オフィス移転には、引越し作業・物件の選定・レイアウト決め・旧オフィスの原状回復工事など、膨大な量の業務が発生します。その数は、多ければ100以上にのぼることも…。通常業務を行いながら移転業務をこなすとなれば、負担も相当なものになります。
オフィス移転作業の負担を軽減するには、オフィス移転をコンサルに依頼するのがおすすめです。移転作業をスムーズに行えるようになるため、コンサルを導入する企業も増加傾向にあります。
この記事の内容
オフィス移転はコンサルへ「ワンストップ」で依頼できる
オフィス移転は、計画的な準備が重要です。例えば、以下のような作業が必要となります。
- 旧オフィスの解約（原状回復工事）
- 移転先の決定
- レイアウト決定
- オフィス家具の発注
- 引越し業者の手配
さらに、移転後は内装工事も必要なほか、委託業者や会社への連絡対応や費用の確認、各種届出などの関連業務も多くあります。それぞれ、期限や目安の所要日数などがあり、スムーズに進めるにはすべての作業をスケジュール通り行わなければなりません。
このような作業を通常業務と並行して行うには、従業員への負担が大きくなるでしょう。
そこで検討できるのがオフィス移転に関するコンサルです。
そもそもオフィス移転のコンサルとは
オフィス移転のコンサルは、オフィス移転で必要になることを全般的に代行してくれるサービスです。
コンサルと聞くと移転後のレイアウトの策定などについて、アドバイスがもらえるというイメージを抱く人が多いのではないでしょうか。しかし、それだけでなく移転先のオフィスで使用する備品の調達や、内装工事業者の手配、インフラの整備なども依頼できます。
これまで使用していた備品を継続使用できるかどうか、判断に迷うこともあるでしょう。そのような場合のアドバイスや、不要になる備品の処分なども行ってくれます。
また、オフィス移転が済んだら終わりではありません。移転後に問題が発生した場合にもサポートをしてくれるため、心強いです。
オフィス移転のコンサルの種類は多岐にわたる
オフィス移転のコンサルは、コンサル専門業者だけでなく、オフィス移転に関わるさまざまな業者が行っています。
たとえば、オフィス家具業者や内装工事業者などです。インテリアデザイン業者、電気通信工事業者、引越し業者、運送業者などが行っていることもあります。
サービス内容も業者の種類によってさまざまです。オフィス家具業者の場合には、移転先で使用するオフィス家具や備品に関して手厚くサポートしてくれます。
また、内装工事業者やインテリアデザイン業者なら、移転先の内装に特化した内容という具合です。引越し業者や運送業者なら日程調整がしやすいなどのメリットがあります。
どのような点を重視するのか明確にしたうえで、決めると良いでしょう。
【オフィス移転】コンサルへ依頼すると費用対効果が上がる
コンサルに依頼すると予算がかさみ、損になってしまうかも…と考えている人もいるでしょう。しかし実際には、コンサルに依頼したことで費用対効果が上がったケースも多いです。
ここでは、コンサルにオフィス移転を依頼するメリットと、費用対効果が上がる理由をご紹介します。
社内の負担を軽減できる
コンサルを利用すると、様々な業務をワンストップで依頼することができます。移転業務に人員を割く必要がなくなるため、工数圧迫や残業の発生などを防ぐことが可能になります。
移転の段取りをスムーズに行える
オフィス移転に必要なことを社内で行うとなれば、かなりの手間と時間がかかります。移転の段取りを決めるだけでも、なかなかスムーズにいかないことが多いです。
その点、コンサルを利用すればレイアウトはもちろん、移転準備や引越し当日のことなどもアドバイスしてもらえます。スムーズに移転作業を進められるのに加えて、専門的な観点からアドバイスをもらえるため安心できるでしょう。移転作業だけでなく、移転後においてもスムーズに運用を開始できます。
各種手続きを任せられる
窓口をひとつに絞れることもメリットのひとつです。オフィス移転では、工事、引越し、備品の手配など複数の業者と関わることになるでしょう。業者の数だけやり取りが発生するうえ、なかなかスムーズにいきません。また、抜けや漏れなどが起こるリスクもあります。
その点、コンサルを利用していれば、複数の業者とやり取りする必要はありません。電話回線やインターネット回線などの手続きもまとめてコンサル会社に依頼できます。
