年末年始も同様に、移転する企業が多く、予約が取りにくい時期です。NTT回線の移転は、土日に対応していない可能性もあるので、あらかじめ確認しておくと安心です。

移転工事が集中するような時期になると、スケジュール次第では引越し完了後の開通になる可能性もあり、発着信テストが間に合わず営業開始になることもあるため注意しましょう。

移転前に使っていた電話番号が使えるのか確認

通信キャリアによっては、同じ市内でもこれまでの電話番号が使えなくなるケースがあります。電話番号は名刺や会社HPなどで公表している情報です。電話番号が変わるとなると、すべて変更しなければならなくなります。

現在の電話番号を移転先でも使えるかどうかは、契約中のキャリアに問い合わせて確認しましょう。問い合わせに対応していないキャリアもありますが、確認することに損はありません。

移転によって電話番号が変わるときは、社内間はもちろん、顧客にも忘れずに共有します。顧客が以前の電話番号にかけてしまった際に、電話番号が変わった旨と、新しい電話番号を自動音声で通知できるサービスもあるので、通信キャリアや工事業者に相談してみるのをおすすめします。

主装置を設置する必要の有無を確認

現在、家庭用の電話機をオフィスの電話として使用しているが、オフィス移転を機に本格的なビジネスフォンに移行したいという場合は、主装置の設置が必要になります。

ビジネスフォンに変更すれば、電話線1本で複数の電話機の利用が可能です。事業を拡大するためにオフィス移転を考えている場合は、移転するタイミングでのビジネスフォンへの変更をおすすめします。

しかし、ビジネスフォンに変更する場合には、外線契約の数に注意が必要です。同時に通話できる回線数は、外線契約数によって変わります。事業規模や内線電話の最大設置数をあらかじめ把握しておいて、契約数を決定しておきましょう。

また、オフィスの電話設置数によって主装置の仕様も変わるため、事前に必ず確認しておく必要があります。

面倒なビジネスフォン移設もスター引越しにおまかせ!

ビジネスフォンの移設や新設には、さまざまな工事や契約手続きが必要です。オフィス移転やビジネスフォンの設置が初めての場合は、戸惑うことも多いです。

ビジネスフォンは、業務を行う上で取引先との連絡や部署間の取り次ぎなど、重要な役割を果たすため、ひとつトラブルが起きれば大きな損失につながる可能性もあります。

ほかにも、一般的なオフィス移転に伴う電話工事は、業者が別々になることが多いです。業者が分かれてしまうと、業者同士の連携も大切になるため、各社と事前に綿密な打ち合わせを行い、スケジュール調整も慎重に行わなければなりません。

スター引越しセンターなら、オフィス移転の実績が豊富で、オフィス移転に関するさまざまなプランをご用意しています。

例えば、配線工事+移転プランは、荷物の輸送はもちろん、電話やLANの配線工事をセットで行うことが可能です。さらに、オプションの電話工事も注文すれば、一括してスター引越しセンターが行うため、依頼側の負担が少なくなります。

また、スター引越しセンターでは、中古ビジネスフォンの販売も行っているため、これからビジネスフォンを導入したい企業にもおすすめです。

スムーズにビジネスフォンの移設、新設を行いたい場合は、オフィスの引越し実績が多いスター引越しセンターにお任せください。

まとめ

ビジネスフォンの移設は、ただ単に電話機を移動させるだけで完了するものではありません。オフィス移転の計画に沿って、事前に考えなければならないことも多いです。

新オフィスでのスムーズな業務開始を望むのであれば、オフィス移転と配線工事を行ってくれる業者に依頼するのをおすすめします。