【担当者必見】オフィスを移転するときに必要なものはなんだろう？

「オフィスを移転するときに必要なものはなんだろう？」

あなたはそう悩んだことはありませんか？

オフィス移転のプロジェクト担当者が一番はじめに取り組むのは「やるべきことは何か？」や「必要なものは何か？」を洗い出す作業です。不慣れな場合、これがけっこう時間を取られる仕事なんですよね。

そこで、、、ここではオフィスを移転するうえで必要なものをまとめました。この記事でまず最初の作業時間を大幅に短縮しましょう。

ぜひあなたのオフィス移転の参考にしてください。

現オフィスの契約内容確認

契約内容確認（Confirm contract contents）

□解約予告時期は？（一般的には6か月前までに解約予告が必要）

□原状回復条件は？（契約書面で確認する）

――□原状回復の範囲は？（どのような状態で明け渡すのか、どこまで借主負担になるのか）

――□業者は指定できるのか？（「管理会社の指定する業者に限る」などの条件付きかどうか）

□預託金（敷金・保証金）の返還時期は？（移転プロジェクトおいて、すぐに使える資金としてアテにしない）

移転先オフィスの選定

オフィスの選定（Selection of office）

□エリア・場所は？（業界業種に強いのか、営業活動しやすいのか、人材が集めやすいのか）

□必要な面積は？（現オフィスの一人当たり面積などを数値化したうえで比較する）

□賃料・預託金は？（賃料は上がるのか、下がるのか、その場合のメリットがあるのか）

□ビルのグレード・設備は？

――□外観はオフィスイメージに合っているか？

――□共用部分は？

――□エレベーターの数と位置は？

――□防災レベルは十分か？（耐震、免振などハード面で社員が安心して就業できるか）

□入居する部屋は移転目的に合っているか？

――□部屋の形状はどうか？（移転目的に合ったデザインレイアウトができるか）

――□天井の高さは十分あるか？

――□床の材質や床荷重は十分か？

――□電源や配線廻りはどうか？（工事規模は大きくなりすぎないか、退去時の原状回復も考慮する）

――□窓の高さ、窓の面積、窓の向きなど、採光は十分なレベルか？

――□窓を開けての喚起など通風は十分なレベルか？

――□トイレの清潔感はどうか？（女性社員の関心が高いポイント）

□設備はどうか？

――□電気容量・ガス・水道は十分なレベルか？

――□電話回線数・インターネット回線は十分か？

――□OA機器の対応状況はどうか？

――□空調設備は十分か？

――□駐車場は？（駐車場の有無、空きの状況、道路からの出入りはしやすいか）

□ビル管理はどうか？

――□管理会社は経験・実績ともに十分か？

――□管理人は常駐か、無人か？

――□セキュリティはレベルはどうか？（社員や顧客、取引先など入退室管理の状況はどうか）

――□防災対策はどうか？（災害備蓄などソフト面はどうか）

――□避難経路はわかりやすいか？（避難マニュアルは整備されているか）

――□ビルの使用時間はどうか？（オフィスの入退室時間に制限はあるか）

――□日曜・祝日の使用は可能か？

□コスト面は？

――□賃料は？

――□共益費は？

――□敷金・保証金は？

――□償却費は？

――□更新料は？

――□礼金は？

――□預託金は？

□社員の通勤

――□通勤時間の増減はどうか？

――□通勤手段の変更状況はどうか？

□周辺環境

――□近隣テナントはどうか？（エレベーターなど共有設備の利用に支障はないか、音の問題は出ないか）

――□銀行・郵便局・役所などへのアクセスは？（利用頻度と移動時間は適切か）

――□飲食店や商業施設の有無（社員が休憩時間を有効活用できる環境か）

――□周辺の道路状況や人の流れ（来客型のサービス系オフィスの場合、交通規制や渋滞など周辺の道路状況を確認）

移転先オフィスの契約

契約（Agreement）

□オフィスの契約（あなたの立場で交渉できる専門家は味方にいるか）

――□いつから入居できるのか、あなたの希望との調整は可能か？

――□連帯保証人は？

□契約時に必要な書類は？

――□契約・申込書は？

――□会社案内は？

――□商業登記簿謄本は？

