小規模オフィスの引越しは自分たちでやれる?意外とめんどくさい3つの作業とは?

小規模オフィス(30坪以内)の移転となると、規模が小さいので自分たちの力だけでも可能だと思い、コストを節約して業者に頼らない場合があります。

でも実は、自分たちでできると思って、いざやってみると必要以上に大変だったと気づき「こんなことだったらプロに依頼しておけばよかった・・・」と後で後悔してしまうことは、よくある話です。

あなたのオフィス引越しでもそんな後悔が起こらないように、今回はオフォス・事務所の引っ越しにおいて特に「大変な3つの作業」について紹介したいと思います。

事前知識を持っておけば、「これは自分たちでやると大変だ」という部分だけをプロの引っ越し業者に依頼するなど、作業効率とコスト面で色々と工夫することができるでしょう。

大変な作業①:大型家具の搬入・搬出

3fd99a226c02483161bf543de723e2e2_s

これは想像しやすいと思いますが、大型家具の搬入搬出はとても大変な作業です。

ロッカーや机など、重量のあるオフィス用品はとても多いので、自分たちだけで動かそうとすると予定していた時間よりはるかに多くの時間がかかってしまう可能性があります。

デスクやスチール棚、来客用のソファーなど、搬入・搬出の苦戦が想定される大型家具は多々あります。

簡単には運搬できないような、これらの大型家具は分解したり、折りたたんだりする必要があるので、「運ぶ」前の作業にも時間がかかってきます。長年使ったデスクやスチール棚ほど、馴染んでいるネジなどの部品を外すのも一苦労。外したネジだって紛失しないように管理することも必要になってきます。

プロの引っ越し業者に依頼すれば、そういったことが全てスムーズに行ってもらえるでしょう。

また、搬入搬出の前に必要な荷物の梱包作業は引っ越し前日までに完了していなければなりません。

この梱包作業もプロの引っ越し業者に頼めば移転日の1週間前には、業者から段ボールやエアパッキンの梱包資材を届けてもらえるので、とても便利です。

スムーズに作業を進めるには、搬入搬出時に荷物を把握しておくことも重要です。オフィスにある机やキャビネット、大型の什器などを梱包後、新オフィスのレイアウトに合わせて番号を振っておくと引っ越し当日、引っ越し業者や社員が所定の位置に搬入することができるので、大型家具の大渋滞で搬入時間に予定外の時間がかかるのを防ぐことにつながります。

また、大きなオフィスに移転する場合、新たに家具を購入する場合もありますよね?

その際の家具の組み立て時間もしっかりと事前に見積もっておきましょう。大型になるほど構成部品も増えたり、思いのほか時間がかかったりします。

自宅でDIYをする人なら経験があるかもしれませんが、一見、簡単そうなカラーボックスでも、いざ組み立て作業を行うと約30分〜40分ほど時間がかかってしまう場合もあります。

このことも踏まえて、既存の家具の運搬だけでなく、新しい家具についても考慮して、搬入・搬出のことを計画しましょう。

大変な作業②:デスクの配置とレイアウト

荷物の搬出時はダンボール類から運んでいき、搬入時は什器などから運ぶ順になるでしょう。

したがって、引越し作業の事前準備としては、搬出しやすい位置にダンボールをまとめておくと効率的です。

搬入時は奥に設置するものから順に入れていきましょう。

業者に依頼すると、搬入・搬出はもちろん、移転に関する手続きや段取り、効率的なオフィスレイアウトまで提案してもらえるでしょう。

オフィスの広さで変わってきますが、自分たちでやる場合よりも時間はかからず、きれいにレイアウトしてもらえるので、業者に頼んだほうが結果、お得になる可能性が高くなるでしょう。

経験豊富なプロの意見も聞きながらデスクを配置すると、あなたが考えていた以上に効率的で仕事にしやすいオフィス・レイアウトになるはずです。

大変な作業③:養生(ようじょう)

