【移転担当者必見!】オフィスの引越しはこんなに大変!事前準備や段取りをリスト化!

あなたは一般家庭とオフィスの引越しには、多くの違いがあることをご存知でしょうか?

感覚的にも、オフィスの引越しの方が大変そうですよね?

オフィスの引越しを一般家庭の引越しと同じように考えていると、引越し直前になって大変な思いをすることになります。

この記事では、オフィスの引越しのために知っておきたい情報や、事前にやるべき段取りを紹介していきたいと思います。

一般家庭とオフィスの引越しの違いって、どんなこと?

一般の家庭の引越しの目的とは?

一般の家庭の引越しでは、荷物を安全に引っ越し先まで運ぶことだけが主な目的です。

オフィスの引越しの目的とは?

一方で、オフィスの引越しでは、荷物を安全に運ぶことに加えて、引越し後にスムーズに業務を始められる状態にすることが目的となります。

また、オフィスの引越し目的も下記のような6つのオフィスの引越し目的のように多岐に渡り、その目的ごとに必要とされる動きは異なってきます。

オフィスの引越し目的例1:事業の成長・拡大

事業の成長のためには、綿密に計算された戦略が欠かせません。

例えば、営業担当者の提案力やアフターフォローが競争の源泉となっているような会社の立地環境は、どんな環境が適切でしょうか?

会社の置かれた外部環境、持っている経営資源によって様々な答えが考えられますが、「顧客との距離の近さ」が重要になってくるのではないでしょうか?

そうなった場合、自社に利益をもたらす顧客をリストアップして、その顧客の所在地を可視化して、そのリストを元に、不動産会社に最適な物件選びを手伝ってもらう必要があるかもしれません。

オフィスの引越し目的例2:業務運営の改善

オフィスの引越しの目的が業務運営の改善であった場合、どの部分の業務を改善するのかを可視化する必要があるかもしれません。

例えば、社員の通勤時間が業務の生産性向上に支障をきたしているのであれば、社員の住んでいる場所を明確にした上で、不動産物件を探す必要があります。

もしくは、交通が不便であることが業務の生産性向上に支障をきたしているのであれば、様々な路線が走る利便性の高い駅近くのオフィスビルに立地を構えることが必要になるかもしれません。

オフィスの引越し目的例3:事業継続性の向上

事業継続性の向上がオフィスの引越しの目的であった場合、利便性よりもセキュリティだったり、万が一、災害が起こってしまった場合に対する事業継続プランを前提に、立地やオフィスを必要があるかもしれません。

オフィスの引越し目的例4:認知度向上

オフィスの引越し目的が、会社の認知度向上にある場合は例えば、銀座、代官山、恵比寿、中目黒など地名に応じたブランドイメージを軸に、オフィスの移転場所を検討する必要があるかもしれません。

オフィスの引越し目的例5:コスト削減

コスト削減が引越し目的の場合、金額交渉を軸に据えて、オフィス移転の準備を進める必要があります。

コスト削減のためには、不動産業者や引越し業者が独自に持っているコネクションが力を発揮する場面もありますのでまずは、頼れるパートナー選びから始めるのもいいかもしれません。

オフィスの引越し目的例6:人材確保

オフィスの移転目的が優秀な人材確保だった場合、あくまでも一般論ですが、地方よりも大都市圏の方がいい人材に出会える確率は高くなるかもしれません。

この目的の場合、事前に人材採用に関する媒体社や人材派遣・紹介会社に相談しておくことも必要になるかもしれません。

オフィスの引越しには高い専門性が必要

オフィスの引越しの際に運ぶ荷物は、一般家庭とは運ぶもの・量ともに全く異なるので、移転後すぐに業務を開始するためには高い専門知識とスキル、そして経験が必要となります。

また、料金も一般家庭に比べて相場が異なり、予想もつきにくいため、事前にしっかりと準備しておかないとスムーズな業務の開始に支障をきたしてしまいます。

他にも、一般家庭の引越しでは水道高熱関係、住民票ぐらいで済むことが、オフィスの引越しの場合は各省庁の届出や取引先への連絡、公開している自社情報の更新、社員への通達などの作業も必要になります。

