取引先からのオフィス・事務所・会社移転祝いをもらった時。お返しの品物やお礼状の書き方はどうすればいい?

オフィス・事務所・会社・店舗などを移転した際には、親しい取引先各社の代表や担当者から「移転祝い」として続々とお花やお菓子、カタログギフトなどが届きます。

でも、いざ「移転祝い」が届いたら、

「うれしい!・・・・。でも、お返しって、どうすればいいんだっけ!?」

と戸惑ってしまうことはないでしょうか?

そこで、今回の記事では「移転祝い」をもらった時の「お返し」や「お礼状」の書き方。それから、「お礼状」を送るベストなタイミングについて、解説していきたいと思います。

ビジネスはとかくメリットやデメリットなど論理的な事柄に注目が集まりがちですが毎日、現場でビジネスを行っているのは「感情を持った人間」であることを忘れてはなりません。

人は同じ条件であれば、知っていて、好意を持っていて、信頼している人間に紹介や仕事を依頼するものです。

オフィス・会社・事務所・店舗などの移転は、取引先との関係性を深めるチャンスです。

取引先からの「移転祝い」が届いたら「お返し」や「お礼状」を送ることを面倒くさがらず、逆に、「取引先との関係性深める大チャンス!」と捉えて、計画性を持って行動していきましょう。

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オフィス・事務所・会社・店舗のお祝いはいつ、届くの?

でも、そもそも、オフィス・会社・事務所・店舗などの「移転祝い」は一般的に、どれくらいのタイミングで届くものなのでしょうか?

「移転祝い」は一般的に、移転前日から移転後2週間程度のタイミングで届くことが多いとされています。

世間一般的には「移転祝い」を贈る時期は、下記のように認識されています。

移転の前々日まで

移転する側の立場で想像してみれば分かると思いますが、この時期は移転作業で一番バタバタしている時期です。ですので、この時期は避けるべき時期とされています。

移転前日から移転後2週間

この時期が移転のお祝いを贈るのにベストのタイミングとされています。ですので予め、この時期に「移転祝い」が届くと想定して、しっかりと準備しておきましょう。

移転後2週間から1ヶ月

この時期は「移転祝い」を贈るベストのタイミングではないですが、「移転祝い」を贈ってもいい時期とされています。

ですので、「移転祝いは、移転前日から移転後1ヵ月の間に届くもの」として、準備しておくことがお勧めです。

移転後1ヵ月以降

この時期は、「移転祝い」が届いて、その「移転祝い」に対するお返しも完了している時期とされているので、避けられる時期になります。

ただ、移転後1ヵ月以降に「移転祝い」を送ってくれる取引先もあることを想定して、しっかりと準備しておくのもよいかもしれません。

このように、世間一般的な慣習としての「移転のお祝い」が届く時期を事前に知っておくことで、「お返し」や「お礼状」の準備を前もってすることができるので続々と「移転祝い」が届いてから、慌てないように、早め早めの対応を行っていきましょう。

オフィス・事務所・会社・店舗のお祝いの「お返し」は、いつまでに、何を贈ればいいの?

オフィス・事務所・会社・店舗の「移転祝い」の「お返し」は約1週間後に行いましょう

オフィス・事務所・会社・お店の「移転祝い」をもらったら、できるだけ早くお返しを送るのが礼儀です。

ですので、まずはスピーディーに対応することを心がけていきましょう。

「お返し」をする目安となる期間ですが、お祝いをもらってから、約1週間後と言われています。

オフィス・事務所・会社・店舗の「移転祝い」の「お返し」にピッタリの品物とその金額相場は?

「移転祝い」の「お返し」の金額相場ですが、「半返し」が基本です。つまり、もらった品物の半分ぐらいの値段が相場ということです。

会社からお祝いをもらった場合には、お祝いの半額程度の菓子折り、タオルなどを贈るのが一般的です。

プロジェクトの担当者など、個人の方からのお祝いの場合は、欲しいものを選べるカタログギフトもオススメです。

いずれの場合も、手軽に贈ることができ、相手に気を使わせないものが喜ばれます。

例えば、極端な例ですが、5,000円くらいの金額の贈り物をもらったのに、50,000円の「お返し」が届いたら相手は逆に恐縮して「また、お返しをしなきゃ・・・」と思わせてしまいますよね?

いくらあなたが取引先と仲がよくても、相手に必要以上の気を使わせてしまわないように「移転祝い」の「お返し」は「半返し」で行うようにしましょう。

オフィス・事務所・会社・店舗の「移転祝い」の「お返し」として、送ってはいけないものとは?