5354874d9cadd6390c00602599e6e885_s

引越しで養生(ようじょう)といえば、物を運ぶときに壁や床を傷付けないための処置のことをいいます。

もし、養生をしないで引越しすると、荷物を運ぶときに荷物を床や壁に当ててしまい、荷物だけでなく床や壁まで破損してしまう恐れがあります。

養生作業は自分たちでやろうと思っても、目的に合った養生資材を用意できなかったり、養生の過不足があるとかえって費用がかかったり、養生の目的を果たさないことにもつながります。養生テープを貼るだけでも、設置場所は広範囲に至るので自分たちで実施するのはとても大変です。

地味に見える養生作業をしっかり行いトラブルを避けようとするのがプロの仕事。もちろん、プロの引越し業者は養生シート、ボード、布、テープなどの養生資材を万全に準備しています。

引越し業者に任せておけば、手慣れた作業で養生がしてもらえるため、万が一荷物をぶつけることがあったとしても破損の心配はありません。

建物にキズや汚れがつかないように養生されているので移転時、建物に損害を加えてしまうリスクを少なくすることが可能です。

失敗したら超大変!!:セキュリティ対策

さて、これまで見てきた引っ越しする上で、特に大変な3つの作業(大型家具の搬入・搬出、オフィス・レイアウト、養生)は物理的な作業でした。でも物理的な作業以外にも、実はそれ以上に重要な作業があります。

それは、セキュリティ対策です。

セキュリティ対策に失敗してしまったら取り返しがつかないくらいに、会社にダメージを与えてしまう可能性があります。

今の時代、一度でも情報漏えいしてしまう事で、大変な事態に発展してしまいます。

こうなってしまえば、オフィス・事務所の移転どころの話ではありません。

お客様や社会の信用を失ってしまいますし、今後の業績に悪い影響を与えてしまう恐れがあります。

特に、あなたの会社がたくさんの顧客情報を管理していて、引っ越しの際に大事な顧客情報を紛失してしまった場合、「ついつい、うっかり」では済まされなくなる事態に発展してしまいます。

「安物買いの銭失い」という言葉が昔からあるように、なんでもかんでも費用を節約することを基準に行動してし過ぎると、会社にとってかけがいのない資産を失うことになるリスクが増大します。

お金は稼いで取り戻すことができますが、顧客や市場、社会からの信用と信頼は一度失ったら取り戻すのが本当に大変です。今のネット社会では、悪い情報ほど瞬く間に拡散して、立ち直れないほどのダメージを受けた事例は数多くあります。だから情報漏えいが起こらないようにセキュリティ対策にも細心の注意を払いましょう。

セキュリティ対策の失敗が招いた事例については、セキュリティのソフトウェアを提供する会社であるノートンの記事が参考になります。この記事を参考にしながら自社にとってのリスクをしっかりと認識し、事前にその対策について考えておきましょう。

↓↓↓

16の事例から学ぶ情報漏洩の全て|怖さや原因、対応策まで

この記事の中で特に、オフィス・事務所移転のタイミングでも起こりうる事例を以下に引用しますので、自分ごととして捉え、十分に注意するようにしましょう。

2-1-1.電気通信事業者
≪概要≫
2014年8月、ある電気通信事業者は提供しているコミュニティサイトの顧客情報が含まれたパソコンを紛失したと公表しました。漏洩したのは、1321人分の住所、氏名、メールアドレス。紛失が判明したのは8月2日、顧客情報が含まれていることが判明したのは8月12日でした。

≪原因≫
コミュニティサイトの運営委託先の社員が、業務で使用しているパソコンを紛失しました。パソコンにはパスワードが設定されており、発表時点では情報悪用の事実は確認していないとのことでした。