コストパフォーマンスが良い
コストの観点から移転業務を自社で行う会社もありますが、作業をすべて内製化した場合、作業そのもの以外にも情報収集や比較検討に時間がかかります。その人件費や負担を考慮すると、基本的にはコンサルに依頼したほうが費用を抑えられることが多いです。
仮に予算に不安があっても、コンサルに相談すれば予算に合わせた移転計画を立ててくれます。コスト削減を考えている場合は、コンサルへの依頼を検討することをおすすめします。
【オフィス移転】コンサルへ依頼するときは「業者選び」が重要！
コンサルへ依頼すると多くのメリットが得られますが、同時に注意すべき点も覚えておきましょう。ここでは、コンサルに依頼する際のデメリットをご紹介します。
高額な費用を要求されるおそれがある
自社に合った業者を選定できれば良いのですが、なかには対価以上の高額な料金を請求する悪質な業者も存在します。
見積もりと実際の請求額が異なったり、契約として合意が取れている作業以外の工事をしたりなどです。場合によっては、弁護士などの介入が必要になるケースもあるため、充分に注意しておきましょう。
円滑に取引できないケースもある
コンサル会社や担当者によって、得意分野や性格が異なります。自社の業種や移転の目的に合わないサービス内容では、スムーズに移転を進めることが難しくなってしまうでしょう。
また、担当者同士の相性もあります。コミュニケーションの仕方によっては、なかなか信頼関係を構築できなかったり、強引さを感じたりして、円滑な取引ができないこともあります。
オフィス移転コンサルの選び方・注意点
オフィス移転のコンサル会社には、不動産系・IT系などの種類があります。それぞれ業種の得意分野が異なるほか、サービスの内容も多種多様です。
ここでは、多くあるオフィス移転のコンサルから、自社に最適な業者を選ぶ方法をご紹介します。あわせて選定の際の注意点にも触れていますので、移転を検討する際にご覧ください。
自社に合った業者を選ぶ
オフィス移転のコンサル会社を選ぶ際には、まず自社がどんな部分を不得手としているのか明確にしておきましょう。自社が不得手としている部分を補填してくれるコンサルなら、安心です。
たとえば、移転先での備品の選び方があまり良く分からないならオフィス家具業者、日程調整や段取りなどが不得手なら引越し業者が良いでしょう。
また、自社の意見をしっかり聞いてくれるかどうかも大事です。意見を押しつけるコンサルではなく、自社の考えの実現に尽力してくれるかどうかという観点から合っているかを判断しましょう。
それに加えて、自社と同規模の企業の移転実績についてもチェックしておく必要があります。
法令や条例の知識がある業者を選ぶ
オフィス移転には、建築基準法や消防法、労働基準法といった法令・条例の知識も必要になります。こうした知識を持つコンサル会社なら、十分に安全対策を取ってくれます。依頼する業者が法令・条例の知識を持っているか、事前に確認しておきましょう。
また、コストを削減できる方法を提示してくれるコンサルも多いです。その場合には、なぜ安くなるのか理由を確認しておきましょう。その内容から、自社が不利益を被る可能性がないことが分かれば安心して依頼できます。
理由をきちんと確認せずにコストを削減した結果、法令や条例などに違反してしまうこともあるかもしれません。そうなれば、行政罰や行政指導などの対象になる可能性もあります。自社が不利益を被ってしまわないように注意が必要です。
明朗会計な業者を選ぶ
オフィス移転のコンサル会社を選定する際は、複数の業者から相見積もりを取りましょう。その中から、費用がわかりやすく明示されており、かつ料金設定が適当である業者を選ぶのが安全です。
料金設定が高すぎる業者はもちろん、安すぎる業者にも要注意です。サービス内容と料金設定があっていない業者は、満足のいくサービスが受けられない可能性があります。サービスや料金については、事前によく確認したうえで依頼先を決めましょう。
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まとめ
オフィス移転の際は、豊富な知識と経験を持つコンサルに依頼するのがおすすめです。
コンサルに依頼することで費用対効果を上げられるほか、社内の業務負担を軽減することも可能になります。
コンサル会社を選定する際は相見積もりを取り、料金設定が適切な業者に依頼するようにしましょう。
