一般家庭の引越しとオフィス移転には、多くの違いがあることをご存知でしょうか？
オフィス移転を一般家庭の引越しと同じように考えていると、引越し直前になって大変な思いをするかもしれません。
今回はオフィス移転のために知っておきたい情報や、事前にやるべき段取りを紹介していきたいと思います。
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この記事の内容
一般家庭の引越しとオフィス移転の違い
一般家庭の引越しとオフィス移転、どちらも同じ引越しではありますが、最終的な目的に違いがあります。
一般の家庭の引越しの場合は、『一般の家庭の引越しでは、荷物を安全に引越し先まで運ぶことだけが主な目的』となっていて、
オフィス移転の場合は、『オフィス移転では、荷物を安全に運ぶことに加えて、移転後にスムーズに業務を始められる状態にすることが目的となります。』
オフィス移転の理由で必要な事が変わる
オフィス移転の目的も、企業や会社によって様々です。
まずはオフィス移転の目的をはっきりさせる事で、必要な事が変わってきます。
オフィス移転の目的例1：事業の成長・拡大
事業の成長のためには、綿密に計算された戦略が欠かせません。
例えば、営業担当者の提案力やアフターフォローが競争の源泉となっているような会社の立地環境は、どんな環境が適切でしょうか？
会社の置かれた外部環境、持っている経営資源によって様々な答えが考えられますが、「顧客との距離の近さ」が重要になってくるのではないでしょうか？
そうなった場合、自社に利益をもたらす顧客をリストアップして、その顧客の所在地を可視化して、そのリストを元に、不動産会社に最適な物件選びを手伝ってもらう必要があるかもしれません。
オフィスの引越し目的例2：業務運営の改善
オフィスの引越しの目的が業務運営の改善であった場合、どの部分の業務を改善するのかを可視化する必要があるかもしれません。
例えば、社員の通勤時間が業務の生産性向上に支障をきたしているのであれば、社員の住んでいる場所を明確にした上で、不動産物件を探す必要があります。
もしくは、交通が不便であることが業務の生産性向上に支障をきたしているのであれば、様々な路線が走る利便性の高い駅近くのオフィスビルに立地を構えることが必要になるかもしれません。
オフィスの引越し目的例3：事業継続性の向上
事業継続性の向上がオフィスの引越しの目的であった場合、利便性よりもセキュリティだったり、万が一、災害が起こってしまった場合に対する事業継続プランを前提に、立地やオフィスを必要があるかもしれません。
オフィスの引越し目的例4：認知度向上
オフィスの引越し目的が、会社の認知度向上にある場合は、銀座、代官山、恵比寿、中目黒など地名に応じたブランドイメージを軸に、オフィスの移転場所を検討する必要があるかもしれません。
オフィスの引越し目的例5：コスト削減
コスト削減が引越し目的の場合、金額交渉を軸に据えて、オフィス移転の準備を進める必要があります。
コスト削減のためには、不動産業者や引越し業者が独自に持っているコネクションが力を発揮する場面もありますのでまずは、頼れるパートナー選びから始めるのがいいでしょう。
オフィスの引越し目的例6：人材確保
オフィスの移転目的が優秀な人材確保だった場合、あくまでも一般論ですが、地方よりも大都市圏の方がいい人材に出会える確率は高くなるかもしれません。
この目的の場合、事前に人材採用に関する媒体社や人材派遣・紹介会社に相談しておくことも必要になるかもしれません。
オフィス移転は注意点が多いのでしっかり準備しよう
オフィス移転の際、運ぶ荷物は一般家庭の引越しとは運ぶもの・量ともに全く異なるので、移転後すぐに業務を開始するためには事前にしっかりしておく事が大切です。
事前にしっかりと準備しておかないとスムーズな業務の開始に支障をきたしてしまいます。
他にも、一般家庭の引越しでは水道高熱関係、住民票ぐらいで済むことが、オフィスの引越しの場合は各省庁の届出や取引先への連絡、公開している自社情報の更新、社員への通達などの作業も必要になります。
このように一般家庭とオフィスの引越しの違いを比較すると、スムーズな業務の開始が要求されるオフィスの引越しの方が必要とされることが多いため周到な準備が必要となります。
スムーズにオフィス移転をするために「事前にやっておくべきこと」
オフィス移転の作業をしていると、予想以上に荷物が増えて「段ボールの数が足りない」「手続きのための時間が取れない」といったトラブルが起こることがあります。
特に初めてオフィス移転をする場合は、何をするべきか分からないまま引越し当日を迎えてしまい、慌ててしまうということも。
そこで安心してスムーズにオフィスを移転するために、一般的なオフィス移転の際に必要な作業をご紹介します。
会社や企業によって必要事項が増えていきますので、社員全員でやっておくべき事を話し合うと、当日慌てなくて済むでしょう。
（事前にやっておくべきこと）
□ 具体的な移転先オフィスのレイアウト作成
□ 新規什器備品・OA機器の購入
□ 内装工事の見積り
□ 梱包資材の準備・個数の確認
□ パソコンのデータのバックアップ
□ 段ボール・荷物に引っ越しラベルを貼る
□ 家庭ごみ・粗大ごみの処分
□ 公共のごみ収集サービスで処分できない不用品の処分依頼
□ 冷蔵庫や洗濯機の運搬準備（水抜きなど）
□ 電気・ガス・水道各社へ連絡
※使用停止・移転の連絡。移転前後で同エリアの場合は使用開始連絡も。
□ インターネットの契約中プロバイダで解約・移転手続き
□ NHKへ登録住所の変更手続き
□ 新聞はじめ各種配達サービスの解約・移転の手続き
□ 銀行口座・携帯電話・クレジットカードなどの登録住所変更手続き
オフィスの引越しは担当者だけでなく社員の協力が必須
よくオフィス移転の担当者だけが、一人でオフィス移転作業に追われている光景を目にしますが、オフィスの移転は社員全員に関わることです。
また社員全体で協力をする事で、上記で説明したような、必要な事や不必要な事が分かる事も多くあります。会社の事を一番よくわかっているのは、社員ですのでスムーズ移転作業を行う為にも、引越しは担当者だけでなく、社員にも協力してもらえるようにしましょう。
担当者の方がすべての作業を行うのではなく、ほかの社員の方も一緒に荷物の梱包を終わらせたり、大型家具の配置場所を決めたりすることで、オフィスの引越しをより安心して進められます。
各部署から人員を選び、オフィス移転担当チームを結成し、移転にともなう様々な作業を分担するとより良いでしょう。
「そうは言っても、自分にはそんな権限なんてない・・・」という方もいらっしゃると思います。
そんな時は、オフィスの引越しに必要な作業をお任せできる業者に依頼するのが良いでしょう。
まとめ
業務に差し支えないようにスムーズなオフィス移転をするためには、事前準備をしっかりとしておくことや、専門知識を身につけた引越し業者選びが大切になってきます。
初めてオフィス移転の担当に任命された方は、わからないことが多く混乱してしまうこともあるかもしれませんが、今回ご紹介した内容を参考にし、計画的なオフィスの移転に取り組んでみてはいかがでしょうか？