「移転祝い」の「お返し」として、送ってはいけないものがありますので、紹介します。

基本的に、「移転祝い」でもらったものと同じものや、商品券や現金を「お返し」の品に選ぶのはタブーとされていますので、注意をしましょう。

なぜ、タブーとされているのかというと、はっきりとした科学的な根拠があるわけではありません。

でも、これは「自分がお花を贈って、そのお返しに現金や商品券をお返しでもらった時のこと」を想像してみるとよく分かると思います。

(想像してみましたか?ちょっと違和感がありますよね・・・)

「常識」の正体とは?

余談ですが、世間的な常識というものは人間同士、それから、人間の集団である組織と組織同士が喧嘩せずに、うまく付き合っていくために存在するものになります。

ですから、「これが常識ですよ」と誰かに言われた時は、それを鵜呑みにせずに「なぜ?」と自分の頭で考えてみて、それでも分からなかったら「相手の立場になって、相手の気持ちになって考えてみる」と見えてくることは、少なくありません。

いずれにしても「お返し」や「お礼」の目的は「相手に感謝を示して、相手と良好な関係を築くこと」にあるので、最終的な基準は常に「相手」にあります。

迷った時はいつでも「相手のことをよく理解すること」を基準とすれば、失敗することは少なくなるのではないでしょうか?

「お返し」の包み方のマナーとは?

「お返し」の包み方にもマナーが存在します。

「お返し」の包みのマナーとしては、お返しには必ず熨斗(のし)をつけましょう。

熨斗(のし)には、紅白蝶結び水引のかけ紙に「御礼」または「内祝」と、「会社名」または「会社名+代表者名」の表書きをして、使用します。

押さえておきたい!「お礼状」の書き方

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また、お返しの品を送るだけでなく必ず、そこに「お礼状」を添えることも忘れてはなりません。

スムーズに「お礼状」を出すためには、オフィス・事務所・会社・店舗の移転の前から、お礼状用の書式を用意しておくと便利です。

以下に、お礼状の文例を紹介しますのでぜひ、参考にしてください。

株式会社○○
代表取締役社長○○様(フルネーム)

拝啓、○○の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、過日は弊社の事務所移転に関しまして、ご祝辞を賜り、誠にありがとうございます。

かかるうえは、皆様のご期待と励ましに応えるべく、社員一同更なる精進をする所存でございます。

何卒、今後とも一層のご支援、ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
略儀ながら書中をもって御礼申し上げます。

敬具

平成○年○月○日
株式会社○○
代表取締役社長〇〇(フルネーム)
社員一同
〒000-0000 住所 ○○県○○市・・・
電話番号 000−・・・

この文例のように、お礼状には「お礼の気持ち」、「今後の決意」、「今後の挨拶」を必ず入れるようにしましょう。

ビジネス文書でテンプレートを作っておけば、あとは相手に合わせて言葉を置き換えれば、どんな相手に対しても応用して使うことができます。

ただし、あなたにも覚えがあると思いますが、何かの文書を受け取った時、そこに「ビジネス文書の定型文っぽい文章」が書かれていたら「定型文だな・・・」とすぐに分かりますよね?

ですので、テンプレートを使って仕事を効率化することも重要なことですが、それ以上に大事なことは、一言でも二言でも「相手の心に残るような文章を添えること」にあります。

思い出してください。

この記事の冒頭で、

人は同じ条件であれば、自分が知っていて、好意を持っていて、信頼している人間に紹介や仕事を依頼するものです。

とお伝えしましたよね?(覚えていますか?)

でも、「くだけた文章」にし過ぎることは禁物です。

取引先相手と何度も飲みに行くような親しい間柄の場合、ビジネス文書では「少しかたいかな?」と感じることがあるかもしれませんが、「親しき中にも礼儀あり」(これも一般的な常識ですよね?)と言われるように、相手に失礼にならないような文章を書くことが基本中の基本なのです。

まとめ

移転祝いのお返しは、「なるべく早く」「半返し」、そして心を込めた「お礼状」がポイントになります。

オフィス・事務所・会社・店舗の移転に限らず、普段の仕事とは違ったビジネスにおける転機は、相手との関係性を深めるための絶好のチャンスです。

何かと忙しいオフィス・事務所・会社・店舗の移転プロジェクトですが、そんな中でも、取引先相手としっかりとコミュニケーションすることができるように、早め早めに計画して、動いていきましょう。

追伸

下記に、移転祝いを贈る側に役立つ記事をまとめました。移転祝いを贈る側の相手の気持ちを知る上で参考になると思いますのでぜひ、参考にしていただけたらと思います。

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