――□経歴書は必要か？（個人の場合）

□契約条件は？

――□賃料の支払い時期は？

――□賃貸条件の改定や更新は？

――□賃貸借の譲渡・転貸・同居人の禁止などは？

――□原状回復条件は？

――□明け渡し時期は？

――□敷金の返還時期は？

□契約時に必要なものは？

――□会社実印

――□賃料の前払い

――□保険料やそのほかの費用

――□仲介手数料

オフィスのデザインレイアウトは？

オフィスのレイアウトを設計する（Design an office layout）

□具体的なレイアウトプランは？

□一人当たりの使用面積は？（数値化する）

□会議室、来客応対室、ミーティングルームは？

□新しい什器を用意するか？（新品・中古品・リース品）

□OA機器の用意は？（購入するのか、リース手配するのか。その場合のリース会社への連絡は）

□内装工事はどうするか？

オフィス移転の準備

オフィス移転の準備（Preparation for office relocation）

□移転挨拶状の作成と送付

――□挨拶状作成

――□送付先リストの準備（休眠顧客の掘り起こしは検討するか）

――□挨拶状印刷の手配

――□あて名書き

――□発送時期の検討

――□発送

□社内印刷物の作成と手配

――□会社案内

――□名刺

――□社判

――□ゴム印

――□封筒

――□レターヘッド

――□住所変更シール

□取引業者への連絡

――□金融機関

――□パートナー企業

――□加入団体

――□新聞や定期購読雑誌

――□観葉植物などのグリーン関係

――□産廃業者

――□消耗品や事務用品などの購入先

――□社宅や福利厚生関係

――□電気・ガス・水道など公共料金関係

□リース会社への連絡

――□コピー機

――□FAX

――□OA機器

――□PC・コンピュータ

――□オフィス什器

□関係官庁への届け出

――□法務局

――□税務署

――□都道府県税事務所

――□社会保険事務所

――□ハローワーク（公共職業安定所）

――□労働基準監督署

――□警察署

――□消防署

――□郵便局

――□NTT

専門業者の選定

専門業者の選定（Selection of professional traders）

□現オフィスの原状回復工事

□移転先オフィスのデザインレイアウト

□移転先オフィスの内装工事

□移転先オフィスのインフラ整備（電話・FAX・LAN工事など）

□移転先オフィスの電気工事

□移転先オフィスの空調工事

□引越し業者（オフィス移転は作業員とトラックを多めに確保する必要がある）

引越し

□全体スケジュールの確認

□社内向け説明会の実施や周知は徹底されているか？

□移転先と現オフィスのビル管理会社への作業届け出など

□エレベーターの大きさや重量制限はあるか？

□作業の割り当ては？

□作業可能な時間帯は？

□現オフィスから移転先オフィスへ移送する什器や荷物のリストは準備されているか？

□現オフィスでの処分する什器などのリストは準備されているか？

□現オフィスでの什器や荷物の梱包方法は？（社員が作業する場合）

□機密データの移送手段は適切か？（業者作業の場合でも社内担当者を立ち会わせ、問題を未然に防ぐこと）

□移転先オフィスでの什器や荷物の開梱方法は？（社員が作業する場合）

□廃棄物の処理方法は合っているか？（自治体により廃棄ルールや手順が違うので必ず確認すること）

□十分な作業員とトラックなど移送手段を確保しているか？

□運送業者貨物賠償責任保険への加入の有無は？（不慮の事故の際、損害を賠償。とくに格安業者の場合はしっかりと確認する）

現オフィスの明け渡し

□原状回復工事の着工と完了時期は？

□原状回復工事の完了確認は？（管理会社やビルオーナー立ち合いの上、完了確認をすること）

□鍵の引き渡し方法は？

まとめ

「オフィスを移転するときに必要なものはなんだろう？」

オフィス移転のプロジェクト担当者が一番はじめに取り組むのが「やるべきことは何か？」や「必要なものは何か？」の洗い出し作業。これに不慣れな場合、けっこう時間を取られます。

洗い出しの時間を短縮するためにも、この記事を参考にしてみてください。