≪事後対応≫
被害者に対して、個別に連絡をして説明する手段をとりました。また全社・委託企業に対し情報管理体制の強化と点検を実施することとしました。

パソコンの紛失はオフィス・事務所移転時だけではなく、日常の業務の中で起こる可能性がありますが、大規模なオフィス・事務所移転時には特に、そのリスクが高まりますので普段以上に、最新の注意を払っていきましょう。

2-2-1.生命保険会社
≪概要≫
2013年6月、ある生命保険会社は、一部支社において顧客の個人情報が記載された帳票を紛失および誤破棄していたと公表しました。紛失した帳票はのべ約5万8千人分におよび、それに含まれていた個人情報は、氏名、住所、電話番号、生年月日、証券番号等。

≪原因≫
社内で誤って破棄された可能性が高く、外部へ流出した可能性は極めて低いものと考えているとのこと。

≪対策≫
文書管理ルールの徹底、保存すべき帳票の一覧化、定期点検、電子化により帳票の9割削減などを、再犯防止策としました。

オフィス・事務所移転の際には、たくさんの書類を廃棄する場合が多く、そのタイミングに間違って、顧客の個人情報も紛失、または誤廃棄してしまう可能性はゼロではありません。

今、多くの会社は電子化によって紙の帳票を減らす方向にありますが、まだまだ紙で重要な顧客情報を保管している会社は多いので、引っ越しのドサクサで重要な書類を紛失しないように細心の注意を払っていきましょう。

【必ず保管を】大事な書類や通帳など。引っ越しの時に無くさないよう保管するにはどうしたらいい?

2017.08.29

まとめ

通常業務と両立しながら、オフィス・事務所移転作業を行うことは、めんどうな作業が多くとても大変です。

自分たちで引っ越し作業を済まそうと計画している途中でも相談に乗ってもらえます。もちろん、プロの引っ越し業者に大変な作業だけ頼むこともできるので、お見積りだけでもとってみることをオススメいたします。

価格がすべてではありませんが、引越し業者の中には作業の質を落とさずに比較的安い費用で、オフィス・事務所移転の作業をサポートしてくれる業者もあります。そんな業者に出会えたら、コストを抑えたい小規模オフィスにとっても心強い味方になります。

さて、結論としては、自分たちの力で引っ越し作業は行うことは可能ですが、これまで見てきたような下記の作業、

大変な作業①:大型家具の搬入・搬出

大変な作業②:デスクの配置とレイアウト

大変な作業③:養生(ようじょう)

を自分たちの力で行うことは相当に大変なので、小規模オフィスであってもやはり、引越し会社に相談することがベストだと思います。

また、セキュリティ対策は絶対にプロに任せましょう。そこだけは絶対に失敗が許されません。その場のコストを抑えるだけでなく、未来のコスト発生にも注意して、安全で安心な引っ越しを行っていきましょう。

法人の引っ越しは業者によって見積もり額が全然違う!比較する方法とポイントは?

2016.12.05

失敗しない「オフィス引越し」マニュアル

あなたは引越しで、こんな間違いをしていませんか?

・あれ、想像と違う?物件選びで失敗 ・・・

・コストだけを考えて・・・業者選びで失敗 ・・・

・仕事に影響大!電話・ネット回線の手配で失敗 ・・・

法人の引越しは、その後の会社の業績を左右する一大プロジェクトです。

私たちは引越し業界に入って、20年以上になりますが、その間、数え切れないほどの法人の引越しの現場に立ち会ってきました。 その経験を通して、感じたことは、法人の引越しは個人の引越しとは違い、たくさんの工夫ができる余地があり、上手な引越しのやり方を知ってさえいれば、誰でもコストを抑え、効率的かつ効果的な引越しができるということです。

そこで、今回は、私の20年以上の現場経験を踏まえて、「法人の引越し担当者のための失敗しないオフィス引越しマニュアル」として、1冊にまとめました。

ぜひ、引越しの前に熟読していただき、失敗しないだけでなく、新天地への素晴らしい第一歩を踏み出すための引越しができることに役立てていただけたらうれしく思います。