このように一般家庭とオフィスの引越しの違いを比較すると、スムーズな業務の開始が要求されるオフィスの引越しの方が必要とされることが多いため周到な準備が必要となります。

スムーズにオフィスの引越しをするために「事前にやっておくべきこと」

オフィスの引っ越し作業をしていると、予想以上に荷物が増えて「段ボールの数が足りない!」「手続きのための時間が取れない!」といったトラブルが起こることがあります。

特に、初めてオフィス移転(引越し)を担当される方は、何をするべきか分からないまま引越し当日を迎えてしまい、慌ててしまう・・ということも。

そこで、安心してスムーズにオフィスを移転するために、引越しに必要な作業のチェックリストをご紹介します。

(事前にやっておくべきこと)

□ 具体的な移転先オフィスのレイアウト作成
□ 新規什器備品・OA機器の購入
□ 内装工事の見積り
□ 梱包資材の準備・個数の確認
□ パソコンのデータのバックアップ
□ 段ボール・荷物に引っ越しラベルを貼る
□ 家庭ごみ・粗大ごみの処分
□ 公共のごみ収集サービスで処分できない不用品の処分依頼
□ 冷蔵庫や洗濯機の運搬準備(水抜きなど)
□ 電気・ガス・水道各社へ連絡
※使用停止・移転の連絡。移転前後で同エリアの場合は使用開始連絡も。
□ インターネットの契約中プロバイダで解約・移転手続き
□ NHKへ登録住所の変更手続き
□ 新聞はじめ各種配達サービスの解約・移転の手続き
□ 銀行口座・携帯電話・クレジットカードなどの登録住所変更手続き

オフィスの引越しには、専門知識と細心の注意が必要

オフィスの引越しを行う業者には、移転後すぐに業務をスムーズに行えるように、専門的な知識や能力と細心の注意が求められます。

専門的な知識の例としては、以下の3つをご紹介します。

  • ロッカーや書庫を運ぶ備品搬送
  • パソコンやコピー機などの精密機器の搬送
  • インターネットの構築などのインフラ整備に対応

備品と精密機器の搬送については、現在の会社法(内部統制)において、資産や備品の現物確認(棚卸)が必須事項とされています。

また、オフィスの移転時は、会社法に則り、備品や精密機器を適切に把握・搬送することが求められています。

移転先のインフラ整備は会社法に記載されてはいませんが、オフィスの運営を行うにあたり不可欠になるものです。

電話や照明、エアコンなどの電気設備、インターネット回線などのインフラ整備を行うことで、移転後のトラブルを防げます。

オフィスの移転を行う引越し業者は、これらの専門知識の他にも、コンプライアンスの遵守が求められており、企業情報が絶対に漏洩しないよう、常に細心の注意を払って荷物の運搬をしています。

オフィスの引越しは担当者だけでなく社員の協力が必須!

よくオフィス移転の担当者だけが、一人で引っ越しの様々な作業に追われている光景を目にしますが、オフィスの移転は社員全員に関わることです。

移転後、スムーズに業務を開始するためにも、引越しは担当者だけでなく、社員にも協力してもらえるようにしましょう。

担当者の方がすべての作業を行うのではなく、ほかの社員の方も一緒に荷物の梱包を終わらせたり、大型家具の配置場所を決めたりすることで、オフィスの引越しをより安心して進められます。

各部署から人員を選び、オフィス移転担当チームを結成し、移転にともなう様々な作業を分担するとより良いでしょう。

「そうは言っても、自分にはそんな権限なんてない・・・」という方もいらっしゃると思います。

そんな時は、オフィスの引越しに必要な作業をお任せできる業者に依頼するのが良いでしょう。

まとめ

業務に差し支えないようにスムーズなオフィス移転をするためには、事前準備をしっかりとしておくことや、専門知識を身につけた引越し業者選びが大切になってきます。

初めてオフィス移転の担当に任命された方は、わからないことが多く混乱してしまうこともあるかもしれませんが、今回ご紹介した内容を参考にし、計画的なオフィスの移転に取り組んでみてはいかがでしょうか?

追伸

より具体的にオフィスの引越しの段取りやチェックリスト、時期に応じたやるべきことを知りたい場合は下記の記事を参考にしてください。

関連記事のIDを正しく入力してください